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新常态下教育科研档案的科学管理探讨
文/四川省内江医科学校 谭新
【摘 要】本文就学校教育科研档案管理现状中存在的不足,提出了提高各级领导的科研档案意识、建立健全教育科研档案的管理制度、建立科研档案的规范管理模式等几点见解,希望对新常态下加强学校教育科研档案科学管理提供一定参考.
【关键词】档案管理；科研档案；规范化；探讨
学校科研档案是广大教职工在长期教育教学、管理及其他各项工作和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像、照片等不同形式的文件材料,是学校教育教学活动的真实记录,它全面反映了学校最基本的职能活动,是评价学校综合办学水平的“窗口”,是从事教育教学活动和教研工作必不可少的资料.
随着院校科研水平的不断提高,作为重要信息资源的高校科研档案得到了社会的普遍认同和重视,并在高校教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用,成为高校事业发展的重要部分.高校科研档案是高校科研活动的历史记录,它记载反映了科研活动的过程和成果,是储备科技信息和科技知识的主要载体,为实际科学研究提供理论依据,具有重要的参考价值.如今在大众创新、万众创业的进程中,科研档案管理更应不断丰富实用信息,不断拓宽档案的利用范围,强化档案的收集与规范化管理,以加强利用.教育科研档案是学校档案的重要组成部分,作为学校档案教育科研管理的基本环节,在教育科研中具有举足轻重的意义,其管理是否系统、规范、科学,直接影响学校教育科研发展,系统规范管理就成为学校教育科研档案管理中一个亟待解决的问题.下面就如何加强对科研档案的科学管理,谈几点个人浅见.
一、学校教育科研档案的作用
一个学校教育教学质量很大程度体现在教育科研档案上,其作用是多方面的,主要表现为以下几点:
（一）教育科研档案是进行教育科研的必要条件.无论是哪种性质的研究都要借助于各种各样的档案,都要在前人研究的基础上再进行深化,学校教育科研也不例外.通过查阅完整的档案资料,可以拓展思维,开阔眼界,在吸取前人的设计思想和研究内容基础上提高研究质量.学校教育科研档案真实地记录了科研活动的过程和成果,记载了前一阶段科研人员的思想、方法和经验,为后人的科学研究提供了可靠的第一手材料；从教育科研的选题、计划的制定、开题、实施研究到成果的整理和研究报告的撰写等整个研究过程,都需要吸取和借鉴已有的成果.
（二）教育科研档案有利于提高学校教育科研水平.学校教育科研水平的提高是不断总结、积累、借鉴、发展经验的过程,这就必须依赖于教育科研和管理工作经验的不断积累、教育科研信息的有计划储备,资料的有计划收集；依赖于直接记录反映职工进行教育科研活动的科研档案.实践表明,利用教育科研档案材料,可充分发挥档案的作用,避免不必要的财力、人力、物力方面的浪费和走弯路,可大大提高教育科研效益.
（三）教育科研档案是教育科研管理的依据和参考.无论是科研规划的制定,还是科研课题的立项评审,教育科研档案都能为决策提供依据.此外,课题的立项、进度、结题、专著,先进评选、教师职务评定、岗位晋级等,教育科研档案都可为之提供详尽完备而真实的事实依据,发挥其考查和凭证作用.
（四）教育科研档案可提高教师进行教育科研的积极性.教育科研档案记载了学校教育科研的经验、教训与成果,利用教育科研档案对教师进行教育科研的宣传,能够让教师看到教育科研与学校发展、个人成长的关系、教育科研在教育教学中的作用,进而激发教师的科研热情,坚定科研兴教的信心,自觉投入到教育科研活动中去；教科研档案的建立使得教师科研工作的好坏,以及水平的高低有据可查,有利于激发教师奋发向上,不断进取.
