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有关档案管理论文范文例文 跟企业境外档案管理相关论文写作参考范文

主题:档案管理论文写作 时间:2024-03-04

企业境外档案管理,本文是关于档案管理相关论文写作参考范文与档案管理和档案管理思考和企业方面硕士学位毕业论文范文.

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【摘 要】企业境外档案管理对“全面建设世界一流企业”和服务国家“走出去”“一带一路”倡议有着极其重要的现实意义和深远的未来意义.本文主要根据企业境外档案管理现状和存在问题,就如何开展企业境外档案管理进行了探讨.

【关键词】企业;境外档案;管理

企业境外档案管理对“全面建设世界一流企业”和服务国家“走出去”“一带一路”倡议有着极其重要的现实意义和深远的未来意义.为了支撑企业服务国家倡议,我们深入开展了境外档案工作调查研究,认真总结境外档案管理成功经验,查找影响和制约境外档案管理的突出问题,为做好境外档案管理进行了有益的思考.

一、境外档案管理调研情况

我们对境外区域机构及其管辖的部分办事处、公司、项目,从境外机构所在国的档案管理法律法规、境外档案规章制度、档案人才队伍建设、实体保管情况、信息化开展情况、档案利用情况、驻外机构及项目的运转情况、保密情况等方面进行了调研.

二、境外档案管理现状及存在问题

(一)档案管理体系不健全.随着企业境外业务的不断拓展,档案管理的劣势不断凸显,境外机构档案管理的监督指导检查培训及境外机构自身的档案管理体系不健全,缺少基本的收集体系,从档案的形成前端不规范导致了整理过程及归档移交的滞后,无法适应境外业务快速发展的需要.

(二)档案管理制度不完善不统一.境外机构制定了部分档案管理制度,但目前的制度不健全不完善,不能满足档案实际管理需要.同时因属地化开展业务的需要,档案语种包括中文、英文及阿拉伯语等,属地档案管理制度也体现出多样性,境外机构在档案管理与实施过程中会产生偏差.

(三)档案管理专业人员缺失.除了极少数境外机构配备专职档案人员外,大部分机构档案人员少且身兼数职、流动性大,档案人员管理网络不完善,无法满足档案基础业务的学习、宣贯、管理等要求,使档案管理工作缺少抓手,导致档案管理体系不健全、制度不完善、实施无法落地.

(四)档案资源管理不规范.部分重大项目采用国内相应竣工资料管理标准,项目档案管理较为规范.但普遍存在管理不规范问题.一是文书档案管理缺乏专业性.文书档案按照收发文件进行整理归档,未按照《归档文件整理规则》进行整理,存在处理结果不闭合,事件的*结果、总结、报告等非红头的重要文件归档不齐全的情况.二是科技档案管理缺乏系统性.项目的前期立项、合同等文件未按照科技档案管理办法进行立卷,无法与建设中形成的竣工档案进行统一归档.项目建设中重视竣工资料的整理归档,忽视了项目建设中产生的综合、经营、党建、文明施工等管理性文件,而这些恰恰反映了项目建设的经营与管理理念,体现了境外建设项目的管理方法与经验总结.

(五)档案实体保管条件较差.部分境外机构设立了档案库房,配备了一定数量的密集柜或文件柜.但受办公场地限制,项目受临时机构的制约,无法保存和管理大量的项目档案.项目档案分散保管在各项目部,而有的项目档案存放在集装箱内,无法满足保管要求,不利于档案的长期保管,影响档案的完整性和安全性.境外档案受地域及社会环境影响,档案的保密风险仍然存在不可控的因素.

(六)档案信息化建设尚未开展.尽管部分境外机构建立了办公系统,项目部建立了资料管理系统,但是未建立与档案管理系统的连接,使文件无法及时收集、整理和归档,档案资源分散保存在业务系统中,档案利用严重受限,无法实现境外信息资源共享,很难充分发挥境外档案的价值.

(七)档案利用需要与供给矛盾突出.境外业务的开展时刻需要档案的支撑,从前期投标、项目建设、运营管理到后期移交,都反映出对档案利用的强烈需求,但受档案管理人员、方法及手段的限制,导致形成档案的系统性差、完整性缺失,无法满足利用需求.

三、境外档案管理思路

境外档案管理是“一带一路”倡议实施的重要管理支点,是境外业务管理体系的重要组成部分,加强境外档案管理防控境外风险,是提升全球运营把控能力的关键一环.境外档案管理是一项系统工程,通过调研发现,其体系架构到管理手段都与现行档案管理制度标准存在较大差距,提升境外档案管理的专业化、制度化、标准化和系统性任重道远.通过调研,结合管理现状,我们提出建立境外档案管理中心,从境外档案管理架构设计、组织体系、制度体系建设到人才队伍建设入手,夯实境外档案基础管理,运用数字化、信息化等现代先进管理手段有效利用和调配档案资源,提升境外档案管理能力和管理价值的初步建设思路,循序渐进不断前行,以期支持全面实现“一带一路”境外发展规划.

(一)境外档案中心建设基本原则.境外档案工作在遵循所在国家或地区法律法规的基础上,本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则,以企业资产关系为纽带,实行统一领导、统一管理.

(二)境外档案中心建设目标.根据企业境外机构建设规划及管理要求,境外档案中心拟建立在境外业务基础好、对企业贡献大、系统内单位多、需对区域进行统筹管理、实现区域投资转型升级的境外机构所在的国家区域.成熟一个,建设一个,确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全,为境外机构在境外落地实施“一带一路”倡议,有效推动境外业务区域化、属地化、专业化发展,依法合规经营,拓展境外业务,综合防范境外风险,完善境外发展和管控体系提供有力支撑.

