新形势下企业档案管理信息化建设,本文是信息化建设类有关论文范例与信息化建设和档案管理和形势相关在职毕业论文范文.
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当今时代是一个信息化的时代,档案是一个企业的重要组成部分,是日常经营管理的基础性工作.原始的保存方法非常麻烦,查找困难,且不够准确,不够统一,而企业的档案管理信息化能切实提高企业档案管理效率,因此,在新形势下企业档案管理实践中,应制定具体的企业现代化和信息化的档案管理模式,提高企业的档案管理效率,建立创新的档案管理模式.
一、新形势下企业档案管理信息化建设的重要性
（一）有效保护档案的原件.企业利用扫描仪把库存档案进行数字化转换,然后以电子文件的方式进行分类、管理和保存,避免了对档案原件的损害,同时大大降低了档案原件丢失的风险,保证了档案原件管理更加方便、可靠.
（二）电子文件归档便捷.以往的档案管理采用手工操作,工作量大且繁琐,需要档案管理人员通过手工操作来整理档案和制作目录,这样耗费了档案人员大量的精力和时间,并且容易造成一些错误,改动信息时更会引起一系列连锁变动,耗费大量的时间.档案管理信息化就可以解决这个问题,需要档案管理人员利用计算机进行一系列操作即可完成归档任务,大大节省了时间,也提高了工作的质量和效率.
（三）档案检索自动化.传统的档案检索主要依靠档案管理人员从一本一本的目录中找出利用者所需要的档案信息,然后再根据目录到库房查找档案实物,效率很低.在档案管理信息化条件下,可以利用计算机检索进行档案查询利用,检索速度快且效率高,可实现多角度检索,提高信息的查全率和查准率,大大提高了档案管理的工作效率,减轻了档案管理人员的劳动强度.
（四）有利于档案的安全和保密.企业档案作为一种重要的信息资源,对企业的生存和发展具有难以估量的价值,同时,企业档案涉及到企业的商业秘密或国家机密,一旦泄露会给国家和企业造成严重损失.档案管理信息化能够提高档案的保密性,相较于纸质文件而言安全性更高,可以通过加密、设置权限等方式减少档案信息资料外泄的可能性.利用计算机管理企业档案资料,可以严格限制调阅查看档案资料的人员,通过加密的方式,可以避免档案文件材料遭窃取或外泄,有效保证档案的安全性和保密性.
二、当前企业档案管理信息化建设存在的问题
目前,大部分企业已经实现了档案管理信息化,然而档案信息化管理水平参差不齐,形成了多层次、多元化的信息搜集、整理、分析以及利用网络.由于存在档案种类、数量繁多,信息管理难度大等问题,致使企业在档案管理信息化方面存在一定的不足,需要不断改进和提高.
（一）企业对档案管理信息化建设重视不够.部分企业领导只注重企业经济的发展和基础设施的建设,侧重于眼前既得利益,而忽视档案管理信息化建设.对档案管理信息化建设缺乏规划,企业档案管理系统在各部门没有形成统筹安排、共同协调的局面,也缺少近期或长远规划,没有明确的目标.因而导致档案管理人力资源不足、硬件配置落后、管理系统更新不及时等状况.除此之外,思想意识上对档案管理信息化认识不足也阻碍了档案管理工作的创新与发展,以及档案管理信息化建设的进程,使企业档案管理的信息化进程缓慢,对企业整体形象的提升造成巨大影响.
（二）档案管理工作的标准欠缺或不规范.档案管理工作的相关标准与规范是档案信息化建设的重要保障,为档案管理信息化建设提供宏观指导,是必不可少的先决条件.但是不可否认的是,目前相关标准还不健全,甚至某些具体工作还没有建立相关的标准.因此,档案部门要加快档案信息化标准规范的建立和完善,尽快建立健全档案管理信息化工作制度和标准.
