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档案管理论文参考文献：
徐呈平 中国冶金地质总局地球物理勘察院
摘 要：档案从不同角度看有不同意义,可以是历史的记录、现实的写照、文献的汇总.档案管理是一项管理性质的工作,档案管理工作是不能靠自身产生实际价值的,但是我们可以通过恰当利用它来提高工作效率、创造某些间接价值.本文就如何做好档案管理及开发与利用,提出了一些方法和建议.
关键词：档案管理 开发与利用
新的时代,档案管理也面临着新的要求.档案作为一种信息资源,可以带来很多基础性的服务.事实上,我国档案工作从建国发展到现在,已经形成了一定的管理体系.我们要做的就是突破过去,开创未来.首先我们应该找到并把握住档案管理的工作重点,然后积极寻找新方法,去解决档案管理的开发与利用方面的问题.
一、档案管理的工作现状
1.档案管理存在重复劳动
几乎在每一项档案管理工作中,都存在这样的一个问题：档案由各个部门分别整理,做完汇总,下发传阅,再到下年,档案又需要重新归整.整个过程耗时又耗力,而且都是重复劳动.档案管理的作用一点都没有发挥出来.其实我们应该提高工作效率,认清楚自己的工作内容,不要固步自封,过去的错误的工作模式就应该果断地放弃掉.
2.从业人员不专业
就目前而言,在职的档案人员中,具有专业素质的人员极为短缺.而且,大部分人对此工作都存有误解,档案整理并不仅仅是把资料装订起来,是要检查资料是否全面、还有按一定类别进行区分.从业人员不专业,就会造成档案不规范、不齐全等问题.这会很大程度上影响档案管理的开发与利用,而这恰恰是影响档案资源能否发挥作用的关键因素.因为如果没有这些操作人员,数据档案只是一堆数字,毫无意义.
二、档案管理的工作要求
1.保证档案的完整性
完整性要求整理完毕的档案能完整且完全的反应出事情的发展与结果.即使每一个小文件都是必不可少的,都包含着一定的内容.这就需要各部门各环节的人员互相配合,每当完成自己的任务时,及时地把手头上的信息录入,档案归整好,免得遗漏.最好的是让档案整理变成每个人的自觉行为,这样就可以保证档案的完整性了.
2.保证档案的系统性
系统性要求整理后的档案与档案之间存在有机联系,以便在查找时有序、有据,而不是虎头蛇尾,造成混乱.事情的发生都有因果规律,档案管理就是要把这些都连贯起来,让庞大的资料信息变得井然有序,方便查阅.如果能规定一个大家都认同的分类整理方式,然后不断地修改它,使它变得系统、科学,是可以大大提高档案管理和档案查询的效率的.
三、档案资源的开发与利用
1.宣传档案管理意识
档案管理工作,就其和各个事业单位的关系来说,是一项管理性、政治性、服务性的工作.管理对象就是所有档案,管理目的在于保留下历史真相,在需要时还原历史真实面貌.开发档案管理资源能够提高企业效率,间接地创造出来更多价值.首先应该引起领导者的重视,招募专业人员进行这项工作,加大对这方面的建设力度,才能影响工作人员的工作热情.其次,在职人员都要非常明确自己的工作范围,工作职责,认真学习并落实《档案法》,提高对档案工作的重视和认识.
2.加强基础档案管理
基础档案管理,是从资料信息的收集、分类、筛选、整理等开始的基础性工作.在一个项目中,每个相关人员都会有一些信息及资料,这些都应该要整理到档案中,不管多少.还有要坚持对每份文件都进行编号、排序、编目等操作.总之,档案的建立就是为了帮助人们的查询和使用,把档案完整地收集整理并归档,再进行科学地管理,就是为了更有效地发挥档案管理的作用而奠基.
3.完善档案管理体系
根据当今社会发展需求来看,档案管理可以通过互联网来建立一个比较便捷,系统的体系.建立“电子档案数据管理服务系统”,这个系统要一改传统档案管理的缺乏时效性,便利到每一位用户身上.系统需要有一个庞大的数据库,把所有纸质资料都科学化、信息化.可以设计一个档案室网页,现今人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息,对此,可以开设网上服务窗口,接受网上咨询、查阅.如果能够设定电子文件自动上传收集,那么将会避免很多由于信息落后而造成的错误.重点是要根据实际做好电子文件的积累、鉴定、归档等工作,以保证电子档案的安全性、真实性和可识别性.
四、总结
现如今对档案管理的要求越来越高,它能一定程度影响企业运营效率,增加或减少企业工作成果的价值.档案管理已经引起人们重视,在这个阶段,越早地去思考如何加强档案管理以及它的开发与利用,就能获得越多的利益.这是新的时代,档案管理理所当然有新的要求,那就是建立完善的档案管理体系.
参考文献
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