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高校教学秘书的工作职责和必备素养
孙子淇
（通化师范学院,吉林 通化 134099）
摘 要：在高校中工作,除了教师要完成日常首要的教学工作之外,高校行政人员也要完成每天的行政工作.高校的行政工作具有两个性质：管理和服务,高校中的每一种行政工作都包含了这两种因素.教学秘书作为高校教学行政岗位的基层人员也是一样,既要对平时的教学进行管理,也要为广大师生提供必需的教学服务.基于这种工作性质,教学秘书作为高校行政管理岗位的基层管理者,不仅工作任务繁重,还要承担一部分的责任.因此,对于教学秘书而言,一方面要求具有处理问题的能力,另一方面也要求有很好的心理素质和个人素养.只有确保拥有这些方面,教学秘书才能顺利完成自己的日常工作,并确保教学管理工作和日常教学工作的顺利进行.
关键词：高校；教学秘书；工作职责；必备素养
一、教学秘书的工作职责
（一）日常教学管理
教学秘书是学校和各个院系沟通的最直接的责任者,也是每个学员最直接的教学管理和教学组织者.教学秘书平时不仅要对于教师的日常教学进行管理,包括安排教师的教学任务,通知教师准备开学初、学期中、学期末的教学检查,日常设置教师课表并处理调、停课,安排考试时间和做好考试准备,统计教师课时和科研教研项目,以及教材的征订等工作；同时也要对于本学员的学生进行管理,包括新生注册,发放教材和课程表,考试试卷整理归档,安排期末考试、补考、重修,按时登录学生成绩及获奖资料,审查毕业生成绩,整理并归档毕业生论文及设计,发放书等.教学秘书在日常工作中负责的事物很繁琐,但是总结到一起就是要把所有的教学事务、考试事务以及归档事务安排好,把院系里的申报工作和审批工作做好,在处理本部门工作的同时,及时传达学校各职能部门下达的各项通知和要求,并通知到部门领导、老师和学生.
（二）日常沟通、协调职能
作为学校和各学院之间沟通连接的重要桥梁和纽带,教学秘书的日常工作具有上行下达、互相协调的作用,是维系院系和学校之间沟通畅通无阻的重要环节.学校的各行政部门,例如教务处、科研处、人事处等部门,每天都会向各个学院下达不同内容及有不同时效性的通知,这就需要教学秘书根据上交时间的紧急程度来分门别类地归纳整理和传达.同时,教学秘书需要把学院准备好的各项材料汇总整理,按照要求签字或盖章,及时上交.在本院部中,教学秘书也起到了日常领导与教师的沟通作用.学院领导在接受了学校会议精神后,如果没有时间整理材料和学院全体教师集合开会分享,教学秘书就需要把要传达的事务整理成文字传达给每位教师.
二、教学秘书的必备个人素养
（一）教学秘书需要有正确和先进的政治理论素养
作为高校行政管理的基层管理者,教学秘书不仅要面向教师工作,同时也要为学生服务,这就要求教学秘书需要有先进的政治理念和正确的理论素养,要时刻明白自己处在言传身教的位置,注意自身言谈举止,努力把学生引导到正确的政治方向,树立榜样作用.
（二）教学秘书需要具有良好的心理素质
教学秘书工作繁琐,平时完成自己的日常工作已经需要付出充足的精力,再加上需要处理各种教师和学生的突发情况,在保证教学任务和教学质量顺利完成的基础上,还要安排教师的各种个人意愿,这就需要教学秘书具有良好的心理素质、抗压素质和沟通技巧,需要在日常工作中保持积极乐观的心态,不把教师或领导的负面情绪带给自己.在处理突发情况时,首先考虑保证教学任务的顺利完成,其次才能想到教师的个人利益.只有在不违背学校正常的教学管理规章制度的前提下,才能再考虑实现教师或学生的意愿.教学秘书的重要任务是保证教学秩序的正常进行,在面对多方面要求的情况下,只有保证良好的心理素质和乐观积极的工作心态,才能处理好自己的工作任务.
（三）教学秘书需要有专业的管理能力
随着社会信息化程度的不断推进,高校管理手段也在不断进步.教学秘书想要在日常工作中做到事半功倍,首先就要掌握先进的管理技术,拥有专业的管理能力.
（四）教学秘书需要有一定的协调能力
学院和学校的事务繁多,难免有起冲突的时候,这就需要教学秘书能够在不影响教学秩序和教学质量的前提下,合理分配好人员和时间安排,把学校下达的任务安排好,同时也把学院的人员和时间分配好.
（五）教学秘书需要有创新思维和创新意识
随着社会不断发展,教育观念和教育手段都不断在变化,随之而来的是教学管理的观念和方式都有了不同程度的改变.教学秘书不能只满足于完成每天的日常工作,同时也要跟上时代的脚步,不断更新自己的教育理念和管理方式,需要学习的要及时学习,需要改进的就得不断改进.只有具有先进的教育理念和管理方式,才能在面对学生的时候不落后、不过时,才能向学生传达最新的教育目标和教育观点；也只有具有先进的思想,具备创新的思维和意识,才能面对教师时一起做到与时俱进,不断进步,才能结合学校不断前进的现代化的先进的教学手段和教学理念,共同探索积极的教学管理方式和思路,起到最终促进教育教学质量提高的意义.
三、结语
在日常工作中,教学秘书负责的事务太多太繁杂,不能一一列举,但归根结底就是在保证教学质量和正常教学秩序的前提下,做好学校和学院的沟通工作,做好各项文件的上行下达工作,做好面向教师和学生的沟通工作.为了完成这一系列的工作职责,教学秘书必须具备以上工作素养,才能保证日常工作的顺利进行,也是学校教学秩序和教学质量的强力保障.
参考文献
[1] 浅析如何提升高校教学秘书教学管理水平[J].司莹莹.高教学刊,2017(17).
[2] 如何提高高校教学秘书的教学管理水平[J].金欢.西部素质教育,2017(16).
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