三、新形势下企业档案管理信息化建设的策略
建立健全档案信息化规划与各种标准规范我国企业当前的档案管理信息化处于发展初期,必须对档案管理信息化进行统一规划、统一标准、统一原则,才能更好地促进各部门之间的交流与沟通,促进我国企业档案管理信息化的建设.档案管理信息化建设是一项庞大的系统工程,需要进行统筹规划,使整个项目工作有计划、有步骤、有重点地进行；同时要求网络环境中的数据库格式、档案信息的存储和著录格式以及网络体系结构和信息处理界面等工作必须实现标准化与规范化,且立足现实,只有这样才能做到标准规范,利于协调、统一,避免档案信息资源重复开发、利用率低等问题.
健全企业档案管理信息化制度与相关的法律法规,企业档案管理信息化制度有利于明确企业档案信息化管理的任务和目标,为档案的信息化管理奠定基础.从企业发展的宏观方面来看,企业档案管理信息化的目标是提升企业档案管理水平和促进企业信息化的实现,在坚持实用原则、效益原则、技术与管理并重原则、全面协调发展原则的基础上,促进企业的健康稳定发展.从企业发展的具体方面来看,要加快企业档案信息化管理机制的构建,实现企业档案管理部门的独立性,明确各个部门的管理职责,以服务企业发展为档案管理工作的重点,提高档案信息资源的服务功能.
企业档案管理信息化需要健全的规章制度作支撑,因此必须提高档案信息资源的法律效力,真正实现其凭证作用.从企业数字化档案资源建设,电子资源的生成、利用与保管,档案信息化基础设施建设到信息安全,都要制定合理的规章制度,为企业档案管理信息化的日常工作提供法律保障和制度规范.
加强与企业其他部门的联系,企业档案管理信息化建设并非一日之功,企业各部门之间应当协调分工,企业的领导层应从管理、战略、技术等多个角度在宏观和微观上进行规划和操作,处理好企业档案管理信息化与企业管理信息化的关系.企业档案管理信息化作为企业管理信息化的一个组成部分,要根据企业发展战略制定整体规划,避免孤立地设计或实施某项管理,防止形成信息孤岛或重复投资.所以要搞好企业档案信息化工作就要密切同其他部门的联系.
当下,在档案管理工作中存在着与其他部门衔接不紧密、服务欠缺主动的消极状态.但随着市场竞争的激烈,档案管理部门必须认识到,档案工作是为企业的市场服务的,满足业务部门的需要就是开展档案工作的方向,必须做到有的放矢,有针对性地开展服务工作,以实际工作的成效促使环境对自身工作的认可,才能为工作的良性开展提供长期动力,这就要求档案管理部门要加强与企业内部其他部门的联系,掌握其他部门对档案工作的需求.
加强档案信息化安全管理,档案信息化安全管理包括档案管理系统软硬件自身的安全,如记录档案光盘的安全性、软件系统的可靠性等；还包括档案信息传播的安全,即信息不为未被许可的人知晓、获得.前一种问题主要需要通过技术手段来解决,在选择、设计档案管理系统时应充分考虑到系统的安全性,把它作为一个重要的指标；后一种安全问题不仅要依靠技术手段,还要依靠完备的规章制度,防止不被许可的人接触到相关档案信息,避免档案管理人员因失误而导致机密档案信息的泄漏.
档案信息化服务的目的决定了档案管理部门要尽可能多、尽快地开发档案信息资源以及实现共享,然而共享和安全是一对难以调和的矛盾.因此,档案管理部门首先应以相关法律法规为依据,结合本单位档案管理工作的实际,制定严格的规章制度,形成档案信息网络管理的安全保障体系,保证制度到位、责任到人.其次,加强防病毒的安全措施,建立反病毒扫描、杀毒的监管系统；同时,要定期备份文档,实行多处、异地存放保管.最后,应建立计算机网络安全预警中心,进行安全监控、预警,监视网络数据库的安全.
四、结束语
总而言之,信息化建设是企业档案工作必不可缺少的条件.新形势下企业档案管理的信息化不仅在一定程度上提高了资源利用效率,节省了诸多的人力物力,而且有利于促进企业组织管理、经营决策的创新.在最新的历史形势下,只有探索更多的利于企业档案信息化得以更大程度上进步的良好建设方式,才能为企业的长足发展提供更多的活力.
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