信息时代档案数字化管理的意义和策略,该文是关于数字化管理论文范例与数字化管理和信息时代和档案相关学年毕业论文范文.
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摘 要：随着科技的进步及网络的发展,我们已经进入到信息时代,在思维方式、工作方式上都要进行改变.档案管理工作,在信息时代也必须要做出应对,才能适应时代的发展需要.本文主要针对信息时代档案数字化管理的意义及策略进行分析,希望对档案管理有所启迪.
关键词：档案管理数字化策略
一、档案数字化管理的意义
档案数字化管理是信息时展的必然要求.随着信息时代的不断发展,各行各业都逐渐融入到互联网平台之中,整个社会的方方面面都必然要接入互联网.随着通信技术的进步,物联网也逐渐成为现实.在档案管理方面,采用计算机技术进行数字化管理是时代的进步,也是大势所趋.只有进行档案数字化管理,才能在网络上有效传递和利用档案信息,发挥资源的作用,才能融入信息时代的快车道,适应信息社会的发展.档案数字化管理可以及时、准确地为利用者提供系统、全面的档案资料,在加强科学研究、普及科教知识、服务社会中发挥巨大的作用.
（一）提高经济效益方面的体现
过去的档案管理,都是以纸质档案为载体,需要大量的人力、物力来完成管理工作,管理成本相对较高,而且需要占用很大的空间来进行保存.查阅调用文件时,要反复进行复印,在人力和资源方面管理成本高,赘源浪费严重.
（二）提高工作效率及时效性方面的体现
传统的档案管理工作,需要人工整理、登记、归档,工作环节多、周期长,缺乏时效性,效率自然不高.而数字化管理档案,通过新技术、新方法和新手段,一切都是在网络上进行.中间环节可以大大省略,劳动强度降低,档案整理的周期大为缩短,工作效率大幅提升,而且信息及时准确.同时,档案调阅也变得非常简单.过去,档案管理人员整天在档案堆里穿梭,而现在直接坐在电脑前,或是手持智能设备就能轻松调阅所有资料.
（三）在保护档案文件方面的体现
过去的纸质档案,在查阅调用时往往要对原件进行无数次翻动,很容易对纸质资料造成损伤.而采用数字化管理后,所有档案都转为电子档案,更加安全可靠,调阅时也不需再动用原件.这对保护一些长期的档案材料具有深远的意义,而且电子档案也避免了对部分纸质档案进行涂改的可能,起到了保护作用.
二、创新发展数字化档案管理技术的策略
（一）做好档案信息电子文档的处理
档案的数字化管理,首先要对纸质档案资料进行电子文档的转换.所以,必须要采用科学的方法进行电子档案文档的归档工作,要严格遵循归档程序,在归档过程中要做好安全防范工作,避免电子档案的丢失,要进行多次备价；同时,安装防火墙,确保电子档案的安全.在电子文档的管理过程中,要充分利用现代科技.在电子档案的处理方面,可以对档案信息的处理方法进行扩展,如无线设备、移动设备、物联网技术等.对数字化档案管理技术进行丰富,增加档案信息的处理方式.这不仅能提高档案的管理效率,还能提高档案数字化的管理质量.
（二）做好档案信息的存储和应用工作
网络技术的发展日新月异,硬盘存储提供了海量的存储空间.但云计算、网络硬盘、固态硬盘及液态存储技术扩大了数字化档案的存储空间及存储方式.所以,要充分利用新技术来完成档案的存储工作,在数据采集、信息备份、档案资料的恢复等方面进行深入研究,利用新的存储方式解决档案的数字化管理工作.在电子文档格式的制定上,尽可能采用通用的格式,形成通用的电子文档.这样才能使数字化的档案具有通用性,便于应用,满足社会的需求,发挥电子文档的真正价值.
（三）做好档案资料数字化工作
档案资料的数字化,是在物联网技术支持下发展起来的新的技术.在物联网中有RFID技术（电子标签技术）,这种技术具有无线通信的识别能力,也就是通过无线通信,对标签进行识别.在档案管理中,这种技术可以对原始纸质档案进行信息录入,煞后再通过标签的光学及电子识别,瞬间提取出档案的所有信息.如档案资料的存放位置、号码、名称、归档情况等,不用手动就可快速、准确、高效查找.电子标签技术可以远距离感知,不用接触、易操作、适应性强,是现代档案数字化管理中比较成熟、高效的技术.
三、结语
档案数字化管理是信息时展的必然要求,只有档案管理数字化才能适应时代的进步.但在数字化管理的过程中,仍然离不开档案管理的基础性工作,只有扎扎实实做好档案管理的基础性工作,才能确保档案信息资料的严格、准确、全面.档案管理人员要不断地学习和进步,了解掌握信息时代的特点,加强科技学习、管理研究及熟练操作技术.这样才能在信息化时代的大潮中,胸有成竹地全面管理和科学化操作档案管理技术,提高档案管理工作质量,实现管理技术和档案工作的创新型发展.
（作者简介：王磊岩,女,本科,辉南县团林镇文化站,助理馆员,研究方向：档案管理）
（责任编辑刘冬杨）
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