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浅谈档案开发利用中的保密工作
文/中铁第一勘察设计院集团有限公司 李宝荣
【摘 要】本文论述了正确处理档案保密与利用的关系；做好档案开放过程中的保密工作；加强档案利用中的监督工作.
【关键词】档案开发利用；保密工作
档案是重要的社会信息资源,对于档案管理工作而言,不仅要注重档案载体的保管,更要注重档案信息资源的开发与利用.然而档案信息资源中很多涉及国家机密、国家安全和国家利益,对国家经济发展和社会稳定具有重大影响作用.这就要求在完成档案保管和档案信息资源开发利用的基础上,做好档案的保密工作,处理好两者的关系,既要做到充分开发利用档案信息资源,又不影响档案保密工作的实施,真正维护档案信息安全,充分实现档案的价值.
一、正确处理档案保密与利用的关系
保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责.日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象.往往造成大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来.因此,改变传统观念,在严格做好保密工作的同时,切实重视档案信息资源的开发与利用势在必行.机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值.当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害.所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇.
二、做好档案开放过程中的保密工作
在开放档案为社会各界所利用的同时,应当做好相应的保密工作.
一是注意做好审查工作.审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围.对这项工作可以分三步进行：1.初审,档案馆工作人员根据标准,对开放期限内的档案逐件进行审查,初步判定开放与控制使用范围.2.中审,由具有较高政策水平和业务能力的同志,重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案,以确定其取舍.3.终审,由有关领导,根据初审和中审的情况,权衡利弊,进行综合分析、审查,最终决定与批准档案的开放与否.
二是注意做好解密工作.保密档案是有等级的,其划分等级是根据《保密法》规定,划分为“绝密”“机密”“秘密”.确定档案的密级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案.但是秘密不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,便失去了它的保密价值,为此我们就不能按原有的保密文件管理,而应该按照公开文件进行管理.这就是档案保密的时效性.向社会各界开放的档案,必须是到了一定时限的档案,要开放,必须先进行划密解密,把未解密的列入控制使用的范围.对划密档案进行解密工作,应当遵循保密法的有关规定,即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的,原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密.”也就是说,解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行.
三是注意做好相关基础工作.开放档案首先要做好档案开放的基础工作,即：一要提高开放档案案卷的内在质量.利用原有基础,进行系统整理,达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求.二要建立健全档号.要适应开放后检索与管理的要求.三要编制检索工具.一是基础性检索工具,如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具,如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具,如《开放档案全宗介绍》等,使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主,以基础性检索工具为辅,以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系,实现检索途径的多元化.四要准备好副本.对珍贵、重要的档案,应采取抄录、复印、照相等形式进行复制,搞好档案副本.
三、加强档案利用中的监督工作
要做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全.加强档案利用过程中的监督工作必不可少.具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面实施：
一是加强队伍建设.担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的政治素质、业务素质、文化素质等.此外,还要有敏锐的工作能力和观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题.
二是加强制度建设.档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度等.根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损.各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善.
三是加强监督措施.在利用中,要根据不同的利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护.有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器.对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者,要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者,要及时提醒.做好利用监督,要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明.对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失.
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