二、学校教育科研档案管理工作存在的问题
（一）教育科研档案收集不齐全.知识产权保护管理与措施不到位,给科研课题档案文件材料的收集带来困难.科技成果就是生产力,关系着企事业单位的生存与发展.当前, 仍有相当一部分教研人员没有充分认识到教育科研档案管理工作的意义及作用,他们认为自己的科研成果为什么一定要归档,对于自己的研究数据、技术成果存放于档案部门有疑虑,认为放到档案室不如放在自己身边,不如自己保管安全、使用便利.于是以关键技术资料保密为借口,在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交.而多数科研人员在科研过程中,重视研究实践活动,重视科研成果的论文发表与获奖,轻视科研档案资料的平时累积工作,认为这是档案部门的事,与己无关.
（二）学校科研人员档案意识缺乏.科研课题档案是科研工作真实的历史记录,它的作用主要在于研究中积累的技术知识、经验和教训的传承与借鉴.在研究阶段其作用的发挥不如情报、标准等效果明显,造成了学校对科研课题档案重视不够,普遍存在重科研项目立项申请,轻结题验收,重经费管理轻成果归档的情况.而档案人员从主观上把注意力都集中到科研图纸与技术文件的归档上,忽视了科研课题档案文件材料的归档工作.
（三）教育科研档案制度不健全.在教育科研档案归档管理工作方面,缺乏行之有效的制约手段,教育科研档案管理的权限不够明确,造成教育档案不能系统完整归档,处于分散零乱的保管状态,科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证,不能做到上、下集中统一管理,致使科研归档管理工作处于失控状态.有的单位虽然制度上有所要求, 但是对科研档案归档的范围、要求、方法、时间没有作出具体规定；有的单位虽然制度完善, 但落实上缺少保证的措施.
（四）档案部门没有树立权威性.目前,不少的档案管理人员是的.由于档案管理人员档案管理的专业知识不够,工作情况在学校考核中很难体现,致使部分档案员不热心档案工作,不了解科研档案管理的科学规范要求,造成了科研档案收集不够齐全.另外,由于科研课题分散在各个处室和研究单位,各单位档案员不可能参加所有课题,以至于不能把科研的档案管理真正实行“三纳入”“四同步”制.所以,很难使档案部门以出色的工作效果得到教研人员的信任和理解,教研人员也体会不到档案收集归档给他们带来的方便和效益.
（五）教育科研档案重心偏离.在科研档案中,纸质材料多、电子档案少；传统简易设备多,现代化管理工具少,不能有效地开发和利用教育科研档案材料.
三、提升学校教育科研档案科学管理的几点措施
（一）提高领导的科研档案意识,加强科研档案工作队伍建设.学校各级领导应当以重视科研工作的态度重视科研档案的管理,科研档案管理虽然是科研工作的最后一个环节,但却是一个总结性和记录性的环节,并且从科研课题立项就需要重视的环节,它是一项技术性很强的工作.各级领导应该加强对科研档案的管理力度,在制度、人财物上给予支持,加强对所有科研工作者进行档案法律规章的宣传教育,适时对他们进行档案知识培训,建立相应的机构,配备与业务工作量相适应的专管理人员,确保有一支健全的科研档案管理队伍.科研档案工作者不同于文书档案管理人员,不仅要有档案管理专业知识,还要有一些自然科学知识和专业知识,以便了解、管理、开发、利用科研档案,为科技工作服务.近几年科研档案的数量迅速增加,管理手段变化很快,随着科技是第一生产力的深入人心,大众创业,万众创新的深入推进,社会对科研档案的需求量越来越大,科研档案人员的观念更新、知识更新、管理方式更新就显得尤为重要,学校科研人员是科研档案形成的主体,其档案意识的提高,将会使高校科研档案的管理工作迈上一个新台阶.所以科研人员要把科研材料归档看作是自己的义务,是自己工作中不可缺少的一部分.
