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错误论文范例 跟试析《条例》《格式》中的错误和空白有关论文范文检索

主题:错误论文写作 时间:2024-03-15

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魏成春

《党政机关公文处理工作条例》(以下简称“《条例》”)第三章公文格式和国家标准《党政机关公文格式》(以下简称“《格式》”)中有许多错误和空白.“错误”是指已有相关规定但表述不准确;“空白”是指没有相关规定,即“法无禁止”.

一、《条例》《格式》中的错误

(一)密级和保密期限

关于密级和保密期限如何连接问题,《条例》《格式》并没有文字上的规定,《格式》却提供了式样.《格式》“图2公文首页板式”和“图3联合行文公文首页板式1”提供的式样是“机密★1年”.徐成华、孙维、房庆等人主编的《GB/T9704-2012<党政机关公文格式>国家标准应用指南》(以下简称“《指南》”)解释说,“一般密级和保密期限之间可用‘★’分隔.”这样解释是错误的.1990年10月6日国家保密局、国家技术监督局制定的《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》指出:“书面形式的密件,其国家秘密的标识为‘★’,‘★’前标密级,‘★’后标保密期限.”可见,“★”不是用来分隔密级和保密期限的,它是国家秘密的标识.由此可以断定,《格式》图4联合行文公文首页板式2提供的密级的式样“机 密”是错误的,正确的标法应是“机密★”.

(二)发文机关标志

关于联合行文时发文机关的排列问题,《格式》规定,“联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前”.这种表述是错误的.比如,党政机关联合行文,不管党的机关是不是主办机关,其名称都要排列在前.因此,这句话的正确表述应是:党政机关联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,应将党的机关名称排列在前;同类机关联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,应将主办机关名称排列在前.

(三)发文字号

关于联合行文发文字号的编排问题,《条例》规定,“联合行文时,使用主办机关的发文字号”.这种表述是错误的.正确的表述应是:党政机关联合行文时,使用党的机关的发文字号;同类机关联合行文时,使用主办机关的发文字号.

(四)发文机关署名

关于联合行文发文机关署名的编排问题,《格式》规定,不加盖印章的公文,“联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排”.这种表述是错误的.正确的表述应是:党政机关联合行文时,应当先编排党的机关署名,其余发文机关署名依次向下编排;同类机关联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排.或参照加盖印章的公文联合行文的表述方法进行表述:联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序依次向下编排.

二、《条例》《格式》中的空白

(一)份号

《格式》规定,份号“一般用6位3号阿拉伯数字”;但是,这份号用什么字体,《格式》并未明确规定.原因可能有两个:第一,阿拉伯数字不管用什么常用字体(仿宋体、宋体、楷体、黑体),差别都不是很大.第二,阿拉伯数字用什么字体,取决于打号机或份号套印设备的生产厂家,与发文机关及其印发机关无关.

另外,份号的前面要不要加“№”,《格式》并未作出明确规定.

(二)密级和保密期限

《格式》规定:“如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注.”这里有两个问题未明确:第一,密级两字之间要不要空1字.《格式》后面提供的式样是:既有密级又有保密期限的,密级两字之间不空字,如“机密★1年”;只有密级没有保密期限的,密级两字之间空1字,如“机 密”(应为“机密★”).第二,保密期限是以“年”为单位还是以“月”为单位;如果以“年”为单位,那么保密期限少于1年怎么办.《格式》后面提供的式样,保密期限单位是“年”.

(三)紧急程度

《格式》规定,“如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角.”这里有两个问题未明确:第一,紧急程度是否可以在标题里体现.比如,《××市林业局关于森林防火的紧急通知》.第二,紧急程度两字之间要不要空1字.《格式》后面提供的式样是:既有密级又有保密期限的,密级两字之间不空字,紧急程度两字之间也不空字;只有密级没有保密期限的,密级两字之间空1字,紧急程度两字之间也空1字.如果没有密级和保密期限,那么紧急程度两字之间要不要空1字,《格式》没有提供对应的式样.

(四)发文机关标志

《格式》规定,发文机关标志“推荐使用小标宋体字”;用几号小标宋体字,《格式》并未明确规定,只是给出一个原则——“醒目、美观、庄重”.为什么发文机关标志没有明确规定用几号字体,原因有两个:第一,单一行文时,发文机关名称的字数有多有少.发文机关名称字数少的,字号就可以大一些;反之,字号就要小一些.第二,联合行文时,联合的发文机关有多有少.联合的发文机关少的,字号就可以大一些;反之,字号就要小一些.

