档案管理与其数字化建设,本文是档案管理方面毕业论文的格式范文和档案管理和数字化建设和探讨方面论文如何写.
档案管理论文参考文献：
文/深圳市龙岗区图书馆 刘苑珠
【摘 要】随着信息技术的快速发展,其在档案管理中的应用也越来越广泛,对实现档案管理的信息化、数字化起到了重要的促进作用.通过实现档案管理的数字化建设,能够减少资源浪费,并提高管理效益.本文通过对档案管理数字化建设的重要性进行分析,提出了相应的数字化建设措施,以期更好地满足档案管理需求.
【关键词】档案管理；数字化；建设措施
档案,是指具有查考使用价值、经过立卷归档集中保管起来的各种文件材料,是任何单位或组织都不可缺少的资源.事业单位是具有服务性的公益组织,其在社会发展中的各个方面都发挥着不可或缺的作用,对档案的数量和质量都有较高的要求.档案中的数据信息对于单位或组织的发展具有重要意义,因此,加强档案管理,实现档案管理的数字化建设,是适应新形势下档案管理要求、更好地服务社会发展的必然趋势.
一、档案管理数字化建设的重要性
在事业单位中,档案管理主要分为三种,包括文书档案、人事档案和基建档案.这三种档案在事业单位的发展中具有重要作用,不仅是事业单位加强日常管理的基础依据,更是促进事业单位未来发展的基本保障.在传统的档案管理中,主要是通过人工进行档案管理,包括档案的书写、存储及归类整理,这样不仅需要耗费大量的人力资源和时间,由于人工操作速度慢导致工作量慢慢堆积,也将影响工作效率.长此以往,越来越多的档案难以查找,未能及时对其进行更新和维护,从而影响了档案的规范管理和实际应用,无法真正发挥档案的作用.随着信息技术的快速发展,信息技术在档案管理中的应用也越发成熟,单位对档案信息的提取利用也提出了越来越高的要求.档案管理数字化建设不仅能将档案管理工作化繁为简,提高工作效率,还大大节约了管理成本,规范档案管理工作,提高了档案的利用率及经济效益,对于事业单位的发展起到了巨大的促进作用.由此可见,档案管理数字化建设不仅重要,还将成为未来档案管理的发展趋势.
二、档案管理数字化建设措施
（一）建立数字化档案管理系统.随着计算机、网络等技术的广泛应用,能否高效、便捷地提供信息服务是考验档案管理工作成效的重要因素.因此,事业单位档案管理的数字化、网络化建设必将成为未来的发展趋势.针对档案管理的特点,建立数字化档案管理系统,实现档案资源信息共享,对于提高档案管理效益具有重要意义.事业单位可以综合自身的发展情况,对于涉及单位发展的所有数据信息进行整理,形成档案,并开发档案管理系统,以实现档案管理的数字化.完备的档案管理系统,应当具备用户登录、查询、下载、安全维护等功能,以确保单位内部人员在需要使用档案时,可通过查询获取信息,从而达到节约时间的目的.对于机密文件,档案管理人员可以在档案管理系统中进行加密,杜绝一般人员进行查询下载,防止文件泄密；对于公开文件,则可以设置为资源共享,供单位内部人员使用,以实现信息的流通性.
（二）建立完善的档案管理数字化制度.档案管理的过程中涉及的如“工作人员不仅仅是收集档案信息,还需要对这些信息进行加工,将其改为符合档案要求的格式以便于存储和查询”等影响因素,决定了档案管理工作的复杂性.对此,事业单位应当重视对于档案管理的数字化建设,构建完善的数字化制度.首先,在进行档案收集的过程中,要求提供档案信息的部门要严格按照档案格式进行提交,通过规范格式,减少工作人员在进行档案整理时需要耗费的时间以提高工作效率.其次,在档案管理的各个流程都要实现数字化控制,并进行适当的规范,确保档案管理符合数字化建设要求,以减少资源浪费,提高档案管理的利用效率.
（三）强化档案管理数字化建设的安全管理.随着网络技术的快速发展,信息安全问题引起了大家普遍关注.、木马等网络病毒入侵对于信息资源的危害非常大,一旦出现计算机被攻击的情况,就会导致计算机内的数据信息丢失,甚至导致机密文件被泄露,由此引发巨大的损失.尤其是数字化档案管理,档案的产生、移交、管理和利用都依靠网络进行.既然实现了档案管理的数字化建设,就必须充分考虑网络所带来的安全隐患.一方面,事业单位应当加强档案管理数字化建设人员的专业技能培训,使其具备一定的计算机应用技术,能够熟练操作计算机,并且能够处理计算机一般故障,定期对硬件及软件系统进行维护,确保计算机的安全性；另一方面,事业单位要定期对档案管理系统进行升级更新,及时处理日常应用过程中出现的一些漏洞,对于出现信息受损的情况,应当及时与纸质文件进行核对,确保档案信息录入的正确性,从而保证档案管理效益提升.
三、结束语
档案管理是事业单位发展过程中的重要组成部分,档案管理的数字化建设也是顺应时展的必然要求.因此,事业单位应当充分认识到档案管理的重要性,积极采取有效措施加强档案管理的数字化建设.通过构建数字化档案管理机制和加强数字化安全管理,实现档案管理工作效率的提升,提高档案信息的利用率,促进档案管理工作规范化管理,也为事业单位的发展提供更多有利条件.
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