高校行政管理协同办公思路,该文是行政管理方面有关学术论文怎么写与协同办公和行政管理和思路相关论文范文数据库.
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摘 要：行政管理作为高校工作的重要组成部分,影响着高校工作的各个方面,是衡量高校整体工作水平的重要标志.伴随着信息技术的发展,信息化、网络化对高校行政管理的效率和水平产生了很大的影响.基于此、本文结合高校行政管理信息化协同办公的思路,对高校行政管理信息化以及协同办公的现状和问题进行分析研究,并给出新的技术背景条件下创新高校行政管理的相应建议.
关键词：行政管理 协同办公 信息化
高校行政管理工作是高校依据一定的组织机构建制,采取一定的措施和手段,利用各种资源,充分发挥管理职能,以实现教学、科研等预定目标的组织活动.进入新世纪以来,随着云计算、虚拟存储技术、物联网相关技术的发展以及智能终端的发展与普及,信息化技术的相关应用已经深入了到社会和经济发展的各个角落,正在改变着人们的生活与工作方式.在高速发展的时代背景下,高校把信息化建设作为学校发展的重要环节,协同办公作为高校信息化建设的主要内容,对于提高高校行政管理能力,College Management 院校管理提高办公效率具有重要意义,也是衡量高校行政办公水平的重要指标.
一、高校行政管理信息化的现状以及主要问题
在各个社会领域中,高校是最早开始建设局域网的单位,目前,我国的各级院校基本建立了校园网,信息化的建设与实践为高校的行政管理带来了很多的便利,从日常教务工作到教学质量的管理,从学生档案收集到人事福利管理,均可以在信息化的基础上进行运行,信息化的实现加快了信息数据源在各个学院各个部处之间的流动效率,也提高高校行政管理人员的办事效率,同时对高校自身的现代化形象也是一种提升.
高校对行政管理的信息化建设也十分的重视,但是在实施信息化的过程中,从管理到应用的过程中,都存在一定问题.首先是思想上,重视硬件基础,不重视软件开发与应用,这就导致高校行政管理方式和方法上,不能完全适应办公环境的信息化发展,导致物不能尽其用,信息化的办公环境对效率效益的提升有限.其次是现有的高校行政管理办法与信息化的现状不能融合,高校的行政管理制度办法不能对信息化给予相应的支持.目前,我国高校的行政管理方法主要是沿袭传统的行政管理办法,高校各部门之间均是各自为阵,各自统计自己的数据,数据与其他部门不能共享,形成很多信息孤岛,整个学校统筹十分困难,会造成信息在流通过程中的阻碍,使得协同办公仍然停留在半信息化半纸质的程度.最后,高校虽然在建设信息化协同办公方便投入巨大,但是缺乏相应的人员培训,直接导致新建的系统根本无人使用,或者是使用很少,或者是用而不精,用户粘度很低,对办公效率的提升达不到预期,甚至是对正常办公造成一定影响.
二、产生相关问题的主要原因
目前,我国高校在信息化办公系统方面都加大的资金投入,积极部署成熟的办公系统,但是仍然存在诸多的实施问题,系统使用效率也不高,不能够通过信息化办公系统提高办公效率和效果.产生这些问题的原因主要有以下三个：
1.信息化办公系统与高校行政管理的办公制度不匹配
目前高校部署的信息化办公系统基本为直接引进成熟的企业信息化办公系统,或者是在其基础上进行一定的修改.企业的组织结构模式与高校的组织结构模式存在极大的差异性,我国高校的行政组织架构沿袭的是与政府类似的科层制与职能制并用的行政管理模式:采用纵向上实行校院两级管理或校院系管理的层级制管理, 横向上根据工作职能设置若干处室, 各处室业务相对独立,互不隶属,部门与部门之间缺乏相应的配合.制度上造成了各个院系以及各个业务实体上业务独立,从而造成了信息数据不能共享,信息资源不能统一的问题.虽然近年来,高校的行政制度的改革不断,但是高校本质不同于企业,适用于企业的信息化办公系统与高校在制度上就有天生的不足.
