高校人事档案管理存在的问题与解决路径,该文是档案管理有关本科论文范文跟人事档案管理和路径和解决相关本科论文范文.
档案管理论文参考文献：
汤焰 王磊 徐楠 王榜华 张梅 李浪 昭通学院 欧阳书品 大关县扶贫办 汤家鑫 昭通渔洞水库管理局
摘 要：高校人事档案管理是教职工日常工作管理的主要载体,随着各项改革向纵深发展人事档案管理不足之处也逐渐呈现出来.分析当前高校人事档案管理存在的问题,加强和改进人事档案管理工作,提高人事档案管理工作科学化水平.
关键词：高校管理 人事档案 存在问题 解决办法
高校作为国家事业单位的重要组成部,承担着人才培养、科学研究、服务社会、文化传承与创新的四大职能,充公发挥四大职能需要高校全体教职工的共同努力.作为高校组织、人事部门负责教职工入党、干部任命、职称评审、工资晋升等日常管理工作的重要方面,人事档案管理是教职工日常工作管理的主要载体,记录着教职工的学籍、招工招干、聘用、职称评审、工资晋升、入党情况、职务变动等重要信息,完整的干部人事档案能为单位或组织提供选择优秀人才、解选人用人真实情况的依据,是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据,体现了职工基本诚信,是衡量干部德的重要方面,也是国家档案的重要组成部分.教职工的人事档案常规情况下由高校组织、人事部门根据单位实情或按干管限负责日常管理工作.随着各项改革向纵深发展,“干部人事档案专项审核”工作的开展,由于历史的原因,人事档案管理不足之处也逐渐呈现出来.因此,改进新时期高校人事档案管理工作,把握发展机遇,服务学校发展,服务职工需要,不断推进人事档案管理工作现代化具有重要意义.
一、当前高校人事档案管理现状
1. 人事档案管理规范性意识淡薄
(1) 按照从事人事档案管理规范性要求,干部人事档案必须在组织部门的统一领导下做好档案的日常管理工作,按照干管权限实施分级管理,高校校级领导的人事档案由省委组织部或上级主管部门管理,中层干部的人事档案由学校组织部门管理,中层以下教职工的人事档案由学校人事部门管理.然而许多高校目前仍然没实行分级管理,除了校级领导的人事档案由上一级组织部门管理,其它人员的档案的管理大多数由人事部门管理,没有严格执行分级管理的制度.
(2) 领导对人事档案管理工作重视不够.目前,部分高校没有按照《干部档案工作条例》的规定配备专职人事档案管理人员.少数领导认为人事档案管理工作只是简单的档案归类、装订,部分高校领导把人事档案管理工作看成是闲职,人事档案管理人员大多是人员,忽视了人事档案管理是专业性很强的工作,需要通过经过系统的学习、培训,在工作中不断学习锻炼才能成为一名合格的人事档案管理人员.
《干部档案工作条例》明确规定学校人事档案管理“必须配备专职或以干部档案工作为主的”,由于组织、人事部门平时的管理工作较为繁重,部门人员主要精力放在重大的人事改革、工资福利、干部管理等方面.作为,各职能部门在人事档案管理工作规范化管理方面投入的时间和精力相对较少,出现了上级发文有要求、要检查时,临时抽调各部门人员突击清理档案,由于抽调来的人员没有人事档案方面的专业知识,通过极短时间的培训就上岗,甚至未培训就上岗,造成因业务不熟悉,人事档案材料整理入档不规范的现象时有发生.
（3）人事档案管理人员专业素养不足.人事档案管理工作人员由于岗位的特殊性,需要政治可靠、作风正派、责任心强、吃苦耐劳、乐于奉献的专业人员担任.规范的人事档案管理工作量大,工作远离组织人事工作的“前台”,平时工作都是在相对独立的人事档案室默默耕耘,工作的辛苦程度很少被领导和同事认可,造成大家在有其它工作选择的条件下,不选择人事档案管理工作.近年来,随高校人事制度改革向纵深推进,双向选择、聘任上岗已经成为高校人事的常态.但与此同时,由于人事档案管理工作事务繁琐、管理范围广、管理任务重,人事档案管理岗位经常被忽视,大量具有人事档案管理经验的人员纷纷调离人事档案管理岗位,新接手人员在没有经过学习、培训就上岗,由于专业素养不足经常导致人事档案材料的建档、入档工作不规 范.
