大数据时代企业档案电子文件管理,本文是关于大数据时代相关本科论文范文跟电子文件和档案和时代相关硕士学位毕业论文范文.
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【摘 要】本文在了解企业档案电子文件基本情况的基础上,分析企业档案电子文件管理存在的问题,并针对问题提出对策,以使电子文件更好地服务企业,在企业中得到广泛应用.
【关键词】大数据；企业档案；电子文件；管理
随着企业不断地发展和进步,记录企业各项活动的文件不断增多.在企业应用电子设备的今天,产生了大量记录企业发展的电子文件.电子文件的产生给企业档案工作带来了前所未有的挑战.
一、 概述
（一）大数据的概念.大数据（big data）也称海量数据、海量资料、巨量数据、巨量资料,一般是指由数量巨大、结构复杂、类型众多的数据构成的数据集合.
（二）企业档案电子文件的概念.企业档案电子文件是指企业在生产经营和管理活动中形成具有参考、利用、保存价值文件材料的信息化.包括两方面内容：一方面是归档保存的电子文件；另一方面是历史企业档案数字化后形成的电子文件.
（三）企业档案电子文件的特点.1.可操作性强,信息的易变性.企业档案电子文件的形成应用于多种技术,其内容和形式是相对独立的,其内容进行修改是非常容易的,而且改后不会留下任何痕迹.另外,电子文件可以储存于不同的载体,人们无法从其所包含的内容以及载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及完整性.2.传递快捷,实现资源高度共享,信息与载体的可分离性.企业档案电子文件是信息化形态,除纸张以外的移动硬盘、磁盘、光盘等都已成为了载体的“新成员”,可以根据利用需要,采用不同的方式输出,从一种载体转移到另一种载体,其内容却不发生任何变化,实现异地传输.3.对系统设备的依赖性强,信息的非人工识读性.企业档案电子文件不能直接阅读,它从形成、传输、存储、检索到利用都要依赖特定的设备和特定的软件而实现,脱离了特定的软硬件设备,电子文件就看不到了.
二、企业档案电子文件管理存在的问题
（一）法律问题.由于企业档案电子文件易变性特点,突破了传统“原件”概念,使其原始记录性难以判断,凭证价值和法律效力难以确定.企业档案电子文件管理体制机制不健全、不到位,大数据挖掘缺乏配套的政策法规,数据保护整合等方面缺乏完善的制度,企业内部之间缺乏统一的大数据标准和可供参考的规范,导致企业档案电子文件管理的方式方法各不相同、内容格式杂乱无章、水平参差不齐,影响电子文件的统一有效管理.
（二）长期保管问题.由于企业档案电子文件信息与载体可分离性及信息的不安全性特点,在企业档案电子文件管理的过程中,如何对电子文件进行长期保管,成为档案工作面对的重要问题.长期保管问题包含：一是载体保管问题；二是信息保护问题.
（三）安全问题.1.物理安全.它包括两个方面：一是环境安全.即电子文件的设备及存储介质所处环境安全；二是设备安全.即物理设备选型、装配符合相应的工业标准.2.载体安全.电子文件具有载体不稳定性,这就决定了它容易受外部环境的影响.不适宜的保管条件会导致电子文件质量缺损,导致信息载体寿命缩短、导致载体材料出现变形、断裂、伸缩、折痕、消磁和磁粉脱落等情况,影响文件信息的安全.
（四）人员问题.大数据时代企业档案电子文件管理人才队伍不健全,电子文件逐渐替代纸质文件,成为发展的主流.
三、解决问题的对策
（一）建立健全企业档案电子文件管理的法律法规.建立健全适合企业自身特点和需要的法律法规及其管理办法和制度,希望通过法律：一是规范企业档案电子文件的相关活动,杜绝任何在无意或有意中对电子文件内容及载体造成伤害的可能性；二是电子文件凭证价值和法律效力得到承认；三是对蓄意破坏、盗窃电子文件信息的不法分子产生威慑力.
（二）利用技术手段,确保企业档案电子文件信息及载体长期保管及安全.1.签署技术.在企业档案电子文件上进行光笔签名或数字签名,把电子文件上的签名作为检验其原始性、真实性、完整性和安全性的依据.目前,在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名.2.防写措施.将企业档案电子文件设置为“只读”状态.用户只能从电子计算机上读取信息,而不能对其做任何修改.3.加密技术.加密技术可以确保涉密电子文件内容的非公开性,是保证电子文件机密性的重要方法,其目的是采取某种数字方法将涉密信息伪装起来,使非法入侵者无法了解涉密信息真实含义.通常多采用“双密钥码”法.加密技术可以对用户的访问进行控制,限定了用户对电子文件的操作.
（三）培养复合型档案管理人员.基于企业档案电子文件的特点,企业档案电子文件管理必须依靠高素质的档案管理人员,档案工作人员一定要树立安全意识,增强电子文件管理意识,提高计算机操作能力,提高自身的综合素质和业务技能.
四、结论
大数据时代,企业发展进步,电子文件大量产生,给档案管理工作带来了各种各样的问题.不断研究、探索,克服困难,找出解决方法,改进措施,使档案资源得到安全、可靠的保护,实现档案信息资源共享,改进管理模式和技术创新,实现档案管理工作的科学化、制度化与规范化.档案更好地服务于企业,促进企业和档案事业共同发展.
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