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有关信息化建设论文写作参考范文 跟高校人事档案管理信息化建设方面论文写作资料范文

主题:信息化建设论文写作 时间:2024-02-01

高校人事档案管理信息化建设,本文是有关信息化建设毕业论文的格式范文与人事档案管理和信息化建设和初探方面论文写作资料范文.

信息化建设论文参考文献:

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黄炜炜 扬州大学

摘 要:新形势下高校人事档案管理信息化建设势在必行,针对目前高校人事档案管理信息化建设中存在的诸多问题,提出了相应的对策.

关键词:高校 人事档案 信息化建设

人事档案是人事管理活动中形成的反映个人经历、学历、社会关系及奖惩情况的以个人为单位组合并保存的文件材料.人事档案信息化是指运用现代化的信息技术,利用档案网络建设平台,实现对人事档案信息资源的科学、有效的管理与应用.

一、高校人事档案管理信息化建设的重要性

1. 有利于提高人事档案管理的工作效率

目前,绝大多数高校的人事档案管理工作仍采用原始的管理方式,其管理对象主要是档案纸质实体,收集整理的工作量很大,而提供利用时又需入库查找,工作效率低.如果建立了完善的信息数据库,就可快速查找利用,将大大提高工作效率.

2. 有利于保护纸质档案

高校人事档案通常是纸质档案,长期暴露于空气中,必然使纸张脆化损坏,甚至会滋生尘螨和蛀虫,这将影响纸质档案的寿命,而提供利用时,一次次的抽取翻阅,都增加了纸质档案污染损坏的机率,不利于档案的长期保存.特别是有的单位为了追求工作快捷准确而放弃手工摘抄,采用扫描、复印、拍摄等技术手段复制档案材料,这些方式都对纸质档案有明显的损害.人事档案信息化管理后,可以从信息库中调阅相关内容,大大减少了工作人员与原始纸质档案的直接接触,保护了档案的原貌,杜绝了档案篡改行为,必然有利于保证纸质人事档案的安全性和真实性.

3. 有利于实现信息资源的高效共享

信息化建设将使人事档案在“收集”和“利用”环节实现信息资源的高效共享.根据文件《干部人事档案材料收集归档规定》,人事档案材料的形成部门,应该在材料形成一个月内主动移交归档,但事实上,由于相关部门工作人员档案意识薄弱,档案移交的拖拉现象、漏交现象时有发生.人事档案的信息化建设,将实现人事档案信息数据库与办公自动化系统的直接对接,保证了档案材料收集的时效性、完整性.而在调阅利用档案时,只需查阅数字化的纸质档案的备份材料即可,甚至可以通过网络完成远程查阅和借阅.

二、高校人事档案管理信息化建设中存在的问题

1.对人事档案管理信息化建设的重视程度不够

一直以来,在以科研与教学为核心工作的高等院校,人事档案工作一直处于辅助位置,普遍不受重视,人事档案管理信息化建设更是不被关注,校方的不重视导致档案管理人员要么安于现状,沿用传统的人事档案管理方式,要么主观上欲进行人事档案管理信息化建设,但配套硬件跟不上,无法实现.

2. 信息安全问题未引起足够的重视

我国保密法将档案工作定位为涉密工作,传统的纸质档案通常由专门库房保存,专人管理,对保存和查阅都有相关保密要求,安全性保密性是考核人事档案工作的重要指标.而信息化的人事档案管理系统给工作带来了便捷的同时也带来了“泄密”的高风险性,如果信息化使档案内容可以网络共享,“泄密”的风险则会更大.

3. 投入不足,信息化建设的软硬件基础薄弱

目前,大多数高校人事档案管理模式仍然是“手工为主,计算机为辅”,对档案材料的接收、整理、鉴别、编册及利用基本以手工为主,信息化建设的相关设备老旧,有些高校为人事档案部门配备的计算机、复印机、扫描仪甚至是其他部门的淘汰物资,领导认为“能用就行”.档案管理软件也存在许多缺憾,不少高校使用的管理软件缺乏规范,功能设计不全面,隐性缺陷多,影响了人事档案信息化水平的提高.

