档案信息化建设现状和之我见,本文是信息化建设有关论文范文与信息化建设和档案和对策研究有关论文范文.
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【摘 要】档案信息化建设包括基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统及数据库的建设、标准规范建设、人才队伍建设等方面.档案信息化建设在取得成绩的同时,也存在一些问题.对档案信息化建设中出现的问题应当制定相应的解决办法,以便为档案信息化建设的进一步发展提供可借鉴的依据.
【关键词】档案；信息化；存在问题；几点思考
一、档案及档案信息化的含义
档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录.档案信息化就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务.换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段,以现代管理学为理念,以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式,其核心和目标是发展档案业务,提高档案的现代化管理水平,挖掘档案的社会价值,是为广大人民群众服务的重要举措.
二、档案信息化建设的主要内容
1、基础设施建设.主要指档案信息网络系统和档案数字化设备.它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件,只有建设先进的档案信息网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益.
2、档案信息资源建设.档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心.档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收.档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设.
3、应用系统及数据库建设.应用系统建设及数据库建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面,它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果.
4、标准规范建设.是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面,制定标准、规范,并指导实施的过程.
5、人才队伍建设.档案信息化建设需要既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才.
三、档案信息化建设中存在的问题
1、档案信息化建设中缺乏统一建设标准和规范
个别单位缺乏统一的建设规划和标准,软件与硬件不相匹配,设备型号各异,没有形成统一的硬件环境,没有与硬件相适应的网络环境等.档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一.
2、档案管理人员对新技术的运用意识还不到位
个别档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路,但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等新技术.
3、档案管理人员对档案信息化建设的认识还不够
存在抵触情绪、墨守成规、固步不前.其中有些是传统思想作怪,不接受新生事物.有些则是对新技术存在畏惧心理.
4、档案信息资源缺乏有效整合,未达到共享需求
许多人认为所谓档案信息化即为档案数字化,但档案的数字化只起到提高查询效率的作用,没有实现信息的共享.
5、对档案信息化的安全意识不够,数据保护存在风险.
技术防范手段滞后,对可能产生的风险认识不足,不能随时更新安全防范措施.
6、对其它影响档案信息化建设因素重视不够
比如人力资源配置不足,年龄结构老化,知识结构不合理,综合素质不高,对档案政策及档案信息化前沿理论不熟悉等.
四、几点思考
1、树立档案信息化建设理念.领导要高度重视,从领导层面提高推进档案信息化建设的积极性和主动性.档案管理员要充分了解档案信息化工作的流程、标准和要求,树立正确的信息化建设理念.
2、制定档案信息化合理规划.实际工作中坚持以利用为中心,充分发挥信息化工作的效用.要从现有的人财物基本条件出发,制定中远期档案信息化建设规划,以利用为本,讲求实效.
3、加强档案信息标准化建设.简要概括主要包括计算机安全法规与标准,数字档案信息资源合法化和确认标准,电子文档的标准和管理规范,存储、压缩电子文档数据,数据的交换和加密等技术性标准规范.对上述各方面工作应做到标准化和规范化,保证档案信息化的质量.
4、加强信息化基础设施建设.在档案信息化建设中,必不可缺的基本条件就是软硬件基础设施的建设.还要完善局域网络建设工作,以网络为基础做好档案信息化管理的各项工作,做到档案信息传输、交换和资源共享利用.
5、提高档案信息化安全意识.档案信息安全包括档案管理系统硬件安全及档案信息传播的安全.要从物理、技术、存储、备份等多方面进行,切实保证档案信息的安全性和完整性.
6、建设档案信息化专业队伍.加大培养力度,通过培训、继续再教育、学历提高等形式,掌握档案管理和信息化建设的前瞻性知识和技术,不断提高档案信息化业务能力.
我相信,在建设过程中如果始终用信息化建设思想统揽全局,紧贴时代要求,坚持量力而行、循序渐进、实用有效这一原则,档案信息化建设工作就一定会卓有成效.
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