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档案馆方面有关开题报告范文 与高校数字档案馆背景下档案管理信息系统构建体会以云南大学档案馆为例相关开题报告范文

主题:档案馆论文写作 时间:2023-12-17

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数字档案馆是现代信息技术应用于档案工作中的必然产物,是实现档案工作现代化的必由之路.“数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统.”由定义可知:数字档案馆的实质就是一个数字档案信息集成管理系统,是一个由若干子系统集成的庞大信息系统.该系统可以实现传统档案馆的所有业务功能;可以实现不同系统间的集成、数据共享和服务利用.因此,档案管理信息系统构建的好坏,是主导数字档案馆建设成败的关键,研究其构建具有重要的意义.

云南大学是云南省唯一一所“211大学”,至今已有90多年的历史.云南大学档案馆始建于1992年,是云南省高校中最早设立的档案馆.云南大学档案馆的信息化建设起步较早,在1998年,就与云南大学信息研究所合作,以“文档一体化”理论为依据,开始筹划和构建云南大学档案管理信息系统.随着学校电子校务的全面展开,经过测试和试用的档案管理信息系统于2004年5月开始在全校范围内正式使用.该系统实现了OA系统和档案管理信息系统的无缝对接,实现了归档电子文件的全文自动归档和全校归档部门的网上归档;实现了对存量档案数字化的管理及利用网络化等功能,标志着云南大学档案馆进入了数字档案馆的建设和运用时期.经过约二十年的建设和发展,云南大学档案馆在数字档案馆建设中积累了一些经验教训,现就高校数字档案馆建设中档案管理信息系统的构建谈谈自己的一些心得体会,与同仁共勉.

一、组织落实

档案管理信息系统的构建是一项多种知识融合应用、多个部门协调合作、系统化、建设周期长的系统工程.为了能在科学设计、严密论证的基础上确定其建设方案和持续组织实施,必须建立有效的组织体系来对该工程进行领导实施.即学校档案馆应设立相应的工作领导部门,以便领导、规划和组织实施该项工作.于是云南大学档案馆设立了“信息部”,并形成由副馆长负责该部工作,全权领导、规划、实施全馆数字档案馆建设及软硬件维护的传统,对促进馆内档案管理信息系统的建设起到了积极的作用.

二、统一认识

观念和认知是行为的先导.在档案管理信息系统的建设中统一认识可使每个成员的思路和想法达成一致,行动保持同步,减少歧义,避免争论和矛盾.为此,应做到以下几点:

1.学习现代信息技术知识,了解其在信息时代和档案事业现代化发展中的重要作用和影响,与时俱进,更新观念,避免对新观念、新技术的排斥.

2.对档案管理信息系统构建的意义和必要性等要有统一的认识.数字档案信息资源是信息社会的核心资源和基础性资源,是国家数字信息资源的重要组成部分.因此,做好档管理信息系统的构建工作,为国家管好、用好数字档案信息资源和实现档案事业的现代化具有重要的意义.

3.对档案管理信息系统构建的理论依据、需求分析、功能设计等要有共同的认知.如,云南大学档案馆在构建档案管理信息系统时,就是以“文档一体化”理论为依据;以实现电子文件从产生到归档都能在网上完成为目的来开展工作的.既保证了该系统的顺利构建,也决定了该系统的长效性.

三、确立目标

目标是行动的方向.为了在档案管理信息系统构建中不偏离方向和盲目行动,避免重复建设,减少建设中的随意性和增强档案工作者的使命感、责任感,进行系统的目标规划是极为重要的.

1.在认识统一的基础上,立足全局,开展调研工作,运用先进的信息技术,从全校档案管理工作的实际需求出发,规划系统的模型,对系统由哪些子系统构成、具有哪些功能、构建的方法步骤等问题应有清楚的认识,并确立系统构建的阶段性总目标.

