高校人事档案管理优化与其在人力资源管理中的作用分析,该文是关于人事档案相关论文范例与人事档案和人力资源管理和作用分析方面论文范文.
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摘 要：作为档案管理的重要部分,高校人事档案管理是高校人事服务与管理的核心,人事档案在人事服务中发挥重要的作用.本文针对人事档案在高校人力资源管理中的作用进行分析,并结合人事档案管理的现状提出针对性的对策建议.
关键词：人事档案管理 人力资源管理 档案信息化
一、高校人事档案管理的困境
1.“人档分离”问题普遍
随着高校扩张与建设规模的不断扩大,在市场经济的推动下,高校间、高校与社会之间人才交流日趋频繁,高校与科研机构间的人才竞争愈演愈烈,尤其是一些高学历、高技能、高层次的人才,其流动性更大.有些人才由于流动较频繁,档案与人事关系*手续繁杂,使其既不*离职手续,也不调转人事关系,造成“人档分离”的现象.但随着近些年来档案管理工作的不断发展,我校人事档案管理中“人档分离”现象已基本解决,并建立了成熟的档案调动与归档管理体系.
2.纸质档案的电子化转换繁杂
随着信息化技术的发展,高校档案数字化管理逐渐成为发展的趋势,但这也使档案管理工作面临一定的困境,即对传统纸质档案的数字化转换.从实践调查结果来看,目前多数高校的数字化档案建设正在进行中,但现阶段仍侧重于实体管理.以前的纸质档案并未实现全文录入与扫描,也没有建立完善的信息数据库,对多年前档案的查阅还需要翻阅档案实体,这极大的加重了工作负担.
3.信息资源急需整合
各部门档案具备自己的特点与工作方式,缺少信息资源的整合.高校各教师、部门、学院以及学生等众多用户来说,他们也要面对不同的系统来完成自己的工作与学习,这也给档案信息系统传输和信息资源整合带来一定的难度.在高校人事档案的信息化收集中,由于各部门间缺乏足够的协作,导致档案信息沟通不畅,这急需完成档案信息资源的整合.
二、人事档案在高校人力资源管理中的作用
实践证明,人事档案在高校人力资源管理中发挥重要的、不可替代的作用.
首先,人事档案可以给高校领导层在重要决策方面提供参考,比如高校在教研人才队伍建设中的绩效考核、工资薪酬、福利保障等.高校可通过人事档案记录的进行综合评价,以保证高校制度的公正、公开；
其次.人事档案信息可以帮助高校针对性的完善教师培训、进修、课题、科研等制度,只有对教师或科研人员进行了充分的了解,才能够做到“针对性”.比如教师进修或学习培训方面,可通过人事档案信息发现教师的兴趣偏好、特长技能等,进而针对性的培养；
再次,利用人事档案推动高校人力资源开发,提升人力资源管理质量.人事档案信息都是伴随着人力资源管理而来看,人事档案记录了人员的个人素养、能力特长、学习工作经历等信息,这有利于高校人力资源部门对其全面了解,并将档案信息作为人事安排的主要参考依据.此外,人事档案信息对人力资源管理具有积极的作用,能够解决人力资源管理中的诸多棘手问题.比如2015年我单位一退休职工,关于1962年工作后工资待遇问题到学校.针对这种“陈年往事”,学校慎重的通过历史旧档案查阅,最终在同时期同类别人员档案中找到了1962年的工资介绍信存根,并以此为依据完美的解决了问题.
三、高校人事档案管理创新优化对策
1.科学分类,编排有序
从我国档案管理的发展历程来看,高校人事档案由原来的“干部档案、工人档案”模式逐渐发展为“管理人员、工勤人员、专业技术人员”等形式的档案分类,因此在当前的高校档案管理工作中,应将原来的旧档案按照当前档案分类方法重新归类.目前我校是按照人员身份来整理档案的,只是根据完善干部人事档案材料的文件,整理完善档案.因此在今后的档案管理工作中,应逐步向科学的分类体系靠拢,从人员分类逐步转变到“职能分类”.高校需要建立新的分类体系,做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐,使每卷档案都达到真实、完整、实用、精炼的要求.在工作中,要做到有专人负责档案收集、归档工作,并通过教育宣传提高档案意识与自觉性,对档案信息做到定期收集、随时收集、定向收集、追踪收集,且对不同档案进行统一甄别和审核,确保档案完整无误,然后进行科学分类,并重新装订.
2.整合共享信息资源,确保档案信息完整
在档案数字化发展的推动下,高校档案管理工作中需要各部门协调合作,共同整合数字信息资源,并建立高校人事管理信息系统.此外,在高校人事档案管理中,还需实现信息共享,比如通过校园网、校园一卡通等系统,将财务系统、人力资源系统、学校管理系统等集成为一个人力资源信息共享与交换的系统,提高数据信息的服务质量和价值.此外在信息资源的整合中,要确保人事档案信息的完整性、准确性与真实性,严格杜绝“三龄一历”的现象.
3.实行相对开放的管理,适应信息技术要求
随着档案管理的发展,信息共享、系统开放、档案利用逐渐成为档案管理工作发展的方向.在服务意识与人本理念不断增强的背景下,互联网技术与数字技术推动了档案多样化利用的发展,更多的人事档案产品、个性化服务产品提供给社会公众.因此在高校人事档案管理中,应将档案从静态的存储走向动态服务,从被动收集到主动采集.加快高校人事档案数字化建设,切实做好个人的隐私保护,健全高校人事档案开发利用的法律法规.在档案采集与归档工作中,不仅要收集静态的文字、证书、文件资料等,对于一些动态的电子信息,比如视频、音频、图片信息、网页等,也可随之归档,这样可使档案材料既具真实性,又凸显时代性特征.
4.建立档案信息集成管理模式,提升档案的使用价值
从传统的纸质档案来看,纸质档案文件存储于档案室,为确保纸质档案的安全性,非授权人员是不允许入内的,这使得这些档案的利用价值大打折扣.比如前文提到的例子,如果1962年的纸质档案通过数字化转换,纳入到高校人事档案集成系统中,相关人员可通过授权而去查询,那么就不会出现到学校的情况.因此在今后的档案建设中,可通过互联网技术实现信息传递网络化,建立高校人事档案集成系统,并建立与之对应的集成管理模式.高校还需要建立人事档案管理网络,或者在学校网站下设人事档案管理的功能模块,实现信息检索、查询、提取、录入等功能,使用户可通过电脑屏幕实现档案利用,这样可大大提升档案的利用价值.
参考文献
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