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城市建设档案数字化管理的利用与实现
文/云南省个旧市城建档案馆 封云梅
【摘 要】本文分析了城市建设档案数字化管理的利用优势,提出了实现城市建设档案数字化管理的要点,探讨了城市建设档案数字化管理办法.
【关键词】城市建设档案；数字化；利用；实现
一、城市建设档案数字化管理的利用优势
（一）城市建设档案数字化.在城市建设档案数字化管理中,多媒体技术和计算机技术的融合改变了传统纸质档案资料管理方式,纸质档案所承载的信息升级成数字信息,以数字化的方式来保存.城市建设档案的数字化利用使工作效率大幅度提升,实现档案工作数字化是城市建设档案馆最核心的基本点.
（二）城市建设档案管理现代化.城市建设档案的数字化管理不仅涵盖了一切传统档案馆的效能,还增加了许多先进的档案技术,实现技术的现代化、建立和辅助了档案管理的功能. 为了避免工作中的失误,城市建设档案数字化的完整管理系统是工作顺利的保证,在建设城建档案数字化管理过程中,就要重视管理体系的构造,要规范管理,认真落实管理,让每个岗位,每个人都有自己的任务,对待自己的工作认真负责,目的就是让城市建设档案数字化管理更加科学、合理.也可以通过相关规定让城建数字化管理体制更加完善,所以数字化管理的另一个基本点就是城市建设档案管理的现代化.
（三）城市建设档案数字化管理的共享化.虽然城市建设越来越快,但是有的地方还是以纸质的档案形式存在,为了改变这样的传统模式,城市建设档案馆可以利用信息网络,直接将资料信息传递给每一位用户,从而实现城市建设档案资源的共享化,实现城市管理数字化管理的共享.
（四）城市建设档案管理智能化.对于传统的纸质档案来说,现在的信息化、智能化合为一体,为工作人员提供了大大的便利；对于工作人员来说,工作效率大幅度提高；对于社会人员,查询更加方便,利用更加便捷,尤其是对于档案馆内数据、数量、资料较多的情况下,城市建设档案管理的智能化就恰到好处,可以依赖计算机自动提取数据,自动处理,为人们的生活提供很大的方便.
二、实现城市建设档案数字化管理的要点
（一）建立城市建设档案管理模式的集中制.我国档案管理主要有两种模式,即分散制、集中制,城市建设档案管理也一样.分散制就是各个部门通过不同的方式管理城市建设档案,而集中制就是城市建设档案馆对档案实行集中管理,有以下两个方面：一方面,对档案馆内的所有城市建设档案进行集中管理或相对集中管理.另一方面,统一建立城市建设档案管理制度.与分散制管理相比,城市建设档案集中管理是有优势的,这样的档案管理比较整齐划一,避免了不同的数字化管理模式的分歧,同时对城市建设档案数字化管理的实现有很大帮助.在集中制管理模式下,可以使城市建设档案服务工作更加顺利.
（二）要得到档案馆领导的支持.城市建设档案数字化管理的实现要涉及到很多个部门,要争取得到各级领导的肯定与支持.从实践结果来看,我国大多数档案馆的数字化管理进程都比较慢,很多都是领导重视不够,也没有得到相关技术人员的支持.所以档案馆领导要转变观念,积极推动城市建设档案数字化管理的工作,确保城市建设档案数字化管理顺利实现.
（三）建立完整的数字化管理网络.城市建设档案的宗旨是提供利用,为城市的建设提供更好的服务.要建立完整的信息化管理体系,成立一个网络建设领导小组,进行调查,统筹规划,明确分工,保证档案数字化管理早日实现.可以按任务、部门分配任务,并开展督查,监督完成档案的数字化.
（四）培养专业的混合型人才队伍.城建档案馆需要有一支混合型人才队伍,队伍不但知识结构合理、层次比例分明,而且要有创新能力.提高档案的研究水平,加大档案采集处理和数据加工幅度.数字化管理是当前城建档案发展的趋势,因此,我们要认真落实,严格监督,加强人员的素质教育,有效促进城建档案的数字化发展.
三、城市建设档案数字化管理办法
（一）城市建设档案数字化管理要从实际出发.随着城建档案数字化的管理被人们不断利用,随之也出现了一些不容忽视的问题,城建档案数字化管理必须要依据科学的方法施行,要考虑从实用性出发,符合实际,符合社会公众对城建档案数字化的需求.
（二）城市建设档案数字化管理的基础建设.目前城市建设档案数字化管理是网络环境设施建设,所以提供计算机设备是最基本的,当然还需要我们国家财政给予足够的支持,使城建档案数字化管理达到一体化,先进化.城建档案的特点是图纸多资料多,所以我们要利用先进的设备进行工作,根据现代化系统功能的应用使管理更加方便快捷.加强档案目录数据的管理和建设,充分利用计算机技术,提高档案检索的服务质量.
四、结语
城市建设档案管理的发展趋势主要是实现数字化信息化一体化.从传统纸张管理过渡到信息化管理,更好地保证了城建的低投入、高收益.城市建设档案数字化管理是较为复杂的信息化系统建设,需要长期细心的工作并在实践过程中不断改进,必须要坚持与时俱进的思想,促进新技术在城市建设档案数字化管理上的应用,进而为经济发展和社会进步做出相应的贡献.
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