2. 人事档案管理硬件设施不到位
（1）人事档案库房建设不到位
有的高校干部人事档案库房设备没有达到国家有关标准,办公室、人事档案库房没有相对独立,档案室既是库房又兼档案管理人员的办公室、查阅室,难以做到保持相对稳定的温度、湿度条件,查阅人员的进出给档案室带来不安全隐患,防火、防水设施多年不更换和维修,一旦出现火灾将会给单位和个人造成不可挽回的巨大损失.
（2）按照《干部档案工作条例（１９９０年修订版）》第二十六条规定“干部档案材料,须统一使用十六开规格的办公用纸”.2012 年6月组织部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字[2012]28 号）“干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297×210mm）.材料左边应留有25mm 的装订边”干部人事档案,必须由原来十六开规格的办公用纸改为国际标准A4 纸型,干部人事档案卷盒和档案袋也要随之更换.整个单位的干部人事档案卷盒的改换涉及资金量和工作量都较大,目前有单位的人事档案卷盒还存在使用原来的标准,还未做到完全更换,造成档案材料入档不规范,后续管理难度增大.
（3）人事档案专用的电脑和扫描仪不到位
由于部分领导对人事档案管理规范化工作的不重视,造成人事档案管理人员缺乏专用的电脑设备和扫描,有的使用的是平时办公用电脑或者部门淘汰后的老旧电脑,经常出现由于电脑老化造成人事档案材料丢失的事件或一些重要影印文件不能及时入档.
3. 人事档案的管理制度不完善.
（1）人事档案管理工作应该拥有配套管理制度,但是结合当前事业人事档案管理工作来看,部分事业单位人事档案管理工作制度存在一定弊端,在实际制度应用过程中不能完全执行出现一人多职现象 .有的高校由于人事部门工作人员其它事务较多,出现聘请勤工助学的学生进行人事档案的分类、归档、装订、录入等工作,出现分类不准确,目录录入不完善,装订边不标准.
（2）没有形成定期归档联系制度
高校教职工工作内容通常由多个部门管理,其工作过程中的痕迹档案分散在多个部门.如：工资、职称变动由人事部门负责,干部任命、发展党员由组织部门负责,教学、技能竞赛教务部门负责.同一个人在不同地方建档,最后所建档案的材料大多没有汇总到干部人事档案中,,造成干部人事档案不全.调入调出人员,调动时没有及时*档案归档,出现档案材料不齐、缺失,存在“弃档”现象,因此应建立必要的部门之间人事档案归档联系制度.
（3）干部人事档案分类不规范
按照《干部档案工作条例》干部人事档案分十大类,其中第四类和第九类又可按材料性质相对集中排序的方法分为几个小类.因为管理人员的业务水平会造成档案分类出现差异,每一个人的人事档案材料都不尽相同,会出现不同程度的差别,档案材料有时会出现分类交叉、有时材料是在新时期遇到的新情况,原来的文件没有要求装入个人档案造成现在分类不准确.如：干部离岗审计材料,2017 年组织部门才发文明确要求装入人事档案的第五类.
二、解决路径
1. 提高全校教职工对人事档案管理重要性的认识
“干部档案工作,是党和国家干部工作的重要组成部分,也是国家档案工作的组成部分.它是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策,选贤举能,知人善任,进行社会主义现代化建设服务的”[2] .干部人事档案是对人的经历与工作能力,包括思想品德的详细记录,同时,也是对个人资历和学历予以证明的重要文件材料.除此之外,人事档案与个人组织关系,还有工资与社会福利等内容存在紧密联系,所以,法律效用十分明显 [3] .人事档案材料的归档涉及多个部门的工作,除了组织、人事部门加强对人事档案管理重要性的认识外,还要在全校范围内通过学习、宣传、培训在思想和认识上提高从领导到职工对人事档案工作重要性的认识,增强本部门和职工个人对材料归档的重要性.
