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［摘 要］企业通过创新管理理念,运用先进的信息化手段,从科研能力、研究方向、课题规模、科研经费及科研产出等方面进行顶层设计,以实现科技项目从孕育、申报、立项,到经费管理、变更、中期检查,再到结题、归档、成果管理等的全过程信息化管理,有效提升科技研发管理水平.
［关键词］项目管理；科研管理；信息化；科技创新
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.025
［中图分类号］F273.1 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）20-0042-02
0 引 言
近年来,北京矿冶研究总院按照《2006-2020 年国家信息化发展战略》要求,以及国务院国有资产监督管理委员会《关于加强企业信息化工作的指导意见》,部署实施了科研管理信息化发展计划.以科研计划及其执行管理为核心,综合运用创新的管理理念和先进的信息技术,对全院科研行为进行全方位、立体化、多角度管控.
科研管理信息系统的成功实施,对于规范科研管理流程、降低管理成本、提高管理效益至关重要.纵观本次信息化项目从规划到实现的全过程,有4 个要素是决定系统成功实施的必要条件.
1 明确实现目标,量化任务指标
依照现代项目管理理论,北京矿冶研究总院要完成从“目的”到“指标”的逐步细化,即明确推进信息化的目的是什么,进一步具体到系统要实现的目标是什么,再细化到本次要完成的量化任务指标.
北京矿冶研究总院通过目的—目标—指标“三步走”,最终量化了科研管理系统的建设任务,实现从项目申报、立项批复,到合同管理、经费管理、中期检查,再到项目结题、归档、成果管理的全过程管理；采用先进的工作流引擎技术,实现网上审批功能.科技管理部门能够全面掌握项目基本信息,如项目实施进度、经费支出和成果产出等.课题负责人对所负责项目进行过程精细化管理,统一管理,分级授权；与其他信息系统互联互通,实现资源共享.
2 全面整合统筹,加强科学规划
科研管理信息化是一项复杂的系统工程.信息系统的有效实施,首先需要各级领导的理解和支持,“一把手”的重视是科研管理信息化工作顺利实施的重要前提和保障.其次,统筹安排、充分调研、科学规划,是科研管理信息化工作顺利开展的重要保障.
为加快北京矿冶研究总院科研管理信息化建设和升级的步伐,院领导高点站位,始终坚持以信息手段助推科技创新,明确以信息化建设带动办公自动化和科研管理现代化的工作思路,成立了以院领导班子带队的“院信息化领导小组”.立足实际需求,对北京矿冶研究总院科研管理工作相关问题进行深入的研究分析,充分听取各职能部门、研究所和子公司的意见、建议,统一部署、合理规划.按照科研管理工作分工,将科研管理信息化工作分为3 个主要业务板块,分别为项目管理、条件平台、成果管理.
各业务板块既有分工,又相互关联,特别是项目管理贯穿科研管理工作始终.科研项目管理信息化设计是否科学、合理,关系着科研管理信息化工作的成败.为此,北京矿冶研究总院以科研项目管理为主线,加强人员和资源配备,梳理了科研项目管理各环节的审批流程、设置管理权限,明确开放共享数据信息等,从科研能力、研究方向、课题规模、科研经费与科研产出等方面进行顶层设计,确保科研管理信息化有序推进.
科研项目管理的重心在于研发项目中的计划制订、执行和跟踪.通过信息化手段,各级科研管理人员能够对项目进行实时规划和监控.与此同时,系统对所有中间数据进行记录,实现了技术研发生命周期数据的全过程管理,确保研究工作按期、保质交付.
3 运用先进技术,释放卓越功能
3.1 先进的技术构架
在业务梳理清楚后,信息化的实现方式和技术落地是软件厂商的主要工作.而检验软件厂商是否有能力完成技术实现任务的方法包括：①对业务的理解能力,是否有过类似的系统开发经验；②软件厂商提供的“科研管理系统”产品是否成熟、稳定、易用；③产品技术架构是否先进,能否适应业务不断调整的需要.
基于以上3 点,从科研管理系统的技术先进性、稳定性、易用性及易维护性4 个方面综合考虑,北京矿冶研究总院和软件厂商一起决定采用J2EE 作为整个平台的架构技术,基于Browse/Server 结构,使用目前主流的3 大框架（Struts + Spring + Hibernate）作为整个系统的技术架构,搭建整个科研管理信息系统.其系统体系结构如图1 所示.
从图1 来看,可以把整个系统抽象概括为“一个门户、三个体系、五个层次”.“一个门户”,该门户将采用J2EE 技术实现统一的安全访问策略,为各级用户提供方便、安全的信息集成服务,实现“单点登录、全网漫游（在多个系统间无缝切换）”.“三个体系”是指,标准规范体系、安全保障体系、运行管理体系；“五个层次”是指,基础设施层、数据系统层、系统平台层、应用支撑层与综合应用层.这样的模块化结构设计带来的好处是：便于功能扩展；便于和其他系统接口.
