信息化条件下企业档案管理工作的问题和,本文是管理工作类专升本毕业论文范文跟档案管理和信息化条件和企业方面论文范文资料.
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文/山西锦地企业管理集团有限公司 刘建华
【摘 要】在企业档案信息化建设的道路上必然存在着一些问题,遵循一定原则和顺序,用EXCEL工作表建立综合档案数据库,以应对安装软件之前,档案管理工作在收集、整理到提供利用乃至统计的各个环节遇到的问题,从而提高工作效率,逐步使档案管理步入信息化管理轨道.
【关键词】企业档案；信息化；Excel；应用
加强档案信息化建设,既是档案事业适应时展和社会进步的必然选择,也是加速档案管理现代化的客观要求.然而在信息化建设的路上,受传统理念的束缚,以及知识结构惯性的拘囿,企业档案管理暴露出诸多短板和不足.因此,客观地分析企业档案管理中存在的问题,并借此提出相应的对策,是进行档案信息化建设的重要举措.
一、档案管理信息化建设中存在的问题
结合多年档案工作经验,在进行档案管理信息化建设的道路上存在着如下不足：第一,现实工作中不可能每个单位都能有自己的档案管理软件,管理人员面对大量文件资料需要处理时,显得力不从心.第二,在档案管理工作中制作的各种清单、目录,由于格式不一,标准不齐,造成档案管理过程中的档案信息重复录入,浪费了人力及时间.第三,档案管理人员对于信息化管理水平良莠不齐,对各类办公软件应用于档案管理的研究欠缺.
二、档案管理信息化建设的对策研究
对于没有档案管理软件的企业,可以利用Excel工作表为档案管理信息化建设做好基础工作.使用Excel工作表（2007及以上版本）编制一个档案数据库（以下简称数据库）,利用Excel工作表的查找、筛选等功能来实现对库存档案的检索、统计等目的.
（一）建立数据库的方式.档案是人们在各项社会活动中形成的各种形式的具有保存价值的原始记录,企业档案来源于各职能部门日常工作所产生的文件材料,档案部门制作各种目录以快捷的检索方式为企业提供服务,为了减少重复工作,要在日常管理过程中逐步生成数据库.1.各职能部门在日常管理中可以设计“部门资料明细表”（表1）.它的项目与我们使用的“卷内目录”项目基本相同,用这样一个表格对文件进行日常登记管理,形成各职能部门的资料库,使文件资料一目了然,查找方便.需要移交档案部门时,将工作表中不归档的文件整行删除,留下归档文件,即是移交文件目录.
2.档案部门将收到的移交文件目录统一复制到一个工作表内,即成为档案部门的归档文件清单,不需再次录入文件信息.在后面的整理工作中,按照相关档案整理规则调整文件顺序.按“件”整理就将原来移交清单中的“序号”一栏修改成“件号”,在列最后添加“卷号”一栏,标注具体存放位置；按“卷”整理时,可以再添加“案卷题名”列,这样就可以全面反映库存状况.为了统计利用情况,再添加“年利用”列,逐年记录利用情况.至此一个完整的“档案数据库”（表2）就形成了.
这样一个“档案数据库”虽然信息量庞大,但工作量融入了文件管理的每一个环节,每一个数据只需一次录入,就可以逐步形成这样的“档案数据库”,节约了时间,提高了工作效率.
（二）数据库建立必须遵循以下几个原则.1.同类型档案只建立一个数据库.数据全面才能准确检索到需要的信息,因此,要将类型一致的档案尽可能放在同一工作表中.比如：把管理类所有年度的档案放在一起,以方便检索,需要分类目录随时可以筛选生成.2007版Excel一个工作表有1048576行、16384列,假设以每年5000件档案、每件档案占用一行的增速,这一个工作表可以存放209年的档案；每列一个统计项目,这一个工作表可以有16384个项目,容量完全不用担心.2.内容录入详实准确.比如“责任者”要录入全称,一方面要反映完整的信息,另一方面为查找提供便利；再如“文件题名”不能完整反映文件内容时,要在[ ]内标注说明,例如一个文件标题为《通知》,录入时要写成“[关于****的]通知”,必要时还可以将文件中涉及的“人名、单位、金额、面积”等标注出来,以方便查找.3.只设计一个标题行,并且放在首行.在Excel默认的规则里,首行为默认的标题行,使用筛选功能时,选择任意单元格点击“筛选”,表格自动定位在第一行,无须手动设置.对于庞大的目录数据表,将标题行冻结,可以清楚地显示每一列的题目.将标题放在首行,在“冻结窗格”功能直接选择 “冻结首行”即可,简单方便.4.不设置合并单元格.单元格合并后,只有首个单元格有数据,其他都是空白单元格（图1）,在做筛选统计时,就会出现遗漏.因此,即使是一样的内容也要分别填写到独立的单元格中,保证数据全面,提高检索的准确性和效率.5.数据库保护.工作表制作完成后,要对表格进行保护,防止目录被不慎改写,点击“菜单→准备→标记为最终状态→确定”即可锁定工作表；需要修改工作表时,只需再次点击“菜单→准备→标记为最终状态”,即可解除锁定（图2）.
三、关于数据库的实用性
（一）查找.档案管理的最终目的是为了提供利用,此时只需要打开“数据库”工作表,按下“Ctrl+F”键,就会弹出窗口（图3）,在“查找内容”后的空格内键入关键词,点击“查找全部”按钮,相关内容就会显示在屏幕上,点击“↑↓”方向键即可上下滚动查看,根据对应的“卷号”列即可准确找到所需文件.还可以使用“筛选”功能,选择符合条件的信息来进行显示.
（二）统计.档案统计工作的重要性毋庸置疑,有了数据全面设置合理的“档案数据库”工作表就可以进行各种分析统计.下拉工作表至最后一行,最后的件号就是库存档案的件数；选中“页数”列的数据,使用“自动求和”功能即计算出库存档案的总页数；选中“年利用”列数据,即可统计利用情况；查看每份文件的利用次数,还可以为档案鉴定提供数据支持.
（三）制成分类目录.使用“筛选”功能选择出需要的内容,复制到新的工作表即可生成各类目录；通过页面设置调整格式即可打印想要的内容样式；在安装专业档案管理软件时,将数据库直接导入即可.
四、结论
有序建立统一标准的Excel工作表作为“档案数据库”,可以使库存档案信息全面准确,提供利用高效便捷,从而不断提高档案管理信息化水平.
该文总结:这是关于管理工作方面的大学硕士和本科毕业论文以及档案管理和信息化条件和企业相关管理工作论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料.
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