如何规范机关档案整理工作,该文是关于档案整理相关论文范文例文和档案和规范和整理类在职毕业论文范文.
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文/河北省秦皇岛市海港区档案馆 李格格
【摘 要】档案作为重要决策的真实记录,对于企事业单位、国家机关尤为重要,其管理工作需要得到重视和规范,以协助提升机关各部门之间的协作效率.本文着重介绍机关档案整理的几点规范措施,希望能够为档案的管理工作提供帮助.
【关键词】机关档案；规范；整理
规范高效的档案管理有助于提高机关单位的政策执行效率和质量,为日后的决策和管理提供借鉴信息和准确的参考依据.现阶段,随着高科技办公设备和应用软件的不断推广应用,机关档案管理工作需要日益规范和标准,是机关档案管理人员必须面对和改善的问题.
一、强化档案工作的规范性和标准性
（一）建立档案管理规章制度.做好档案管理的规范工作必须建立完善的规章制度,确保规章制度的可行性有助于实现标准化、规范化、现代化的档案管理质量,提升管理效率.随着机关事业单位对档案的逐步重视,与档案管理相关的各项规章制度例如《档案管理制度》《档案保密制度》《档案借阅利用制度》《档案销毁制度》都在加强和规范执行流程,认真执行档案管理各项收集、整理、奠定、立卷、归档、保管、利用、销毁等各环节工作的规范性,明确档案管理的范围、原则、方法等,做到各项工作有章可循.在档案管理中明确各岗位的责任和义务,加强档案法制建设和规范操作,充分做好各项档案管理工作.
（二）规范公文的形成和处理流程.公文作为档案工作的起点,其形成和处理的规范性至关重要,是档案管理的基础.公文拟制是档案管理的关键环节,现阶段各单位机关拟制公文的部门各有不同,大部分是由机关办公室统一拟制,也有相关职能部门起草再交予办公室统一审核并负责印发.这就使得公文的拟定缺少标准,严重影响公文的立卷和归档等档案管理工作的开展,无论档案管理作为独立的部门还是办公室职能的一部分,档案人员需要在公文阶段全程参与公文初稿的呈送及审查,对其进行规范化的审核、核稿、立项、归档等工作,尤其注意突出表达主旨思想和关键段落、数据信息的标注和使用,逻辑结构方式等严格把关,发现问题及时提出,并协作处理共同解决公文的初稿和核稿阶段的问题,以确保公文的质量,为档案管理的规范整理工作打下良好的基础.
（三）做好评估和分类工作.公文的评估工作是对档案管理人员发展眼光和敏锐洞察力的考验,如何判断和筛选有保存价值的文件进行档案归档供日后各部分的查询和调阅.现阶段档案管理工作的问题在于很多机关单位将档案管理和秘书工作合二为一,在公文评估归类的科学性方面有待加强.档案作为机关的重要职能工作自身俨然形成了年度、组织结构、内容等规范性的归档方法,结合单位的实际发展情况,严格依照档案管理的统一标准和规范,提升档案管理水平,做到查询简便快捷.
二、完善公文材料的处理和档案资料收集工作
公文及相关材料作为档案归档前必须认真检查,发现附件未归档的情况要及时催要,避免外来文件由于为及时上交或跟踪收回而造成的遗失.
（一）注重平时的管理工作.针对上级下发的公文相关档案管理人员需要完善收文登记工作,鉴别该文件的保存、归档价值,部分现行效用的文件随着工作的完成即失去保存的社会价值,对于此类文件是不做档案归档处理的.对于退出现行领域区预备参阅价值的公文,进行档案分类归档处理以方便日后的参阅、借鉴、再利用.因此对于机关档案管理应重视档案整理的规范性,阅办完毕后进入档案归档程序,做更详细和具体的规整,以备查阅之需.
（二）注重细节处理.机关档案整理的规范性在于细节处理,对于机关内部自生文件在领导确认签发后,应将形成该文件的资料全面收集整合,一次将正式文件、签发文稿、定稿、改稿、初稿等规范程序集中整理,统一装订入档成册,做好前期档案整理的各项准备工作.
三、加强档案管理人员的综合素质
档案管理工作人员的综合业务能力直接关系到工作的规范性和服务质量的好坏,因此档案管理人员的素质是规范性执行的决定性因素,直接影响业务的水平、质量、效率,除此之外,管理人员还需具备良好的政治和道德素质,以及精炼的业务素质.
（一）提升档案管理的认识高度.公文的规范化管理有助于实现公文档案的成功转化,实现文秘和档案工作完整的组织制度交接和融合,必须高度重视规范化管理流程,才能确保档案质量、减少档案管理工作程序和繁琐的一些手续,避免重复建档或归档.使管理流程更加合理化、科学化.
（二）高度的职业责任感.档案工作人员必须具备较强的职业悟性,将规范化档案管理工作落实在细微、细节处,本着对公文执行负责的态度,使档案管理工作平时化、日常化,将规范化管理流程融入档案管理的各个环节,确保每一份档案均符合规定要求,对其进行科学、规范的落实管理工作,并做出完善的评估.
（三）提升专业素质和综合素质.档案管理工作需要较强的技术性和专业性业务掌握,在日常工作中注重档案管理知识的学习,强化档案意识培养,常备专业档案管理书籍方便查询和学习,在实践中逐步提升理论水平,并将其应用到档案管理中,提升工作质量和效率.
四、结束语
档案管理工作是一项集科学性、专业性、服务性于一体的专门业务,要求工作人员具备专业的业务能力和政治敏锐度.强化机关单位档案管理的规范化工作需要经历漫长的探索和完善阶段,在理论知识学习和应用的过程中通过实践逐步实现档案管理效率、质量的提升,使得机关整体得到长效的进步,提升档案管理的服务价值.
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