大数据时代高校人事档案信息化建设,本文是信息化建设类有关研究生毕业论文范文和人事档案和信息化建设和高校有关开题报告范文.
信息化建设论文参考文献：
杨光 北京服装学院人事处
摘 要：我国已进入信息化技术快速发展的时代,传统的纸质档案已无法满足大数据时代的需求,高校人事档案管理也应逐渐向电子档案发展,信息化是其发展的必由之路.本文分别从高校人事档案信息化背景、管理系统和特点三个方面进行了详细介绍,并分析了大数据时代高校人事档案建设中存在的问题,提出了相应的对策.
关键词：大数据 高校 人事档案 信息化
中图分类号：G271
人事档案记录着高校教职工的个人经历和社会实践,可以反映出个人的思想品德、工作能力和业绩,对人才的选拔具有重要的指导意义,其信息化建设包括电子档案管理制度建设和充分发挥其在管理中的作用两个方面.
一、高校人事档案信息化背景
根据全国组织系统信息化建设工作座谈会精神和工作规划,为加快人事档案信息化建设,中组部启动了《推进全国干部人事档案数字化意见》课题,其旨在以人事档案数字化建设作为党的建设和科学化工作为重要手段,对考核、档案制度等进行深度改革.人事档案信息化的关键步骤之一是对人事档案进行数字化,其对档案管理水平、服务能力和工作科学化水平的提升具有重要的作用.
然而,我国大部分高校人事档案管理模式一直沿用传统的人工管理方式,即人事档案的收集、整理、储存、检索以及提供利用等一系列环节中均采用传统原始纸质档案的管理手段.传统的档案管理采用纸质记录的方式,档案查阅或借阅以纸质原件进行,这种传统模式存在着效率低、易产生破坏和内容修改三个问题.
二、现有高校人事档案管理系统的简介
现在,一些高等院校使用的管理人事干部信息管理系统,在功能上基本是相同的,虽然可能开发商不同.一般分为管理模块、采集模块和信息模块等部分.对档案和档案材料扫描、材料里面的信息进行处理、相关信息核对是采集部分的主要工作内容；管理部分主要包含干部人事档案借阅管理模块、日常工作管理模块和系统维护模块等三个部分.信息模块主要实现用户申请、浏览、查阅,管理人员审批、分析、统计等网络化办公需求.
三、大数据时代对高校人事档案管理的要求
虽然目前对于大数据定义比较模糊,没有形成统一的标准定义,但都体现了大数据自身的相关基础特性.目前大家基本公认的大数据基础特性有较大的数据量、数据种类多、价值密度低、处理速度快等四个.大数据其表面具有大容量的特征,但其本质是数据背后的蕴藏的巨大价值,因此,大数据的实际意义是对大量数据进行深度挖掘、分析和综合应用,给人类的生活带来正面效应.
在高校人事档案管理方面,可以建设一个分层级多个中心的数据平台,这样可以按照不同分类对不同主题、校内外的数据进行存放,并实现查阅上的快速应对.在这个大数据管理平台上,对教职工人事档案信息进行数字化的建设,需要经过数据采集、不同类别数据整合、相互共享和综合利用几个阶段.同时,在管理平台上对学校所有人事档案信息进行高效整合,形成综合评判结果,为高校决策提供重要的理论依据.
四、高校人事档案信息化建设存在的问题
1.人事档案管理系统价值有限
高校人事档案管理系统不仅提供查询检索功能,其主要目的是提供数字化服务.高校档案管理系统可以借鉴许多高校人事信息管理系统建设的实践成果,加入统计、分析、输出等常用功能,使这种统计分析要能满足各种查询要求,并提供组合方式查询以及灵活多样的报表输出打印功能.通过对人事档案信息的充分挖掘和深度分析,最大化利用人事档案信息化在高校人事工作中的参考、借鉴、决策作用.
2.档案信息化管理无规范标准
2008年,国家就颁布了相关档案信息化管理的办法,但其内容只是大框架,对信息化建设具有引领作用,欠缺详细的实施规则.因此,每个单位都会在这个大框架下根据自身实际情况,制定特有的人事档案管理规范,规范化的管理标准也没有形成一个统一的模式.其缺乏统一的引导而自成体系,通用性差,给数据交换、信息共享造成很大的障碍和困难,影响了信息化建设.
