事业单位档案管理中现代化方法,本文是档案管理类函授毕业论文范文跟档案管理和事业单位和现代化类函授毕业论文范文.
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摘 要：档案管理工作关系到人员的信息以及对人事的分配,是事业单位运作中的重要一环,随着现代化进程的推进,计算机技术能够帮助人们更加高效与快捷地处理信息,正逐渐广泛应用于档案管理事业.本文即简要分析了事业单位档案管理现代化的主要特点并阐明其局限性,试图提出其处理方案与建议.
关键词：事业单位；档案管理；计算机技术
中图分类号：G271;D630文献识别码：A文章编号：1001-828X(2017)021-0-01
一、事业单位档案管理现代化的主要特点
1.科学分类,便于检索
制作便捷有效的目录是档案管理的重点内容,随着上个世纪四十年代第一台计算机的产生,计算机技术已经渗入到人们生活的方方面面,推进人们进入现代化社会.档案管理技术也从传统的手写目录、人工分类整理管理逐渐转为计算机处理,极大地解放了人类劳动力,软件开发者们研制出了专业的档案管理软件,而使用者只需要将相关资料与数据逐一录入,计算机就能够自动汇总处理相关内容,科学高效地进行分类.当需要某个档案时,只要输入名称,计算机则会显示档案具体位置,点击就可看到自己需要的内容.如果想要极大的缩短搜索时间,实现理想的准确率又能保证信息全面时,事业单位档案管理人员必须根据相应原则建立不同专题对应的不同目录.事业单位档案管理工作合理的运用现代化管理方式,有利于在检索的时候同时做好分类保管工作,两项工作同时进行,极大的满足了事业单位档案管理工作中人才的需求,促使事业单位档案管理目标的实现.
2.智能管理档案库
为了保证档案在档案库中不因环境潮湿而受损害,也为了避免其他安全隐患,传统的档案管理人员必须定期检查档案库的环境,逐一检查各个档案是否完好,这样的工作是繁杂且费事的,计算机技术的发展则方便了很多.首先,计算机可以进行随时监控,可以控制空调设备,使得房屋湿度计温度控制在合理的范围之中,使用这些现代化的技术,可以对档案库实现智能管理.此外,可以建立比较完善的监控设备系统,加强档案管理,提高档案管理的安全性,还可以对库房中的环境进行监督,一旦发现可疑问题,及时发出报警,来提醒管理人员做出相应的补救措施.在事业单位档案管理中运用现代化技术,有利于档案管理工作更加智能化、规范化.
3.计算机技术推进纸质文档的转变
在如今事业单位档案管理工作中,电子档案成为档案管理的主流,用电子文件的形式进行保存,有利于档案的查阅和调取.利用先进的现代化多媒体技术,使得纸质文档逐渐转变为电子文档.首先,建立相关的数据库,使得数据库自身结构能够标准和规范.其次,多媒体技术能够将图片和声音以及文字等集体化管理,利用光盘将纸质的档案转变为电子档案,光盘的容量较大,读写速度较快,因此将有价值的纸质档案转变为电子档案后,可以保存到光盘中,这样一来,计算机就能够更好的实现查询功能,更高效的对文件进行识别处理.
4.健全档案管理网络
计算机网络处理已经成为各个行业专业化的一种标志,尤其对于档案管理来说,需要处理大量的数据与资料,传统的人工管理难免出现疏忽或错误,而计算机处理则相对要精确且高效得多,因此档案管理必须突破传统模式,适应现代化管理模式,才能更加充分的满足人们的需求.事业单位应该建立健全的局域网和档案管理相关的网络,使得资源以及计算机软件能够共享,为档案室和相关科室搭建一条信息桥梁,利于档案管理实现现代化及信息化.建立档案管理网络之后,可以使用计算机进行人工模拟,充分发挥网络技术的优势,使得事业单位档案管理工作提高准确性,更具说服力.
5.档案管理的辅助工作
档案管理工作主要包括档案的收集、整理、保管,使用等方面.在整个档案管理工作中,不仅管理实务繁重,还会产生较多的档案信息,因此,使用现代化计算机辅助管理,有利于为工作人员提供便利,可以提高档案辅助性工作的质量及效率.此外,采用档案管理相关软件可以对借阅及归还信息实施统计分类,使工作者能够随时了解档案存储的实时信息.
二、事业单位档案管理采用现代化管理存在的问题及改进
1.事业单位档案管理采用现代化存在的问题
即使将现代化管理技术运用于事业单位档案管理工作中,有利于节约工作时间,提高工作效率,然而也存在较多的问题.第一,文档的分离问题.在文档工作通过文档口时,可以先将之前文件的两个阶段也视为文件,然后将后面两个阶段视为档案,由于没有统一的管理标准,以及这些文档的各个阶段彼此之间独立,造成文档的分离.第二,存在网络安全问题.因为网络技术日益更新,在对档案信息实施管理时,其安全性越来越受到人们的关注.然而大多数的档案管理这并不精通计算机技术,若只对电子文档进行简单设计,并没有考虑其物理归档,网络系统一旦出现问题,电子文档无法找回,将引起无法预料的后果,比如前一段时间流行的wannacry病毒入侵,向用户勒索大量钱财,如不交钱就无法上网,那么一切工作都将瘫痪.第三,尽管近年来计算机已经成为日常用品,但计算机设备的利用率较低,全方面人才缺乏.档案管理者运用计算机时,功能比较单一,造成大多真正的专业人才仍在少数,想要专业人才进行专业档案管理的费用也较为昂贵.
2.处理方案
结合以上提出的几点问题,提出改进建议.一方面,可以在事业单位内部对文档实行一体化,有效消除重复环节,使得文件与档案统一,另外采用相应的软件,使档案工作能够在文件最初形成时介入,来有效解决文档分离问题.另一方面,可以采用目前比较特殊的网络化特征,加强研究力度,对档案信息实施严格保密,定期对网络安全性进行专业检查,有可能的话,可以联系相关安全软件开发公司对事业单位网络进行专业定向的安全保护,将网络风险降到最低.更重要的是,要对真正工作在档案管理一线的工作人员进行网络技术知识的培训,让他们把以往的档案管理技术与网络知识相结合,更好地完成相关工作.
三、结语
综上所述,运用现代化手段进行事业单位的档案管理已经是时代之所向,其趋势是不可避免的,我们不可能抵抗现代化,所以我们只能去适应、去利用计算机技术,让计算机技术更好的为档案管理事业服务,让效率最大化.同时,我们也不能忽视网络安全等弊端,尽可能地做好安全防护措施,总之,如果想要有效的实现现代化管理方式,就要坚持科学的指导理论.适当引进先进设备以及先进技术,改进档案管理系统,使档案管理逐步适应现代化的趋势,不能因为有风险就止步不前,这样只能逐渐落后于时代,被时代所淘汰,因此,随机遇而变,利用现代化为自身服务,才是推进档案管理文化更好发展的可取之法.
参考文献：
[1]梁景秀,张婧.新时期行政事业单位档案的数字化管理[J].东方企业文化,2014.
[2]张元智.新时期行政事业单位档案的数字化管理研究[J].中国科技纵横,2016．
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