4. 人事档案信息管理缺乏高素质员工

新形势下,高校人事档案信息化管理对工作人员的综合素质提出了更高的要求,不仅要具备系统的档案专业知识,还要有较强的信息技术能力,是复合型人才.但实际情况是高校人事档案管理部门员工整体素质普遍偏低,年龄老化,计算机水平偏低,上述的复合型人才更是几乎没有.如果高校人事档案部门不培训老员工并引进人才将严重影响其信息化建设的进程.

5. 人事档案信息真实性完整性维护难度加大

人事档案信息化建设的发展提高了工作效率,带来了较大便利,但也对信息真实性的确认有较大影响,传统的纸质档案信息的修改和复制都会留下明显的痕迹,能被辨识,而信息技术的飞速发展,使人事档案材料信息的被修改、复制、移动甚至被删除都有可能不留下任何痕迹,如何在新时期的信息环境中保持人事档案信息的真实性、完整性是一个很大的挑战.

三、实现高校人事档案信息化建设的对策

1.强化人事档案信息化管理意识

教育管理部门应督促各高校顺应社会发展,加强人事档案管理工作的信息化建设,高校领导层,要充分认识到人事档案信息化建设的重要性,注意政策倾斜,加大投入.

高校人事档案部门员工,要顺应形势的发展,重视自身知识结构的调整,主动学习现代信息技术,积极投身到高校人事档案工作信息化建设中去.

2. 将人事档案信息化建设融入高校的总体规划

高校人事档案信息化建设涉及到组织人事科研教学的等诸多部门,需要学校统一领导,统筹安排,各部门合理分工,密切合作.一方面,人事档案信息管理软件的开发要主动科学地对接学校办公自动化系统,融入到学校层面的信息化建设中去.这样, 其他部门的数据才能迅速传递到人事档案部门,利于档案材料的及时、完整归档,同时,其他部门也能及时共享人事档案部门的可公开的相关信息.另一方面,高校在办公自动化系统的升级改造建设时,重视对人事档案部门信息系统的兼容,对其一并升级改造,将其纳入学校的信息化建设的总体规划之中.

3. 加强人事档案部门的数据库建设

高校人事档案数据库的内容主要包括两个方面,一是档案材料的基本信息,例如姓名、籍贯、性别、出生年月、入职时间、参加党派情况、学历学位进修情况、职称评聘、职务聘任、年度考核、工资变更、奖惩情况等诸多信息,此类信息可以在纸质档案中提取获得.二是数字化档案,即对人事档案纸质材料,用电子扫描或数码相机进行数字化处理后形成的档案.高校人事档案部门应加强上述两种数据信息的收录整理,及时维护更新,随时以备调阅及进行相关数据分析.

4. 提高员工素质

员工素质是高校人事档案管理信息化建设的关键因素,因此,高校必须配备一支高素质的人事档案管理队伍,一方面,加强培训现有的人事档案管理人员,转变其观念,使其充分认识到人事档案管理信息化建设的重要性,丰富其信息网络知识,提高其计算机网络专业技能,使其成为熟练掌握计算机网络技术同时具备档案管理系统知识的复合型人才.另一方面,可以吸收计算机专业的毕业生到高校人事档案管理部门工作,对其进行档案管理相关知识系统培训后即可上岗.

5. 建立安全保障体系

人事档案管理的信息化、数字化、现代化使泄密的风险骤增,所以必须加强人事档案部门数字化档案的安全管理.首先,要能够以保密法、档案法等相关法律法规为基础,根据本组织人事档案管理工作开展的实际情况,制定较为严格的人事档案信息数字化管理制度,重点建设人事档案信息计算机网络管理安全保障体系(2),从而强化安全管理.其次,在管理过程中,对一些保密程度低的信息可以采用数字化方式进行保存,而对于一定保密级别以上的人事档案信息则采用传统的方式保存.

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