3.2 系统功能设计简述
科研管理系统实现了对科技项目的全过程管理.该系统的主要用户包括科技管理部门（科技发展部）、科研人员（项目负责人、项目参与人）、科研助理及其他管理人员,并通过以下5 个子系统实现.
3.2.1 项目申报管理
项目申报管理主要针对纵向课题的申报过程,包括指南信息发布、项目申报、内部审批、批复下达等功能.项目申报管理中科技发展部在申报指南中添加项目批次信息,项目负责人通过内部申报、领导审批及项目的批复下达等重要流程建立网上统一的规范,方便项目负责人及各级领导随时进行项目申报情况的浏览.
3.2.2 合同管理
合同管理主要功能包括合同申办管理、合同审批、合同台账管理,以及在此信息基础上的统计分析、查询.合同管理的目的是通过网络手段将合同信息结构化、电子化,使合同信息管理更加及时有效,统计分析更加灵活方便.由负责人将合同基本信息进行添加,在系统中进行合同的审批,并进行合同执行各个节点的监督,形成实时的合同台账,供不同权限用户管理、查看.
3.2.3 项目实施过程管理
项目实施过程管理包括实施方案制订、进度监控、中期检查、项目变更、结题验收以及技术文件归档等功能,主要实现功能为将立项项目执行的过程进行全面管理.
首先,科技发展部将项目立项的信息发布后,项目负责人会在项目开题阶段完成项目基本信息填报、项目预算、实施方案设计及项目实施进度安排等方案的编制,同时将项目任务进行分解,使项目组成员可以在系统中添加项目的完成情况等,系统会完成项目中重要的里程碑节点的检查,如中期检查、结题验收等.结题验收后,项目负责人会将项目过程中的各种技术文档或相关资料统一进行归档.
3.2.4 经费管理
经费管理包括经费预算、拨付、拆分以及使用等功能,同时通过数据实时对接,及时了解项目各科目支出情况等.各级管理者对项目经费的拨付和支出情况及时监控,确保项目经费使用的合理性.
3.2.5 成果管理
成果管理模块包括项目成果、论文论著、专利与知识产权等,具有鉴定、评奖、成果转化等功能.项目成果管理模块是对科研项目中产生的科研产物依据不同的类型（如论文论著、专利、标准库等）进行管理.项目成果需进行分类管理,保证科研管理人员和项目负责人直观地查看到项目成果信息.
成果鉴定及评奖,由科技发展部发布成果鉴定、评奖信息,由科研人员进行网上申请,通过评审或审批的手段进行成果的内部鉴定,内部鉴定、评奖完成后,可申报国家奖等,这些结果也将被记录在系统中,方便管理人员进行成果登记,并掌握成果的实时动态.
4 坚持以人为本,注重持续发展
科研管理信息化建设是一项长期的、持续完善和不断改进的任务,不可能一蹴而就,更做不到一劳永逸.这其中既有技术问题和管理因素,但更重要的是观念转变和理念创新.
北京矿冶研究总院充分考虑到科研人员的实际需求,各个环节的设计均遵循了“尽量减少科研人员工作量”的原则,从而带来了管理观念的革新,有效消除了旧有科研管理模式的弊端,将整个组织的资源、信息有机地组织在一起,不仅拓宽了管理者的视野以及加大管理工作的深度和广度,也强化了广大科技工作者间的交流和理解,从而激发了他们的创新精神.科研管理信息化的内涵在于创新出能够体现系统性、关联性、即时性与针对性等特点的新的管理流程和管理模式,替代原有的管理模式,从而使工作人员从繁杂的事务处理中解放出来.
信息化系统顺利实施的另一个重要因素是系统应用推广和培训.在新科研管理系统上线前和上线后,北京矿冶研究总院多次组织各部门科研人员和管理人员开展科研系统管理培训,明确科研管理信息化工作在北京矿冶研究总院科研工作中的重要作用,针对业务流程和信息化管理的具体操作进行培训.通过培训使管理者和研究人员了解新的工作程序和操作,确保系统能够为广大科研和管理人员服务,并通过系统操作便捷地完成各项工作任务.
系统要想持续地发展,就要不断改进与完善,包括平台的升级与转移、应用程序的优化与改进、数据质量的提高、管理运维体系的建立、服务质量的提升以及管理理念的提升,还有从形式到内涵的管理创新等.科技创新是北京矿冶研究总院得以生存发展的灵魂,而信息化是推动科技创新的重要力量,北京矿冶研究总院要在创新中发展,信息化程度和水平也将在应用中不断提高,更好地为科技创新提供支持.
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