二级学院教学秘书如何做好教学管理工作,该文是教学相关本科毕业论文范文和二级学院和教学管理工作和秘书方面论文写作参考范文.
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内容摘 要：教学秘书是高校日常教学管理工作中“上传下达”的桥梁,是联系学校、教务处、学院教师和学生的纽带.教学秘书的基本职能就是贯彻执行学校的教学指导思想,协助教学主管院长处理日常的教学、科研活动,维持正常的教学秩序.教学秘书最主要的工作就是服务于师生,实现教学管理的基本要求.
关键词：教学秘书 教学管理 服务
《高等学校教学管理要点》指出,“系（院）可设教学秘书和教务员,在教学系主任（院长）领导下处理日常教学行政工作,并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作.”它明确界定了教学秘书的行政关系和岗位职责范围.高效教学秘书不是教学管理的决策者,而是决策者的参谋和执行者[1].
教学秘书是高校日常教学管理工作中“上传下达”的桥梁,是联系学校、教务处、学院教师和学生的纽带.以作者所在学校为例,教务处通常将工作通知给学院教学秘书,由教学秘书汇报给教学院长,经由教学院长指导批示后,方可向学院系部、教研室及学生等具体布置工作.同时,教学秘书还要汇集学院师生在各项教学活动中出现的问题及相关的意见和建议,及时客观地反馈给教学管理部门以及院系领导,以便及时处理、解决相关问题.
教学秘书的日常工作还包括教学计划管理、教学运行管理、教学信息管理、教材管理和学籍管理以及其他临时布置的的各类教学、学术会议、期末考试的安排等等,千头万绪纷繁复杂.
简而言之,教学秘书的基本职能就是贯彻执行学校的教学指导思想,协助教学主管院长处理日常的教学、科研活动,维持正常的教学秩序[2].
作者从2015年9月开始担任所在学院教学秘书一职,迄今已完成两整轮的教学管理工作,工作上有些许体会,现就工作经验及日常经常遇到的问题,简单分析一下二级学院教学秘书当如何做好教学管理工作.
一.加强思想道德建设,提高政治水平
总书记早在1990年就指出,“秘书是个特殊的职业”,“秘书干的是辅助性、铺垫性的工作,是领导的助手.秘书的工作性质决定了它要正确看待名利荣辱,树立无私奉献的精神,不断加强和深化自身的修养.”[3]
思想道德和政治觉悟,是一个人做好工作的重要保证.教学秘书从事的虽然是辅助性的工作,但在思想上绝对不能辅助,不能成为工作的简单传递者和附属者,而要积极思考成为工作的协调者和参与者,将日常繁琐简单的工作做得不平凡.
教学秘书做的是最基础的教学管理工作,如果最基础的工作不真、不准,必将影响最终的工作结果.例如,在学籍管理中学生留降级、毕业资格审查、保研成绩计算等,如果不准确,出现错误,一会影响教学管理工作；二会影响一个学生的一生.所以作为教学秘书必须不断加强思想道德建设、不断提高政治水平,以道德守住做人做事和成人成事的底线,提升对待工作的责任意识,增强工作的耐心和细心,以提高政治觉悟、强化管理育人、积极掌控工作的落实情况、协调解决各种问题、使教学工作实现有效管理.
二.提高服务意识,切实做到“以人为本”
教学管理的对象是师生.最基层的教学管理者——教学秘书最主要的工作就是服务于师生,实现教学管理的基本要求.例如：每学期初课程表、校历、学期末的成绩单复印件要及时送到教研室、教学督导、辅导员手中；开学第一天上课的老师,要提前提醒,避免因漏课造成教学事故；期末考试、外语四六级等级考试等重大考试前,也要提醒有监考任务的老师按时到场.
“以人为本”就是要以“三个服务”, 即服务于教学、服务于教师、服务于学生为基本宗旨和出发点,切实做好教学管理服务性工作,确保教学工作有条不紊地进行.
三.教学秘书要注意提高个人业务能力
1.要熟悉各类教学文件、掌握全院教学信息
教学秘书在上岗前可向教务处索要一套教学管理文件汇编,要熟读、熟记重要的文件内容,如《学生学籍管理规定》、《教学事故认定管理办法》、《考试管理办法》等等.对文件有不清楚的地方要立刻与教务处沟通,如果教学秘书自己都不清楚文件的含义,又如何解答教师与学生的疑问呢.
全院教学信息包括全院系部、教研室、实验中心的名称、隶属关系、系主任、教研室主任、秘书,实验中心主任、教学督导等的人员信息及教师职称等与教学有关的全部信息.学院教学秘书必须要与各教研室秘书保持良好的沟通,在日常的工作中,如课程安排、教材选用、确定任课教师、考试安排、各种会议的通知等等,都需要与教研室秘书进行及时有效的沟通,才能保证教学工作良好的进行.
2.提高组织、沟通和协调能力
每学期学校、学院都会安排一些学术会议、教学会议以及期末考试监考的安排等等,这些都需要教学秘书有一定的组织能力.
