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数字技术的发展是时代催发的产物,更是时代进步的标志.为了适应时代的进步,我们的生活以及工作方式也要随之改变.以我们都很熟悉的档案管理工作为例：传统的人工管理模式已经不能满足时代的要求,这迫切需要我们利用先进的信息技术将其进行革新,这样不仅节约了工作的成本,还节约了人力以及工作中所花费的时间,更提高了工作的准确性以及工作的效率.目前的信息化工作过程中仍存在很多的问题,这些问题严重制约着档案管理信息化的发展,这就需要我们采取相关的解决措施,促进信息化的发展.
一、档案信息化的概念
所谓档案管理信息化,就是把以前老式的文字式实体档案进行管理变革,运用信息技术手段,采用数字化形式,对所管理的档案进行归纳和整理,从而更加有效地为社会提供服务.
二、档案管理工作及信息化的重要性
（一）促进档案管理人员学习积极性.档案管理工作的信息化,不仅是对档案管理工作的改革,更是对信息技术发展的一种推动.对于现在的档案管理人员来说,想要把档案管理工作做好,不能仅仅像以前的那种只要细心认真就足够了,相反的,对于信息化的档案管理,档案管理人员在细心认真工作的同时,还要不断地去汲取新的知识,使自己的知识能够适应信息时代的发展,这是一项极具有挑战性的工作,这不仅提高了学习的积极性,还促进了档案管理人员技术的进步.
（二）改善档案管理工作人员的基本素质.信息化的档案管理工作的要求是完全无纸化操作,这对档案管理人员计算机的了解和使用能力是一项极大的考验,一个档案管理人员如果不具备计算机的基本知识和使用方法,那么他就很难胜任这份工作,所以,这在一定程度上就为技术的发展注入了新鲜的血液,这不仅为档案管理人员工作能力的提高作出了贡献,还为其素质的优化和改善奠定了最基本的基础.
（三）提高工作效率.档案管理工作的信息化还提高了档案管理人员的工作效率.档案管理人员利用先进的数字技术对档案进行整理和分类,使原来众多的文件现在只需要一台计算机就可以包含所有内容,而且,当所管理的档案被需要的时候不需要大量地进行查阅,只需一个小小的鼠标和键盘就可以搞定,这就在很大程度上提高了档案管理人员的工作效率,与此同时,这还提高了工作的准确度.将原来极其复杂的工作变得简单化、程序化以及数字化.
三、档案管理工作信息化建设中主要存在的问题
让人们迅速接受、使用一个新事物是十分困难的,古往今来,概莫能外.想要人们欣然地接受新鲜事物,需要经历一个曲折的过程——档案管理工作信息化的建设也是如此.在对于档案管理工作信息化建设的过程中,出现了如下问题：
（一）缺乏对档案管理工作信息化的重视程度.因为重视,才会采用；因为重视,才会发展.任何事只有被领导重视了,才能使之更好更快地发展.但是,在对于档案管理工作信息化的建设中,现在很多的领导没有充分认识到信息化档案管理技术对企业未来发展的作用,不重视本单位档案管理人员信息化技术培训的重要性,所以就导致目前很多单位的档案管理工作仍旧处于比较落后的状态,这就阻碍了档案管理工作信息化建设的历程,从而使得信息化档案管理工作的发展步伐缓慢而缺乏挑战.
（二）档案管理工作信息化建设缺乏针对性.对于目前的档案管理工作来说,虽然由原来的文字办公转变成了无纸化办公,但是,却缺少很多具有针对性的软件来帮助信息化建设的发展.以前很多软件虽然可以运用在计算机的程序中,但是,那些大多都是一些文字类的办公软件,而现在的信息化的档案管理也需要一些技术性的软件来支撑信息技术的发展,由于很多软件技术并不成熟,和计算机系统之间的兼容性较差,这就导致档案信息管理的过程中会出现文字不识别或者程序不读取的现象,又因为信息化建设缺乏针对性的开发目标和开发流程,也就阻碍了信息化建设前进的步伐,这就不利于现代化信息技术的发展和进步.
（三）档案管理人员不适应档案信息化建设的发展.对于现代化的信息化建设来说,它不再像以前传统的文字类的档案管理工作那么简单,信息化的档案管理在对专业技能的要求上具有很高的条件,它不仅要求管理人员具有专业的档案管理知识,还要求要熟悉和掌握档案管理软件,甚至要求其要熟悉和了解计算机的程序编写,这就对于工作要求进行了高层次的提高,而且,以前很多的档案管理人员并不是专业人员,所以对于工作质量的要求也存在不足,在如此薄弱的基础上对档案管理人员的工作水平进行要求,就很难适应信息化建设的发展,这也就影响着信息化建设的进程.
四、加快档案管理工作信息化建设的措施
（一）提高对档案管理工作及信息化建设的重视度.在管理档案工作的过程中,只有充分认识到它的重要性,提高对它的重视度,才能更加快速地促进信息化建设的发展.信息化建设对于档案管理工作具有重要作用,信息化建设为档案管理工作提供了便利,同时提高了效率,档案管理工作的信息化会加快档案管理人员素质的提高.在这样一个信息化技术日渐凸显的时代,信息化已影响了我们大部分的工作生活,我们只有提高对它的重视度,提倡使用信息化的档案管理,才能更好地顺应信息化时代的潮流,才能改善档案管理工作的现状,促进社会的进步.
（二）开发档案管理工作办公软件.在档案管理工作的过程中,有针对性地从事一些工作会使得这项工作取得更加明显的效果.因为目前很多办公软件就是因为缺乏相关的针对性,导致很多的档案管理工作不能更加有效地进行,这就需要我们有针对性地开发一些可以通用的办公软件,使处于信息化时代的档案管理工作可以更快地被数字化以及无纸化办公所取代,让目前的档案管理工作可以被信息化的工作方式所取代,更重要的是,信息化的发展是时展不可逆转的潮流,档案管理工作也必须顺应历史的发展.
（三）帮助档案管理人员适应信息化建设的发展.在信息化建设的进行中,不仅仅只是技术和设备在进行革新,需要进行变革的还有档案管理人员的技术水平以及素质.档案管理工作人员,作为档案管理信息化建设变革的承受者,只有不断地增强自己适应变革的能力,提高自己本身的工作水平以及自身的素质后,才能更好地适应信息化建设的发展需要,而且,这也需要领导及相关的人员采取相关的措施提高档案管理人员的适应能力,去促进信息化建设的发展节奏.
（四）为各类信息化档案的管理增加设备.档案的管理工作是一个复杂、系统的工作,每一个环节、每一个步骤都需要档案管理工作人员谨慎对待,更需要他们细心地审核,这就在一定程度增加了档案管理工作的复杂度和挑战性.增加对信息化档案管理工作的设备可以降低档案管理工作的复杂程度,缩短工作流程以及工作时间,更重要的是,它还明显地提高档案管理的工作效率和准确度,使档案管理工作更加快捷和便利.
（五）完善电子文件管理.档案管理工作是一项对档案信息安全度要求很高的工作,它时刻要求对所管理的档案进行保密,这就对电子文件的管理以及设备的运用提出了较高的要求.与此同时,在档案管理工作中,完善电子文件的管理不仅对设备具有很高的要求,还对档案管理工作人员的工作态度进行严格的考验,更重要的是,完善电子文件的管理还是确保档案信息化建设的核心要素.在档案管理工作信息化的建设中,既需要档案管理工作人员的积极响应又需要先进设备的配合,只有这样,才能让档案管理工作信息化建设快速有效地发展.
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