基于HRP的人力资源管理信息系统在我院的运用,本文是信息系统类有关论文范文素材和管理信息系统和人力资源和运用相关论文范文素材.
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摘 要：现代化人力资源管理信息系统对医院整体管理发挥着重要的作用,笔者通过对医院基于HRP下的人力资源管理信息系统建设的实例分析,探讨如何构建一种适合现代化医院管理的人力资源管理信息系统,充分发挥人力资源信息的作用,以提高管理效率、提升管理效果,同时分享建设该系统的心得体会.
关键词：HRP 人力资源 信息系统 医院
一、HRP 系统概述
医院资源计划(hospital resource planning,HRP)是医院引入ERP系统的思想和技术,结合现代化的管理理念、流程以及医院已有的资源,在现代医院的管理理念、流程以及资源方面的基础上,形成的一套高效统一、信息共享的系统化的医院资源管理平台.
HRP系统一般由人力资源管理、财务管理、成本核算、绩效考核、资产管理、物流管理等模块构成.医院人力资源作为医院的核心资源,是医院管理中的重要组成部分,将医院高效的人力资源管理与现代信息系统结合在一起,可提高医院整体的工作效率和质量.从战略角度重新审视现代医院人力资源管理模式,结合现代信息系统的医院人力资源管理可以推动医院人力资源管理的职能从传统的人事管理到战略的人力资源管理的转变,提升医院战略决策的管理能力,增强医院核心竞争力.
二、医院人力资源信息管理的现状及存在的问题
德阳市人民医院是一所学科门类齐全,集医疗、教学、科研、健康管理为一体的现代化甲等综合性医院,近年来医院在医、教、研方面均取得显著进步,连续四年被评为全国“改善医疗服务示范单位”,连续六年跨入中国医院竞争力地级城市医院排名100强,2018年荣膺中国医院竞争力五星级医院.医院要保持强有力的竞争力,除了在各学科的实力上要占有优势外,也离不开科学、先进的管理理念与管理方式.但面对新的形势、新的要求,医院还没有形成与之完全相适应的管理方法和手段,给管理造成困难,具体表现：
1.人员结构复杂、工作量大
医院现有在岗人员2523人,包括编内职工、合同制职工、返聘职工、规培学员四类人员.面对日益复杂而庞大的职工队伍,人员基础信息管理工作量日益加大,近年来,医院一直使用相对传统的人事信息管理系统,主要基于单机版的系统结合WORD、EXCEL等办公软件进行手工录入和统计分析,造成工作效率低下、信息更新不及时、信息流通不顺畅、信息统计不准确等问题.医院人力资源部共有6名管理人员,平均每人要服务400多名职工,如此多的工作大部分都是通过表格填写与手工录入的方式完成,工作量非常巨大.
2.缺乏统一完整、有效的管理工具
目前医院使用上级部门指定的信息系统较多,如：工资系统、岗位管理系统、档案管理系统、卫生人才网报系统、报表管理系统等,加上医院内部的HIS系统、OA系统,各类WORD、EXCEL表格等,人力资源内部各系统繁多,互相独立、数据重复,无法数据共享,检索查询困难.同时医院各部门还有独立的系统,各自为政,无法有效联动,形成“信息孤岛”.
工欲善其事,必先利其器,基于传统手工录入与单机版的人力资源信息管理与管理系统已不能适应医院迅速发展的管理要求,利用计算机技术、网络技术,建立现代的、科学的医院人力资源信息管理系统成为当务之急.
三、HRP系统中人力资源信息系统特征及优势
1.功能性
人力资源信息系统可以进行横向的多角度查询及纵向的跨年度查询功能,以满足不同使用人员的需要；同时系统支持追溯查询,可以查询到最原始的人力资源数据.
2.灵活性
系统能够满足基本人力资源报表的要求,同时也要满足行业人力资源报表的要求,能够自行设计管理报表格式,具有通用性与适用性,以满足综合医院人力资源管理系统的分类合并与汇总报表.
3.先进性
系统重在控制管理和决策支持；并且采用整合性的思路,先进的管理思想,从而实现最佳的业务流程,达到最大程度的数据综合利用,确保系统应用的先进性.
4.可靠性与安全性
具有严格的安全控制和数据备份机制,确保数据安全可靠.在网络配置上,确保内部各系统的数据不被非法用户所获取和破坏,强化权限管理功能,具有多级安全机制,并建立完善的日志机制,做到所有操作都有据可查.
5.可扩充性
可动态设置业务流程和数据流程,适应综合医院以后由于管理机制、业务流程和管理要求等发生变化而导致的业务重组,满足大型综合医院未来发展的需要.
四、HRP系统中人力资源信息系统模块及功能
根据医院人力资源管理现状,结合企业现代人力资源管理的优势,在细化并完善医院人事管理的工作流程的基础上,形成医院人力资源信息系统模块.
1.组织机构管理模块：提供多种组织架构模式（总院、分院等）,以列表与组织架构图的形式完成整体机构架构规划的设计,包括组织单元、工作职责等.
2.岗位管理模块：可以清晰地定义出医院组织结构,包括设置部门和医院、岗位和部门的隶属关系、岗位与岗位之间的汇报结构、岗位的数量、岗位的性质级别、岗位的职责和要求、岗位说明书等.
3.人员管理模块：建立人员信息档案,管理各类人员基本信息和变动信息,并能对员工的各种信息进行分类管理和维护.提供对在职员工、解聘员工、离退员工等的档案管理功能,按照国家档案管理规定生成档案目录.
4.合同管理模块：完成劳动合同及相关协议的签订、续订、变更、终止、解除（审批流程）.