(五)发文字号

《条例》规定,发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成.”《格式》对“年份”和“发文顺序号”的编排规则做了明确规定,而对“发文机关代字”的编排规则却只字未提.《指南》释义,发文机关代字“由发文机关文秘部门为本机关所有部门统一编制的规范化缩写加‘发’‘函’等组成”,“也有的发文机关在规范化缩写和‘发’‘函’之间增加拟稿部门代字”.但何时加“发”、何时加“函”,《指南》未明确阐释.

(六)签发人

《格式》规定,签发人“由‘签发人’三字加全角冒号和签发人姓名组成”,“如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐”.这些规定都是按签发人姓名为三个字做出的;签发人姓名为两个字、四个字或更多的字(如有些少数民族人士的姓名),该如何编排,《格式》并未明确规定.笔者建议,应增加这样的规定:签发人姓名为两个字的,两个字之间空1字;签发人姓名为四个字的,可按三个字的办法处理;签发人为少数民族人士的,即使联合行文,每行也只排一个姓名.

(七)标题

《条例》规定,标题“由发文机关名称、事由和文种组成.”《格式》对标题的编排规则只涉及字号字体、位置等问题,而下列问题并未涉及.

1.标题是否可以“由发文机关(或会议)名称和文种组成”.这种标题在实际行文中大量存在,如《中国第十八届委员会第六次全体会议公报》《国务院公告》《××市人民政府通告》等.

2.联合行文时发文机关名称如何编排.《指南》释义:“三个和三个以下机关联合发文时,应列出所有发文机关的名称,四个及四个以上机关联合行文时,可以采用排列在前的发文机关名称加‘等’的方式.”

3.事由部分是否可以使用标点符号.原《国家行政机关公文处理办法》规定:“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号.”《条例》取消了这条规定.《指南》释义,“法律、法规、规章名称全称应加书名号”,“如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时,每个机关名称、人名之间应用顿号分开,不使用空格”.

(八)主送机关

《格式》规定了在什么情况下可以将主送机关移至版记,却没有规定在什么情况下可以省略主送机关.应在《格式》中增加一句:公报、公告、通告等普发性公文,不写主送机关.

(九)附件说明

《格式》规定了正常附件说明的编排方法,却没有规定在什么情况下可以省略附件说明.应在《格式》中增加一句:批转(转发、印发)通知、发布令,不写附件说明.

(十)发文机关署名

1.发文机关名称之间是否可以空字

《格式》对发文机关名称之间是否可以空字未做规定.《指南》释义:“实际操作中,可综合考虑署名的长短和印章的大小来决定是否空字.”

2.加盖印章的公文,发文机关署名在成文日期之上几行

《格式》对加盖印章的公文,发文机关署名在成文日期之上几行未做规定.《指南》释义,“在实际中发文机关署名多标注在成文日期上一行”.

(十一)成文日期

《格式》对成文日期在正文(或附件说明)之后的编排规则做了明确规定,但对成文日期是否可以编排在标题之下以及怎样编排在标题之下只字未提.在实际行文中,成文日期居中编排在标题之下的情形有三种:第一种,写成“(2×××年×月×日)”;第二种,会议通过的公文,写成“(××会议2×××年×月×日通过)”;第三种,规范类公文,除以上两种外还可写成“(2×××年×月×日××批准)”等.

(十二)附件

《格式》规定了正常附件的编排方法,却没有规定批转(转发、印发)通知和发布令的附件首页是否标注“附件”二字.《指南》释义:“批转转发印发类公文,批转、转发、印发的内容不按附件处理,在公文正文中不加附件说明,直接另面编排,附件中首页也不标注‘附件’二字.”

(十三)翻印机关和翻印日期

《格式》在“印发机关和印发日期”要素中写道:“版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开.”根据《指南》的解释,这里的“其他要素”是指“翻印机关和翻印日期”.《指南》释义:“翻印文件时需给出翻印机关和翻印日期,并标注在印发机关和印发日期的下方位置;翻印机关居左空一字标注,用全称或规范化简称;翻印日期居右空一字标注,用阿拉伯数字完整写明年、月、日,后加‘翻印’二字.”

(十四)命令(令)格式

《格式》规定了特定格式之一的命令(令)格式各要素的编排方法,但对下列问题未做明确规定:第一,命令(令)格式是只适用于“公布行政法规和规章”,还是既适用于“公布行政法规和规章”也适用于“宣布施行重大强制性措施”“批准授予和晋升衔级”“嘉奖有关单位和人员”.第二,如果命令(令)格式只适用于“公布行政法规和规章”,那么其他用途的命令(令)该用什么格式,是否可以用“通用格式”.

(十五)分送机关

《条例》《格式》均未提及“分送机关”;但《指南》给出的“图38会议纪要末页示例”和“图53纪要末页版式”中出现了“分送:×××,×××.”笔者认为,分送机关是指在没有主送机关的情况下需要阅知公文内容的机关,其编排规则可参考抄送机关.

(作者单位:温州大学)

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