3.信息化档案安全较难保证
档案完成数字信息化建设后,档案信息均在网络系统可以进行申请查阅,其开放程度较高,另外,在网络系统的安全保密方面,管理人员不是专业的系统维护人员,档案信息保护思维较弱,同时网络病毒的无处不在,也会在管理人员意识薄弱或杀毒软件出现无法处理的情况下,对管理系统造成严重创伤,甚至致使系统瘫痪,系统里的当然信息被盗用,因而建立一套与之匹配的安全体系势在必行.
4.档案管理人员能力的提升
目前,随着我国人员雇佣成本的提高,各单位为降低内部费用使用比例,造成了人事档案管理人员都是学校的人员进行工作,但其人员学历层次低,在信息化建设过程中,接受专业的档案管理培训能力差,同时参与的培训也相对较少,在理论知识方面的积累较少,专业化管理技能不能熟练掌握.因此,建设档案信息化专业管理队伍是必须的,并培养具备多种能力的复合型人才,才能够满足高校档案数字化建设和事业长远发展的需要.
五、高校人事档案信息化建设中的对策
1.实现人事信息与档案管理系统融合
将高校人事档案与人事信息管理两个系统开展无缝融合,可以使两套系统形成优势互补.两套系统可以实现单点登录,人事档案管理系统的用户权限可以在登录人事信息系统后,立刻完成分配.人事档案管理系统可以查阅人事基础信息,并可执行档案接收、借阅等管理方面业务.通过与人事信息管理的无缝融合,可实现人事报表打印、人员分析统计、数据接收等应用功能.通过两个系统的融合,可以保持档案和人事信息管理系统内容一致,提升管理人员水平和效率.
2.人事档案信息管理标准和规范化
高校在对人事档案进行信息化建设过程中应参考《全国干部、人事管理信息系统结构体系数据结构》、《档案著录规则》和《纸质档案数字化技术规范》三个标准、规范,其能够很好的服务于信息化建设,还可以参考中组部关于纸质档案数字化制作的相关规定,以通用标准建立管理系统.
3.人事档案管理系统运行安全性
系统安全是人事档案管理系统安全防护最重要的关卡,在系统登录方面,高校可以根据实际应用的需求,通过建立规范化的身份标识和绑定的对登录的用户进行认证,同时采用等级或密级设定对查询或调阅权限进行分配；在资源访问方面,通过对文件加载数字水印或采用数字版权保护技术,保证文件内容不被恶意篡改,为电子文档提供的安全保护；在日志管理方面,通过对用户访问、读写、存取干部人事档案信息的时间、终端用户、终端计算机信息、访问类型、访问内容、访问结果等操作信息形成日志记录,及时发现系统安全隐患以及非法操作.
4.实现档案管理人员队伍的知识化、专业化
高校拥有一支专业化和高知识的专业化档案管理队伍,是档案信息化建设的基础条件.队伍建设重点在于管理人员培养,包括个人政治和业务素质.政治素质方面,通过定期召开会议或交流活动,提高其思想觉悟.业务能力方面,档案管理的上级主管部门应大力鼓励或支持相关研讨会或技术培训会,提升自身能力.另外,在队伍梯队建设方面,要关注或积极培养成具有计算机、应用信息化、档案管理等基础的复合型人才.
六、结语
高校人事档案信息化是顺应大数据发展的一个必然趋势和结果,同时也是为了高校随着社会进步快速发展,实现数字化校园建设的要求.人事档案信息化建设既可以减轻档案管理人员的工作压力,提高工作效率,也可使人事档案得到了充分的利用和高度的整合；通过数据有效分析利用,为人事任用决策提供指导性意见,也能充分发挥档案信息资源的作用.
参考文献
[1] 程玉敏. 论高校档案管理信息化建设[J]. 福州大学学报,2012（3）：109-111
[2] 刘少静. 信息化时代背景下人事档案信息管理的现状与对策分析[J].人才资源开发,2015（3）：82-82
作者简介
杨光,1982—,男,北京市人,北京服装学院人事处,人事档案及社保管理科长.
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