5.薪酬管理模块：支持多种薪资方案、薪酬项目的动态设置,并能保留历史方案、项目设置记录、历史薪资数据.可以按照实际需要,自由设定多个薪资报表的模板；可以自由设定员工工资单的项目,实现打印工资单、email 发送、员工网上查询工资单、短信发送四种方式.具有强大的薪资分析统计功能,可以得到医院不同时期、不同统计维度的工资汇总分析数据.
6.保险福利管理模块：分为社会保险、意外保险、补充医疗保险等模块.可以有效管理员工的各项保险及统计,针对社会保险的各项保险,系统自动按照缴费基数和缴费比例来计算.与薪资模块无缝关联,人员信息提交退休状态后,需要养老、医疗、失业、工伤、生育相关的业务确认并*完成相关减员手续后才能正式减员.
7.考勤管理模块：可以自定义休假、缺勤的类型和规则,能灵活设定加班、迟到、早退等考勤项目的考勤规则,并设定与薪资项目的关联.
支持多种具有医院特点的考勤类别设置,包括班次、假别、出差、加班等的设置.实现员工考勤的管理,对员工的考勤数据进行计算、核对、校正后,将每月的考勤计算结果数据提供给工资管理子系统,参与工资计算.
8.招聘管理模块：完成医院招聘活动的管理.包括：部门的招聘需求申请,人事部门进行招聘计划的制定,招聘岗位的发布,外部招聘活动及人才库管理、内部招聘活动管理,以及招聘计划的评估等.
9.培训管理模块：提供对医院内部员工培训体系的管理,实现培训资源的管理.建立医院标准化的培训教材、培训机构和培训课程.实现培训的实施管理,包括培训费用的管理,如场地费、交通费、活动费等、实现培训计划相关文档的管理等；实现培训评估的管理,可对培训进行师资、机构、学员、整体效果进行多维度评估.
10.绩效考核管理模块：绩效考核管理是人力资源管理的重要手
段,无论是部门考核还是员工考核,绩效评估的理论和方法很多,比如：
KPI、分项打分、评语、强制分布、目标管理、360度反馈等等.系统支持多种的绩效评估办法,并可以根据情况用以上提到的评估方法灵活设置综合的评估方法.
11.领导自助和员工自助模块：为高层领导辅助决策提供信息支持.领导可随时查阅人力资源管理相关的各种信息,如组织结构图、员工、薪资信息、考勤信息、常用报表等,实现对人力资源状况分析,工资结构分析等,并直观地以直方图、饼图等形式展现,为领导决策提供依据.提供强大的员工自助服务功能,员工可自行查看本人的信息及岗位职责,并提供各类申请和报名（请假、职称申报、培训、考试等）.
五、HRP系统中人力资源信息系统的建设问题
1.转变观念
新的人力资源信息系统无论在使用上、界面上都与过去的系统存在一定区别,使管理人员一时难以接受,特别是系统数据共享和动态的变化造成系统在运用过程中增加了使用者的工作量和工作强度,从而对新的系统产生抵触心理和排斥情绪.同时,由于惯性原因,使用人员也会由于习惯过往系统不愿意接受新方法、新理念、新观点而排斥系统的使用.
2.联动影响
应用HRP后,由于新系统和旧系统的差异,医院各个部门的业务流程和具体处理方式也发生了改变,产生了很多不确定性,HRP的使用使得医院各个部门间联系更加紧密,人力资源的某个模块出现了问题,就会直接影响其整个的运作,进而也会影响其他职能部门的工作流程,从而对医院的整个管理产生影响.
3.实施培训
根据医院的具体情况,应本着先易后难,分步实施的原则,逐步实现人力资源信息系统.软件供应商派遣具有综合医院实施经验的工程师到医院进行项目实施,并确保实施人员在实施期间的稳定.
第一步 先进行组织机构管理、岗位管理、人员管理、合同管理、薪酬管理、保险福利管理、考勤管理、统计报表、流程平台、时间管理、领导层自助、员工自助.
第二步 进行招聘管理、培训管理,绩效管理,进行试运行,根据运行情况,然后再上其他模块.
第三步 开发数据接口,实现与医院HIS项目的数据对接共享.
六、体会
1.管理层重视
任何一项管理制度的改革,务必需要管理层的重视,才能强有力地高效实施.尽量使领导充分认识与肯定HRP系统构建与改进的必要性,使该项工作提升到必要的高度,寻得各职能部门的支持与配合,一定程度上提前扫除工作开展的障碍,降低工作开展的难度.
2.充分的需求调研
开发构建一个全新的信息管理系统,需要做好充分的前期准备工作,需求调研是必不可少的一步.HRP系统不仅要满足某个部门的需求,亦要满足多部门的需求,甚至一定程度上要满足全体员工的需求,必须有一定的前瞻性与拓展性.广泛进行需求调研,反复进行需求论证,提早搭建系统框架是构建整个系统成功与否的关键.
3.加强部门沟通
从全局考虑,顺畅的沟通可以提高解决问题的效率,各个部门要相互配合,密切联系,使得HRP系统能顺利运行,将医院管理损失降到最低.HRP上线后,还需要构建一支系统运行维护队伍,加强对医院信息化人才的系统培训,使其掌握新知识、提高业务水平,满足医院在新系统上线后数据维护等的信息化建设要求.
HRP系统不只是一套信息系统,更是一种先进的管理思想和理念.
HRP系统下的医院人力资源管理体现了管理的精细化、规范化和一体化,从而提升医院的核心竞争力,并能在竞争激烈的医疗市场中表现出强大的竞争优势.
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