信息化背景下的高校财务档案管理工作探析,本文是档案管理函授毕业论文范文跟档案管理和信息化和财务类毕业论文怎么写.
档案管理论文参考文献：
侯 潇 河南艺术职业学院
摘 要：财务档案作为单位机构经济业务往来重要资料与证据,是财务工作流程中的关键内容与最终环节.而高校的财务档案管理工作在当前的信息化背景之下,应当借助于高速发展的信息技术去全面提升财务档案管理工作的质量与效率,进而充分发挥财务档案在高校决策中的依据作用.基于此,文章将主要针对信息化背景下的高校财务档案高校工作展开深入探析,力动我国高校财务工作的规范化与高效化.
关键词：信息化；高校；财务档案；管理
中图分类号：G647 文献识别码：A 文章编号： 1001-828X(2018)015-0191-02
现如今,我国档案管理部门早已将信息化管理平台建设提上了档案建设的规划日程,以信息化技术手段对档案资料实行管理,能够有效改进传统档案管理工作体系中的诸多弊端.因此,在高校财务档案管理工作当中,需要认清当前形势,将信息化档案管理视作发展目标,助力高校传统财务档案管理方式的升级,为高校财务决策提供更为全面详实的信息依据[1] .
一、高校财务档案信息化管理的必要性
随着高等教育的大力发展,入学人数与办学规模也在近年来有了巨大飞跃,愈发频繁的经济业务使得高校的财务档案数量急剧增加.面对着财务档案信息资料不断提升的被查询与利用频次,高校的财务档案管理面临着巨大压力.而随着信息技术在社会各领域之后能够得到广泛应用并取得良好实效,高校也意识到了推行财务档案信息化管理能够有效提升工作效率,使得财务档案信息得到更为完好的保管,并且更有利于查询与利用,改善了以往人力、物力不足的问题.所以,不管是顺应社会时代的发展潮流,还是化解逐步加剧的工作挑战,高校都很有必要推进财务档案信息化管理建设.
二、当前高校财务档案信息化管理中存在的不足
1. 思想认识偏差
财务档案管理作为财务管理工作的最后环节,在高校的财务管理工作中却是较为薄弱化解,一定程度上制约了财务管理工作实效的提升.而对于高校财务档案管理工作的不重视很大一部分原因源自于高校领导与财务工作人员的思想认识偏差,片面地认为档案管理工作仅仅是保管资料,并无多大技术含量,因此在制度建设、人才投入等方面都未上心,导致大部分高校在财务档案管理方面尚未形成规范与标准.
2. 管理水平较低
在高校财务档案管理信息化建设的推行中,依旧有众多高校采取的管理方式以纸质化档案为主,加之在财务档案管理工作方面的投入力度不够,导致档案资料的收集、整理较为混乱与模糊[2] .具体来讲,主要表现为：高校财务部分人手不足且工作量大,在进行财务档案收集时会显得较为粗糙,并未对其细分化,更谈不上按照类别、利用途径等进行整理与保存.所以,财务档案资料的实用价值与价值大小含糊不清,导致档案管理人员难以识别其重要性与否,同时也加大了档案利用的难度,弱化了财务档案信息的利用价值.
3. 档案分类的合理性不足
部分高校虽然每年都会按照《会计档案制度》中的要求,将会计档案、文书档案全部装订成册,然而在这一过程中依旧存在分类不合理的情况,加之为构建系统化、简明化的检索工具,也给高校财务档案信息的查询带来困难.久而久之,高校的档案室中势必会堆积如山,需要销毁时则难不分资料重要与否一并执行,导致诸多重要信息得不到保存、此外,会计数据与软件磁介质在归档保存过程中为做到及时性,造成会计档案的安全性与完善性不足.
4. 管理人员综合素质偏低
在高校财务档案信息化管理建设中,需要既拥有档案管理专业技能有具备信息素养的人才,而这类人才的数量在目前来看极为稀少.究其原因就在于：一是高校领导层对财务档案管理工作的认识不足,认为这项工作的内容只是保管资料,并无多大技术含量；二是对于财务档案管理人才,高校并无系统的培训计划,更谈不上提升财务档案管理人员的信息素养；三是目前高校财务部门并未配置足量且专职的财务档案管理专员,大多为后勤或行政.