作为桥梁和纽带,教学秘书的沟通和协调能力在教学管理工作中是至关重要的.教学秘书在日常工作中,除了要与本院师生打交道,也经常要与其他学院及教务管理部门或是校外企业打交道,这就客观上要求教学秘书要有良好的沟通、协调能力.
3.提升文字书写和表达能力
教学秘书在日常管理工作中,经常撰写教学通知、会议通知,起草文件、拟定协议、合同；通常在会后还要完成会议纪要、新闻报道等等,这就要求教学秘书熟悉各类公文写作,提高文字处理能力.
教学秘书在日常工作中经常需要与教师、学生进行反复磋商,更有许多突发事件需要与其他学院或教务处沟通,这就要求教学秘书有良好的表达能力,反应情况时简明扼要、语言得体、表达清晰.
4.教学秘书要发挥主观能动性
教学秘书是学院教学工作的一线管理者、直接执行者,教学秘书要充分发挥自己的主观能动性,主动发现日常教学活动中存在的问题,及时向学院领导反馈,推进教学工作进行.切勿领导推一下动一下,而是要做到凡事事前有规划、事中有监督、事后有反馈,真正做到各项教学管理工作落到实处.
四.教学秘书要做到“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”
教学秘书作为教学院长的助手,全院师生的“服务员”,一定要做到“四勤”,即“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”.
“眼勤”指的是要第一时间发现教务管理部门下发的工作安排.以作者所在学校为例,教学工作通知通常下发在教学管理群中及教务网站上,教学秘书要时刻关注这些动态,第一时间将工作通知汇报给教学院长；
“嘴勤”指的是要勤向领导请示工作安排,勤向领导汇报工作进展；
“手勤”指的是要做好记录工作.平时注意保存好每一份原始材料,如学生成绩单、补考成绩、学院有关教学方面的改革意见、申请报告、参加各种会议的通知及审批与案件、教师调代课申请、教材领取审批表等等,分类保存.这些除交给相关部门外,要自己留下备份,以备今后核查.
“腿勤”指的是领导布置的任务要及时完成,教师上交的请示、报告、学生*的各种手续等,待领导批示后要第一时间送到相关部门,急人之所急.
五.合理利用寒暑假
开学第一周通常是较忙碌的一周.首先,经过漫长的假期后,要调整自己的状态投入到忙碌的工作中去；其次,教师的课酬预报、教学日历和工作量登记卡的收缴,学生补考、毕业生学分统计、保研资格审查等工作都要在这一周内完成,此时不妨将一些常规工作如毕业生学分统计、保研资格审查等工作提前在假期完成以缓解开学后的压力,避免忙中出错.
六.与辅导员、学生保持良好沟通
一个学院的教学秘书通常负责全院数十个班级的学生成绩.一个人的精力有限,难免会出错,如统计补考时错报、漏报等,所以教学秘书要与各专业辅导员保持良好的沟通.关于学生的统计报表,可让辅导员帮助核对,避免出错；与学生相关的通知,也可先传达给辅导员,请辅导员帮助通知学生.
在日常的教学管理工作中,教学秘书还可将各班级班长、学委等班级干部培养成自己的小助手,在选课、四六级报名、计算机等级考试报名时,可先培训这些“小助手”,充分发挥他们班级负责人的作用.
七.培养创新意识,提高创新能力
教学秘书具有创新精神,是现代高校发展的客观要求.随着高校改革的进一步深化,现代教育理论的大量引进,今天的教学管理不断出现新观念、新理念,这就要求教学秘书在熟悉本身业务的同时,努力掌握新知识、发现新规律,善于研究和创新[4].
以作者所在学院为例,我院成立于2012年,目前有一个专业,四个年级共六个班.现有的工作方法尚能满足工作需求,随着学院发展壮大,专业、师生数量势必会日趋增多,这种情况下,必须要与时俱进,改变原有的办公模式.现代信息技术发展日新月异,教学秘书可学习利用现代通讯手段,搭建联结学院领导、教学秘书、教师、学生的信息平台,让沟通更顺畅,信息传递更便捷.平台可通过建立微信群、群、学院公众号等实现,教学秘书在信息平台中要起到承上启下、维护管理、信息收集的作用,合理利用信息平台提高工作效率和管理水平,这样才能将平凡的工作做出新意、做出特色.
八.结语
随着高等教育事业的不断发展,学校规模不断壮大,教学管理工作将更加繁重和复杂,教学秘书将面临更大的挑战.在实际工作中,只有理清工作职责并不断探索前行,不断摸索教学规律、研究工作方法,不忘初心砥砺前行,才能发挥教学秘书在教学管理中的积极有效作用.
参考文献
[1]王舒.高校教学秘书岗位职责及其积极性发挥[J].丽水学报,2008,（6）：107-108.
[2]吴晓玉.院系教学秘书工作职责及创新工作方法的认识[J].教育教学论坛,2016,（42）：130-131.
[3].秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心[J].秘书工作,2014,（04）
[4]陈秀玲.试谈如何做好高校教学秘书工作[J].考试周刊,2016,（32）：163-164
（作者单位：沈阳药科大学医疗器械学院）
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