2.在阶段性总目标的指引下,立足学校档案部门的实际,分轻重缓急,明确需求,根据经费投入的多少,制定系统构建的近期目标和实施方案,并保证其具有可操作性、时限性和一定的灵活性.这可使行动落到实处而不偏离方向,方便及时进行目标和方案的调整,减少突发事件造成的不利影响.

四、实施目标

档案管理信息系统构建目标的实施阶段,是系统构建的核心阶段和完成阶段,此时,应做好以下工作:

1.云南大学档案馆在数字档案馆建设之初,提出了“文档一体化、馆藏数字化、利用网络化、开发知识化”的建设目标.但在之后的工作中,只有全校各部门档案的网络归档和存量档案数字化工作一直坚持了下来.这就是没有按照既定目标开展后续工作,更没有努力为实现目标而积极主动创造条件的结果.从中应该吸取的教训是:只定目标却不创造条件实施,目标永远不会实现;在目标的实施过程中,可能会遇到一些困难,但一定要主动争取,创造条件,克服困难,把目标落到实处;必须把档案管理信息系统的构建作为档案部门一项基础性、常规性的工作来做,这样可以保证目标实施的连续性.

2.档案管理信息系统构建方式的选择,是关系到系统建成后的顺利运行、维护、升级等工作实施的重要步骤.目前档案管理信息系统的构建方式主要有:自主研发、直接购买和档案部门与软件开发商联合开发三种.自主研发是指学校的档案部门自己或联合本校软件开发部门共同进行的开发.这样开发出来的系统比较贴近档案部门的实际和需求,有问题可及时、方便地解决,前提是需要强大的技术力量作为后盾.然而,在实际工作中这是难以实现的,因为学校档案部门的编制有限,单凭自己的力量不可能组建具有强大技术力量的队伍.另外,学校里的软件开发部门同时肩负着教学和科研任务,无法专心开展系统维护、升级、功能扩展等工作;更有甚者,如果系统开发的核心人物因调动离开学校,则会出现系统无法更新和功能缩减的状况,严重影响系统构建的进程.云南大学档案管理信息系统就是因系统开发的核心人物的调离,导致了系统无法更新和功能缩减,系统构建过程出现了反复和倒退的现象.如果没有强大、持续的技术力量做后盾,这一方式不建议采纳.直接购买就是从档案部门规模的大小、档案管理信息系统构建的目标、经费投入的多少等实际出发,选择技术成熟、先进的,适应性强、可靠性高的通用系统.该方式的优势是系统买回来就可直接使用,有问题可以请供应商进行处理,比较省事省心,但系统可能会与档案部门的实际需要无法紧密贴合,运用起来可能不是那么顺手.档案部门与软件开发商的合作是一种比较好的方式.以该方式构建的系统更贴近档案部门的实际、更符合档案部门的需求;并且还可获得软件开发商强大的技术力量的支持,可对该系统进行更新和维护,以保证档案管理信息系统的常用常新.该方式需注意的是:在向软件开发商提需求时,一定要全面、详细.

3.档案管理信息系统的集成性,决定了系统的构建是一个集不断运用和开发为一体的动态发展过程.在此过程中,会碰到或发现很多问题,这需要大家共同参与解决并完善.因此,档案管理信息系统的构建不只是某几个档案工作人员和系统开发人员的事,而是所有与之有关的人员的事.所有与之有关的人员应齐心协力、积极参与,促成系统构建完成.

4.充足的资金和人才保证,是任何领域中现代化建设都不可或缺的两个必要条件,因此,在进行档案管理信息系统的构建时,必须齐备这两个条件.

五、完成目标

档案管理信息系统的构建是一个长期的过程,并以先进的、不断发展的信息技术作为支撑,因此,系统目标的完成只能是子系统构建目标的完成或阶段性总目标的完成.这决定了构建与运用并存是档案管理信息系统构建的特征之一.档案工作者应以发展的观点、勇于面对和解决困难的精神,参与到档案管理信息系统的构建工作中去,作出应有的贡献.

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