三、高校财务档案管理的信息化建设工作
1. 实行制度化管理
强化高校财务档案管理的环境建设,以科学合理且切实可行的管理体系建设去制定完善的财务档案管理制度,推行制度化管理,提高信息化建设实效[3] .具体来讲,需要做好以下制度建设工作：
(1) 存档管理制度.高校财务档案管理人员需要按照财务收支项目、类目及档案利用方向等作为依据,对所有财务资料进行归档,并对其内容价值进行鉴定,进而实现财务档案资源的合理收集与整理.同时,还应标注内容与存档时间,确保所有财务档案资料都能得到有序且完整的保存；(2) 保存管理制度.为了保证高校财务档案管理工作的快速、精准,提高档案资料利用者的满意程度,财务档案室应当进行各项类别检索工具的编制工作,比如编制各年度的财务总结目录索引、各项财务卷宗的文件名索引等等 (3) 输出管理制度.应当组建财务管理小组,结合高校利用财务档案资料的实情去进行针对性的财务档案专题开发,以检索、编制等功能的实现,去提升财务档案的高效利用.(4) 安全管理制度.加强对信息化平台的监控力度,实行物理隔离,将各类财务档案数据进行备份,同时结合国家标准的档案管理办法,采取“一式两套”的安全管理标准.
2. 完善基础设施
在当前的信息化背景之下,高校财务档案管理的信息化建设工作推行则需要对相关设施进行完善,而涉及到信息化建设的设施通常包含存储设备、服务器、数据库、操作系统、交换机、路由器等等[4] .要想确保高校财务档案管理信息化建设工作能够拥有稳定的硬件运行平台,则需要配备大容量且读写速度快的存储器与服务器、安全性与稳定性极强的操作系统、覆盖范围极广的高校信息网络,同时配置好路由器与交换机.此外,基础设施除上述硬件设备以外,还包含软件平台,其中则涵盖了高校财务档案管理数据处理软件、数据库系统以及操作程序、电子档案管理程度等等.可见,唯有在软硬件平台的良好搭配下,才能够推动高校财务档案管理信息化建设工作
3. 财务档案信息的数字化与网络化
要想全面实现高校财务档案信息的数字化,则需要保证档案信息的完整性与精准性,所以在对财务档案信息进行收集整理时需要确保规范与及时.此外,在针对高校财务档案信息实行数字化处理的过程当中,要先对电子档案实行归总分类,之后对具备利用价值的纸质财务档案实行数字化转化,以高质量的数字化转化工作去保证财务档案信息的标准化,为高校财务档案管理工作的信息化奠定坚实基础.
高校财务档案信息的网络化在信息化建设中是一项极为关键的工作内容,也是实现财务档案信息数据共享的重要步骤.首先,应当构建财务档案信息数据库,因此也就要求高校财务档案管理人员需要将已经完成数字化转化的档案信息录入到档案数据库当中,保证所录入的内容能够被数据库存储与识别；其次,还需对高校的财务档案管理网站进行逐步完善,保证网站在档案信息传递共享中发挥重要平台作用,进而提高高校网内以及与其他高校信息传送利用的效率.基于此,高校在进行财务档案数据库及管理系统的开发中,需以高校各单位的财务档案信息需求作为参考,并且协调各部门之间管理职能去构建顺畅的财务档案管理收集渠道,以更为高效的财务档案管理模式去为档案资料的需求者提供下载、检索等服务,并且可以现代通信技术为需求者展开咨询、互动等服务,进而保障高校财务档案信息能够助力高校发展建设.
4. 提高管理人员综合素养
为有效推行高校财务档案管理的信息化建设,高校方面需要重视专业人才的培养与引进.在过去的高校财务档案管理工作当中,通常会指派专门的财务人员对财务方面的档案信息进行管理,而受委托的管理人员一般在档案管理专业技能方面会表现较差,大部分为高校的后勤或行政人员,进而导致高校的财务档案管理工作难以发挥出其决策指导作用.可见,传统的财务档案管理工作方式对于高校发展建设而言,难以为其提供行之有效的信息资源,而利用信息化技术去转变高校的财务档案管理工作模式,引进更为专业的档案管理人才,利用这部分人才在档案管理专业与计算机专业方面的能力去推动高校财务档案管理信息化建设.此外,对于在岗人员还应做好必要的培训工作,通过专业素质与信息素质的提升去不断优化人才队伍,促使高校的财务档案管理队伍能够不断适应信息化背景下的财务档案管理工作.
四、结语
综上所述,对于高校财务档案管理工作而言,实行信息化管理并非一蹴而就便可完成,而需要借助于高校各部门间的良好合合作,才能够为高校的发展提供更坚实的信息基础.而身为高校财务档案管理工作者,需要不断提高自身的管理技能,为全面推行的高校财务档案信息化管理做好准备,全力推动高校档案管理工作的信息化建设.
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