(三)境外档案中心建设职能界定.以境外机构为依托,建立境外档案中心,行政上接受境外机构、境外业务部门的领导,业务上接受企业档案管理部门的监督指导.企业档案管理部门负责统筹规划、制定境外档案中心的建设方案,境外业务部门作为企业境外工作的职能管理部门,负责建设实施和具体管理.境外档案中心作为境外机构的一个部门,其组织架构纳入境外机构的管理体系,承担将档案管理向境外延伸的职能,实施境外机构及其所辖机构、项目的档案管理、培训、指导、监督及检查工作,真正实现“业务开展到哪里,档案管理与服务就延伸到哪里”.

(四)境外档案中心建设条件及选址.保管境外档案的库房或场所应当符合档案安全保管要求,配备必要的设施设备.管理体系较为完备,办公场所为自行购买的土地,具有土地使用权,具备开展档案工作及安全保管的基本条件.

(五)建立境外档案管理体系.明确境外机构为该区域档案管理的统一领导机构、境外档案中心为具体办事机构,境外机构及所辖机构、项目进行分级管理的管理体系,搭建完整系统的档案工作网络,设立档案管理领导小组.配备专职档案人员,可在企业内或提供档案专业服务的第三方机构,选拔具有一定专业基础和实践经验的中方管理人员,通过国家档案局取得上岗资格证,并在企业档案管理部门培训实践学习合格后,上岗进行境外档案中心业务管理,如岗位变动时,上报境外业务部门进行备案.在此基础上,建立以档案中心为核心,各部门、各机构及各项目部为基础的全覆盖档案管理网络,在管理活动各环节中使档案工作形成网状管理体系,形成由不同层级负责人和档案人员根据职责范围逐级负责落实的管理机制.

(六)建立境外档案制度体系.由境外档案管理中心结合企业及属地化情况制定符合该地区档案管理实际、统一规范的档案管理制度体系,考虑境外档案工作的特殊性,可适当放宽档案工作的标准要求,以便加强境外档案设施建设、档案人才建设,有针对性、有计划地开展档案归集、整理、验收及移交工作,逐步提高档案管理水平.将文件材料的形成、积累、归档工作纳入境外机构内控管理制度.境外机构应根据业务范围、国家地区的差异性,因地制宜地制定自身档案管理办法及实施细则,并报上级管理单位审批,逐步实现境外档案管理规范化,在未设立档案标准的地区推行中国档案标准落地.

(七)境外档案保管.按照所在国相关法律法规,结合项目业主要求和承建单位等实际情况,根据档案重要程度,分级分类管理境外机构、项目档案,确保该区域及其项目档案的完整、系统、安全及便捷高效利用.为有效降低项目竣工交付后实体档案管理分散问题,探索选取在基础条件较好的境外机构,按国别相对集中统一保管实体档案模式.所有境外机构应将档案管理体系文件包括档案制度、档案人员、档案分类、各类档案目录、资源数量、存放保管、安全情况及信息化情况等上报境外档案中心及投资主体或母公司进行备案管理.境外机构住所地符合档案安全保管要求并配备必要的设施设备,可以存放档案;不具备档案安全保管条件的,应当按照投资管理隶属关系将档案存放于就近的安全场所;无法达到安全保管要求的,将重要档案运回国内,交由投资主体或母公司保管.上述条件都不具备的,移交国内投资主体或母公司保存数字化副本及其全部电子档案.境外档案工作任务结束后或境外单位撤销时,应当及时对档案进行鉴定.经鉴定需要销毁的,在履行销毁程序后可就地销毁;需要继续保存的,按照投资管理隶属关系向就近的境外机构或投资主体或母公司移交.运输、传输境外档案及其复制件应当加强安全和保密,确保档案完整、安全;传输档案数字化副本采用加密方式进行.

(八)境外档案人才队伍建设.境外档案中心及大型项目应设立专职档案人员,结合境外项目工程资料管理属地化,项目的工程资料日常管理中可尝试引进当地雇员,充实档案人才队伍.可聘请第三方专业机构.借助国内专业档案管理团队,解决档案人员紧缺,逐步实现规范管理,确保档案的完整、系统和安全.邀请有资质的档案培训机构和专家到境外各片区定期举办培训,或是采用网上远程视频培训,或将档案培训课件提供给境外档案人员自学,为驻外机构专档案员提供专业性、系统性的基础培训和继续教育培训,提高档案业务素质与管理能力,逐步解决境外机构档案人员更替频繁的问题.

(九)境外档案信息化建设.境外机构远离企业总部,分布在世界各地,为了满足境外机构的工作需要,在保证企业档案信息安全的前提下,加强驻外机构档案信息化建设,开发统一的档案管理系统平台,充分利用信息化手段实现企业各类信息的管理一体化,功能多元化,工作规范化;打破境外机构条块分割,有效整合不同区域内各机构的档案资源,实现境外机构不同地域人员之间的档案信息资源共享,推动档案资源科学配置和高效利用,加快境外档案管理的现代化步伐.

(十)境外档案数字化建设.为了便于利用并发挥库存档案价值,加快开展境外存量档案数字化工作.境外档案应当建立目录数据库,重要档案进行全文数字化,并定期做好备份.对于有些档案数字化机构较少的地区,同时考虑到档案的保密性,可借助国内具备信息安全服务资质和能力的专业数字化队伍的力量,解决人员紧张与专业设备成本高的问题,实现档案信息资源统一收集、统一管理、统一存储、统一利用.

(十一)境外档案安全应急管理.境外档案应急预案应当纳入境外安全应急管理体系并定期演练.档案安全受到威胁时,按照预案采取有效保护措施.

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