高校学生个人档案材料收集规范,本文是高校学生类有关学术论文怎么写与个人档案和高校学生和规范类论文范文素材.
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【摘 要】学生档案材料是干部（工人）人事档案形成的基础,其收集工作至关重要.本文介绍了学生档案材料收集相关法律法规,指出其中不足.针对收集工作中遇到的问题,从工作实践出发提出规范学生个人档案材料收集的途径.
【关键词】高校；学生档案；收集；规范
学生档案是干部人事档案的原始材料,是不可再生的宝贵资源.收集工作则是档案管理工作的基础,九层之台起于累土,缺少这一环节,档案管理工作将成为无米之炊.学生档案材料收集工作,是保证学生档案真实、完整、全面、规范的关键,是学生档案管理的重要环节,也是干部人事档案管理的基础环节.在具体的收集工作中,因缺少相应法规指导遇到了种种问题,学生档案管理相关法律法规亟待完善.基于此,本文积极探索学生个人档案材料收集规范,为制定更为完善的高校学生档案管理办法抛砖引玉.
一、学生档案材料收集相关法律法规
2008年,由教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》,即通常所指的27号令,第十五条规定了学生档案材料收集的范围：主要包括高中档案、高校入学登记表、学籍档案、奖惩材料、党团组织材料、高校毕业生登记表等.且其中的“高中档案”没有明确是否必须包含成绩单等重要材料.
2009年7月颁布的新的《干部人事档案材料收集规定》（中组发〔2009〕12）,以及2012年6月组织部印发的《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》组通字〔2012〕28号,都对干部人事档案材料的收集范围作了规定.鉴于高校学生档案是干部人事档案的前身,在收集学生档案材料时,可援引以上两法规作为参考.
由此可见,对于学生档案材料收集,现有法律法规过于笼统,缺少标准化、规范化的指标体系,对具体操作的指导性不强.
二、收集工作中常见问题
（一）内容不完整.造成档案材料内容不完整的原因主要有：1.材料形成部门未按照规作相关材料,例如诸多高校本科毕业生无学士学位证明.2.归档部门不配合、不能及时向档案馆移交材料,例如学生毕业转档工作完成后院系或组织部门才将党、团组织建设工作中形成的材料移交档案馆,造成个人材料分离.3.学生本人对于应当归入个人档案的材料范围不明确,例如有些学生不清楚《教师资格认定申请表》需归档,一直自己保存.
（二）手续不完备.档案材料手续不完备,关系到其审批程序是否明确.学生个人档案中若存在手续不完备的材料,那么档案的质量、真实性及实用价值将会大打折扣.如毕业生登记表没有就业部门公章,那么学生的毕业状态就不明确；学生成绩单上无培养部门及教务处公章,其真实性也受质疑.
（三）格式不规范.由于在《高等学校档案管理办法》中没有具体说明学生档案材料表格设置、内容填写的具体要求,实际工作中经常发现表格设置不科学（如左边装订边预留过小）,填写不规范（如字迹潦草、使用圆珠笔填写等）的现象,对于档案装订、长期保存以及查考利用造成严重影响.
三、规范学生档案材料收集的路径
（一）建立收集工作机制.1.建立收集网络,档案管理员主动向档案材料形成部门及学生个人收集档案材料.运用网络工具与招生就业处、教务处、学生处及学生所在院系等部门及时沟通,如建立微信群、公众号等,随时发布归档范围、归档时间、归档要求等信息.2.建立档案材料移交机制,明确责任和分工,加强监督和检查.集中定期收集的常规性档案材料,如新生档案、成绩单、入学登记表、毕业生登记表、党团材料等,由各部门在规定的时间内把档案材料向学校档案管理部门定时移交.零星临时收集的非常规性档案材料,如学籍变动证明、获奖登记表、教师资格认定申请表等,由档案管理员通过公众号或与院系辅导员联系,将散落在学生个人手中的有*价值的材料及时收集归档.3.建立档案材料审核登记制度,及时在材料登记本或档案管理系统中逐份登记.审核中发现的不符合归档要求的材料,需退回材料形成部门,完成补办手续后方可接收.对于填写不规范、手续不完备的,要求材料形成部门应当重新制作,补办手续,或者由组织人事部门审改（或出具说明）并加盖公章.
（二）规范归档范围.随意扩大归档范围,会造成档案庞杂,降低实用性,增加工作量；缩小收集范围,会导致材料缺失,影响完整性.1.必须归入个人档案中的材料.学历学位材料；党、团组织建设工作中形成的材料；中国入党志愿书、入党申请书、转正申请书；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；中国共产主义青年团入团志愿书；加入或退出党派的材料.2.建议归入个人档案中的材料.对于需要归入学生个人档案的重要材料需要做出标注,诸如：“该材料*完毕请归入个人档案”,避免重要档案材料遗落在个人手中.学生在学习过程中处于动态的变化过程中,例如学生在校期间调整专业、留级、跳级、休学、参军入伍等等原因中形成的档案材料,学生在重大活动、比赛中获得的省部级、国家级荣誉证书；学生考取资格证书的申请表等,都要求将其作为归档材料装入学生档案中.3.不建议归入个人档案的材料.具有短期时效性的材料,不适宜归入个人档案长期保存.例如思想汇报是有效地了解和掌握大学生的思想动态和心理变化,进而有针对性地进行个性化的入党动机教育活动的载体,不应归入个人档案保存,避免增加档案负担.
（三）制定收集标准.1.必须是*完毕的正式材料,正在*阶段的材料不能进行归档处理.2.载体须采用国际标准A4纸型（297*210mm）,按照装订档案保护要求材料左边应留有25mm的书写边.3.记录材料应当使用黑色墨水笔或签字笔,因其中主要含有碳元素,不易被氧化,利于长期保存.杜绝使用圆珠笔、铅笔等不符合要求的记录材料.4.归档材料的手续要完备.档案管理员需认真审核材料中应组织盖章、个人签字、粘贴照片的位置是否有组织公章、本人签字、照片.5.归档材料除以下特殊情况外不得使用复制件：各类证书、；全国统考科目成绩单；补充收集的历史久远的材料.复制件存档时必须在其上注明出处、复制时间,并加盖材料出具单位或人事关系所在单位组织人事部门的印章,以便确保复制材料的真实有效.
【参考文献】
[1].国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》[Z].2008年9月1日起施行.
[2]组织部.《干部人事档案材料收集归档规定》[Z].2009-7-17.
[3]王静.浅析高校学生档案管理中存在的问题及对策[J].山西档案,2013(S1):178-180.
[4]李育林,盛清才.加强和改进大学生入党动机教育载体建设研究[J].湖北函授大学学报,2016,29(18):56-58.
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