2. 加强人事档案管理人员的培养
人事档案工作人员在人事档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任,人事档案工作对工作人员有着严格的要求,必须是党员.同时,人事档案管理工作具有较强的技术性,需要有政治上可靠、作风正派、责任心强、沉得下心来,并具有一定专业技能的人员从事干部档案管理工作.随着我国各项改革的推进,人事档案工作也要随着时代的发展有了新的内容,闭门造车花费大量的人力物力以及重复劳动还不能使档案管理工作达到要求.人事档案的信息化,归档、建档、分类的标准化都要求管理人员加强学习、培训,通过开展高校同行间的实地参观学习,它山之石可以攻玉,提升专业素养；组织人事部门还需要有前瞻性的眼光,不仅对专职人事档案管理人员进行培训外,还应该培养本部门的年轻工作人员,在专职人员出现调动、外出时不至于工作上断代,影响人事档案管理工作.组织上不仅在工作中关心管理人员还应该在职称、职务上对优秀的管理人员给予优先考虑,提高他们对人事档案管理工作的积极性,保持人事档案管理队伍相对稳定.对那些为人事档案工作做出贡献的同志,给予表扬和奖励,对失职者,视情节轻重,给予教育批评按事故的大小给予纪律处分.
3. 加强人事档案管理制度建设
进一步推进人事档案规范化建设,建立健全干部人事档案管理制度是十分必要的.加强源头管理,完善制度机制,建立完善的档案管理工作制度,是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证.高校组织、人事部门应该加强对各相关部门档案归档管理进行业务指导,严格把好人事档案材料“入口关”,收集的人事档案材料要认真甄别,严格审核.为使人事档案能够随着教职工干部调配、任免、奖励材料、模范先进事迹、外出学习、职称、学历、工资的变动做到及时转递给人事档案管理部门,并建立联系制度.制定定期对个人材料归档制,对产生的个人档案资料,应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷,从收集、整理、移交人事档案室统一管理以及人事档案的日常保管、借阅、利用,都要制定严格的制度,为了避免人事档案的丢失、改动、材料不齐、因辞职、辞职放弃人事档案的“弃档”等现象的发生,必须建立健全人事档案工作目标管理考核制度和责任追究制度,严格手续,做到转入、转出、接收材料有登记,查阅、借阅档案有登记,按相关规定完善手续,对残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料,不能归入人事档案,不属于归档范围的材料不得擅自归档,杜绝档案泄密、涂改等人为因素,保证人事档案管理规范有序.
4. 大力推进信息化建设
信息化的发展和深入推进,互联网、大数据、云计算改变着人们的工作生活方式.将信息技术应用到人事档案工作中,既是信息化时展的要求,也是人事档案工作改革创新的必走之路.运用信息化的思维和手段,改进工作方式、整合资源、提高查阅人事档案管理的效率,按干管权限实现干部档案数字化和在线查阅,为组织和领导快速检索和查阅干部信息提供保障,做到相关部门干部档案信息资源共享,提高工作效率,互联网开展非涉密信息应用在人事档案管理中是必要的.
5. 增加人事档案管理工作经费投入
“巧妇难为无米之炊”,人事档案管理涉及库房、档案柜、卷盒、电脑、扫描仪、保持恒温的防潮防湿设备,基础设施的建设是十分重要的,不是随便指定一间房子把人事档案一放就了事,库房、查阅室、档案制作室交叉在一起,一旦出现意外,将会为单位带来不可挽回的损失.办公设备的更新、基础设施的建设需要经费的保障投入,制定相关制度为人事档案管理工作做到年初有预算,定期有工作经费投入,确保有效的人事档案管理正常开展.
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