（二）建立健全教育科研档案的管理制度.加强教育科研档案的管理必须有一套健全的管理制度,学校要根据上级相关规定,结合教育科研管理实际情况,制定切实可行的管理办法.保证教育科研档案的完整性、系统性,必须做好档案的收集、整理工作,要制定《学校教育科研文件归档规定》《教育科研档案分类编号试行方案》,明确科研文件材料的归档范围、归档要求,加强对教育科研文件材料形成、积累、整理、归档工作的检查、协助和指导,并且对教育科研档案进行科学的分类和系统排列,保持教育科研档案之间的有机联系.总之,为了实现教育科研档案的有效利用,要制定有关制度,以章管理,才能为教科研提供优质服务,实现教育科研档案的最终目的.
（三）建立学校科研档案的管理规范模式,保护知识产权.档案馆（室）作为学校科研档案信息的管理者,既要注重对档案信息资源自由阅览、下载、复制、转载的合法权利的保护,同时也要对非法利用行为进行控制.严格遵守有关科技保密的规定,正确划分密级,合理确定使用范围,从而保证科技机密和档案的安全,维护本单位和科研人员的知识产权.注重保护好知识产权人的合法权益,正确处理管理利用与保密的关系.要确定课题负责人归档责任制,由课题负责人主持立卷归档.做到下达计划任务与提出科研文件、材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成的情况同步；验收、鉴定科研成果与验收鉴定课题档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果与档案部门出具专题归档情况证明材料同步.课题负责人负责科研文件材料的形成、积累、立卷,建议保管期限、密级的确定,填写科研档案简介等,科研档案部门要根据归档范围,规范收集归档工作流程,并且要提前介入,超前控制,确保科研档案完整、准确、系统和安全.档案工作者负责监督指导和管理,保护原有档案的完整性,保密性,确保科研资源和知识产权不流失,不受侵犯.
（四）实现教育科研档案管理现代化、规范化.运用现代科学技术管理档案是时代的需要,现代科学技术为档案管理带来了无限生机.科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段.科研档案规范化管理必须依据现代管理理念,依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化,将现公技术与科研档案管理相结合,运用计算机、光盘、复印机,多媒体等先进技术和设备参与到科研档案的收集、整理及加工各种科研档案资料的工作中去,从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化.这是达到科研档案管理现代化的重要环节.首先,必须做到科研文件的形成、归档的规范化.其次,要明确立卷归档的重点.此外,还要注意案卷装订的质量,利于分类检索,便于档案规范化管理.
（五）将档案管理人员纳入科研项目研发团队,“一岗双责”同时负责科研课题档案的管理与研究.“一岗双责”的管理方式,从科技文件材料的形成到归档进行了全流程控制.专门制定的科研项目档案管理办法,要求将科研课题档案管理工作纳入到科研项目管理工作之中,同计划、同实施、同验收,明确归档时间,落实归档责任；通过调研、沟通、探讨、融合,解决了研究人员不确定研究阶段产生的文件材料,哪些需要归档保存,与档案管理人员不完全了解科研项目会产生哪些文件材料的沟通盲点,按科研项目研究里程碑节点制定归档范围,为研究人员归档提供可操作性依据；协助项目管理人员参与项目的节点验收工作,在明确提出纸质与电子文件审查意见的同时,对形成的科技文件材料进行现场收集,确保了科研课题档案的完整、真实及有效.
总之,随着科学技术的飞速发展,利用现代化的手段做好科研档案的管理工作水平,已成为必然.因此,要树立开拓创新意识,紧跟时代步伐,不断开创学校档案事业的新局面.科研档案管理工作走向规范化、科学化和现代化势在必行.更要着眼于利用,使“死”的档案用“活”,更好地为学校教育科研服务,从而促进学校教育科研发展.
【参考文献】
[1]关月英.高校科研档案管理工作初探[J].新疆医科大学学报.2007,10.30(10).
[2]冯文静.浅谈高校科研档案管理[J].内蒙古科技与经济.2007（8）.
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