2.行政人员信息化办公意识薄弱以及培训不足
当前很多高校中,虽然也部署了信息化办公系统,但是,在管理理念方面,由于受到传统的行政管理理念的影响,行政办公人员对信息化办公系统重视不足.现实的高校行政办公中,信息化办公系统在使用上大多流于形式,行政人员对办公系统的态度没有提高到非用不可的程度,加上办公系统之间的相对独立性,信息不能共享与传递,也限制了行政办公人员对系统的使用与反馈.培训不足也是造成信息化办公系统与办公人员之间不能和谐相处的一个主要原因,目前信息技术的更新呈现出日新月起的状态,办公系统的开发与使用,也需要相应的办公环境,需要对使用人员进行充分的培训,才能发挥出整个信息化办公系统的作用.
3.信息化系统办公的管理理念滞后于相关软硬件的发展
信息化管理意识滞后真正实现办公自动化的进程,除了先进的办公自动化软件的运用,同时还需要信息化管理理念的同步提升.具体表现在三个方面.一是建而不用.有些功能模块虽然已经建好,但使用不够,有些甚至从未使用,因此无法充分了解模块的功能和优缺点,缺乏下一步完善优化的依据.二是用而不纠.信息化的进程,是一个适应和逼近的过程,不少功能模块虽然成功运转,但缺乏使用效能的反馈,也就不能发挥系统反促管理的作用；三是用而不精.目前办公自动化系统停留在业务完成层面,对数据挖掘做得不够,没有统一的数据中心,缺乏相应的支撑决策.
三、信息化条件下提升协同办公能力的策略
1.建立完善相关行政办公制度
随着高校行政管理信息化协同办公的发展,高校的管理者需要及时制定以及完善相关的配套制度,在制度层面上为信息化协同办公提供强有力的支撑,也只有在制度上肯定了信息化协同办公的重要性与必要性,才能够使高校的信息化系统办公的建设与使用走上良性发展的道路,进而确立信息化协同办公在高校信息化行政管理中的重要地位,才能够使信息化真正的为提高高校行政管理水平服务.
2.引入战略合作伙伴长期合作开发
高校与企业在行政管理方面存在明显的制度差异性,因此企业的信息化办公系统很难移植到高校使用,即使移植过来也存在水土不服的状况,加上信息技术的更新换代非常快,在高校行政管理信息化办公中,要特别注意确保技术的先进性、可拓展性以及数据的安全性,并且需要定期对整个系统进行严格的维护与更新,保证办公系统的稳定运行,需要交由更加专业的公司团体进行针对学校行政管理以及办公室度的开发.和专业的公司团体结成战略合作管理,也可以将来的人员培训上,办公技术上占住新的制高点,是使用信息系统的教职员能得到更加专业的技术培训,并且在系统出现问题的时候,能得到及时的、专业的技术支持.
3.定期开展人员培训提高信息化协同办公意识
信息化协同办公的实现,其关键还是在“人”.广大使用系统的高校行政管理人员的素质对高校信息化协同办公的实现有直接的重要的影响.加强行政管理人员的培训学习,加快行政管理人员的信息化知识的更新速度,提升相关人员的信息素养是高校信息化协同办公的重要内容.因此,需要通过相关的培训提升管理人员的信息意识,提高管理人员对新技术的理解力与增加管理人员自身的主动性,并且需要通过相关的培训让行政管理人员掌握基本的计算机网络知识,使得行政管理人员能适应信息化协同办公环境的需要,使得“人”与“系统”的和谐相处.
4.转变管理理念充分提高办公效率
管理理念的形成是一个长期的过程,从传统办公的理念向信息化协同办公理念转变过程中,要做好长期的制度以及思想上的准备,提高上层领导的办公理念,转变普通行政管理人员的办公认识都是信息化协同办公在思想上的重要保障.只有相关的理念转变过来,信息化系统办公系统的使用效率和使用效果提升之后,学校的信息化水平才能在根本上上得到提高.
四、结语
事实证明,高校行政信息化协同办公的建设既可以推进高校行政人员的办公水平的提升,也可以使高校信息化水平得到提高,促使高校行政管理不断改革、加强完善,使得高校的行政管理水平与时俱进.
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