信息时代档案管理面临的挑战与应略,本文是关于档案管理论文范文素材和档案管理和信息时代和应对策略有关硕士学位毕业论文范文.
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文/上海德寰置业有限公司 陆晓庆
【摘 要】信息化时代,档案管理面临理念、技术、安全等诸多挑战,传统的档案管理已经无法适应快速发展的社会经济环境.为应对挑战,必须转换管理理念、加快数字平台建设、加强安全防范,促进档案管理的科学发展.本文对档案信息化建设过程中遇到的挑战及应对措施进行剖析.
【关键词】档案管理；信息化；数字档案；挑战及策略随着经济的迅猛发展,档案管理在企事业单位发展进程中具有极其重要的作用,但由于档案管理还存在许多问题,因此,面临新的挑战,必须寻求相应的解决途径和策略.
一、信息化时代档案管理面临的传统挑战
（一）管理理念陈旧.传统的档案管理是较为混乱的,对于档案管理工作的实用价值以及重要性都缺乏清晰的认识.仅仅将其当作是文字材料的历史记录,没有进行统一的规划设计,制约了管理效能的有效发挥,并成为阻碍企事业单位发展的障碍.
（二）技术手段滞后.在传统的档案管理之中,基本是采用手工的方式来对文献资料、数据信息等各种内容进行分类、整理、归档,管理和维护的成本都很高,使得档案管理的经济效益降低.档案建设跟不上信息技术步伐,成为影响档案创新的主要瓶颈.
（三）安全存在隐患.传统档案管理的安全系数低下,网络技术的便捷、高效给档案管理虽带来了诸多便利,但也伴随一些负面效应.有部分投机分子通过木马程序、病毒以及各种手段,进行远程操控或者是进行破坏性的操作,窃取档案之中的内容,给单位带来相当大的威胁以及损害.
二、信息化时代档案管理采取的应对策略
（一）优化档案管理理念.1.管理服务方面的优化与创新.在管理服务方面,要突破传统意识,创新管理思路,拓宽服务范围,分析档案资料在市场中的应用前景,发挥档案信息的市场价值,便于档案资源的社会共享.2.管理制度方面的优化与创新.在现代化档案管理中,还需要更为完善与齐备的档案管理制度,并且需要从现代档案管理的各个环节入手,对其进行全面的创新与优化,使得其能够满足数字化、电子化档案管理趋势的发展.3.管理知识方面的优化与创新.在档案管理建设中,档案管理人员的知识结构和层次要不断拓宽和深化,要能够全面、专业地运用数字化档案管理知识,要将档案管理知识与社会经济知识、文化知识、历史知识、科学知识相融合.4.管理方式方面的优化与创新.在全新的信息环境下,要实现对档案资料的快速查询、检索、利用,必须以数字化、电子化档案管理模式替代传统的纸质、手工档案管理方式,档案管理要走科学化、系统化、智能化的发展方向.
（二）加快数字档案建设.1.数字档案建设的重要意义.传统的档案都是使用的纸质载体,采用的是手动管理,如果遇到了不可抗力或者是人为篡改的时候,档案的完整性与生命周期就容易受到严重的威胁.但是数字档案不仅仅可以确保原始数据的完整性以及安全性,并且还可以为有效地实现档案内容的快速、精准查询.2.数字档案建设的主要内容.打造网络平台,将档案信息通过电子扫描、视频拍摄、数字存储等融入到信息化管理系统中,转变为电子档案信息,以电子资料的形式进行保存.3.数字档案建设的方法手段.一是可操作性,利用数字化平台实现对档案资源的即时查找和翻阅.二是集成性,数字管理系统集成了诸多的图像、视频信息等,使档案信息更为多元化.三是可变性,数字管理系统中的档案信息可根据需要在计算机系统中得以修改.4.数字档案建设的质量效益.一是利用视频、文字、条码及射频技术可对档案进行备份保存,便于二次利用.二是档案不易受环境影响,更利于档案的保存.三是可以让档案管理人员从繁琐的工作中解脱出来,腾出更多时间为单位提供优质高效的服务.5.数字档案建设的社会价值.数字档案建设可满足社会对于档案多样化、个性化的需求.用户无需考虑时间和空间的限制,利用图像处理技术、全文检索技术可以在使用权限之内,随时随地快速获得所需档案的信息资料.
（三）强化档案保密功能.1.增强保密意识.在档案管理之中,保密是一项相当重要的工作,其贯穿于档案的收集、整理、利用以及保存的多个环节,对于维护档案安全非常重要.如果有部分档案泄密,其不仅仅会导致个人的隐私泄露,还会对管理部门的公信力带来影响.因此,管理人员要牢固树立档案安全的保密意识.2.落实保密责任.保密工作始终是档案管理部门的重要职责,要明确信息化时代保密工作面临的新形势,结合实际工作制定保密工作职责.如,收集整理材料要有专人负责,转递档案要密封,传递重要档案要走机要渠道等.3.严守保密要求.加强保密纪律教育,做到专机专用,指定专人管理,确保电子公文传输安全.在日常管理过程中,有些单位、个人对人事档案的保密不重视,随意处理个人档案材料.4.注重保密宣传.要贯彻落实《保密法》,在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上,树立保密观念,增强法制意识,加大对电子公文、电子政务保密管理的培训教育,强化计算机网络保密宣传.5.健全保密制度.要建立严格的人事档案转递、收集、整理、使用、封存等相关制度,确保每个工作环节都衔接有序.同时禁止无关人员、尤其是人事档案的本人接触档案.
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