如何做好企业办公室接待工作,本文是如何做好有关论文怎么写和接待和做好和办公室方面论文怎么写.
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【摘 要】笔者认为,企业的接待工作必须高度重视,接待也是生产力,并对如何做好接待分三个部分进行了详细说明,对于接待的准备工作、接待的过程和接待后的总结及资料归档提出了建议.
【关键词】企业；接待；安排
接待是一个企业非常重要的工作,接待最能体现公司形象,来访者通过观察企业的设备情况,员工的形象气质,接待物品等情况,就能洞察到这个企业是否积极向上、实力强大、蓬勃发展.当然接待也是展示公司实力,体现企业文化的最好时机.接待工作是由无数个琐碎的小细节、小事件组成的,要考虑的点非常多,这就需要具备缜密的思维能力,超前的预判能力,做到滴水不漏.“接待无小事”,再小也是大事,一着不慎,就会满盘皆输,所以一定要“谨慎、严密、细致、全面”地做好接待.整个接待工作要周密计划,严密组织,明确分工,落实责任,考核到人.
一、超前考虑,细致周密地做好接待准备
在收到上级领导指示或参观联系函以后,要主动联系对方,了解对方的出发地点、出发时间、行程路线、参观时长、车辆数量、车牌号、车型等情况,询问客人是否熟悉来访路线和参观点的具体位置,是否需要派车迎接.如参观路线需要门卫放行,一定要提前通知保安人员,确保通行顺畅.客人参观离开后要去哪里,准备走哪条路线,是否需要引导,都要提前沟通好,安排好.
如果是会议性质的接待,在收到接待通知以后,要主动联系对方,弄清对方企业性质,来访人数,主要领导及职务,座谈主要议题,来访时长等,安排公司内对口的部门领导或级别相近领导参会,并将我方将要参加座谈的人员情况,整个流程的安排告知来访者.
会议性质接待最重要的是正确安排会议室座次,基本原则是面向正门的一方为上,属客方,主要领导居中而坐,其余人员遵循右高左低的原则依次而坐.重要会议要放置黑色板夹及铅笔、打印桌签和主客方名单,主方前面摆放客人名单,客方前面摆放主方名单,桌签及名单上的姓名和职务要反复核对,必须做到一字不差.
如果是参观为主,不需要座谈,就要根据采访者性质安排公司内参观点,并将各参观点的内容、时长告知对方,双方确认.各参观点之间的顺序安排要合理,尽量不绕行,不走回头路,同时安置好车辆,如需乘车赶往下一参观点,要安排车辆提前在出口处等候.
整个接待流程都明确以后,拟接待计划,报公司领导审批后,在公司内部下发,接待安排计划应简洁清晰,便于操作,衔接顺畅,责任明确,一般应包含以下内容：团组名称、接待领导、日程安排、准备事项、接待总负责人及、环境卫生、车辆情况及各部门职责分工等.
接待计划下发后,办公室要抓好落实工作,落实各部门分管领导是否已知晓接待任务并执行,明确责任分工,确保任务到人,考核到位.
二、高度重视,认真负责地做好接待工作
参与接待人员都代表着公司的形象,一定要选择形象好、素质高的接待人员.要按照商务礼仪的要求,原则上着工装或衬衫西服,一定要干净平整.接待人员要做到“目中有人”,重视对方,自然大方,面带微笑,有礼有节,不卑不亢,言行举止稳重,恰当,有分寸,让来访者感到既受重视,又舒适,有“宾至如归”的感觉.同时在接待过程中要眼观六路耳听八方,随时观察领导和客人的举动,机智灵活地处理突发事件,反应要迅速,处理要得当,充分体现企业员工的高素质,超能力.
接待任务来临,接待主管人员要主动与客人联系,确认客人的具体方位和到港的确切时间,提醒公司接待领导提前10分钟到位迎接,并落实其他参与接待人员到位情况.
接待中的安全问题也要高度重视.在来访者进入本单位区域以后,接待企业就有责任保障采访车辆、人员的安全.要做好本企业的危险风险辨识、隐患排查和风险管控,对来访者进行安全告知,并提前作好防范措施,确保来访者参观过程中的安全.
接待活动开始以后,负责人要随时掌握进展情况,如有变化立即向接待领导汇报,启动应急方案,并及时通知相关部门和人员.整个接待过程要务必做到全程衔接顺畅,万无一失、圆满成功.
三、及时全面、翔实有效地做好接待总结
接待任务结束后,要分析接待中每一个环节和每一个细节.哪些地方做得恰到好处,最让客户满意,要继续保持并不断改进,哪里安排的不好导致出现了问题,当时的应急措施是否处理得当,正确的做法是什么,都要及时作出总结并形成纸面记录,以便持续改进,不断创新,提高服务质量、提升服务水平,确保今后的接待工作高质量、高水平.
最后要做好接待资料的归档工作.很多重大的接待活动忙完以后就忘了,必须及时登记好时间、地点、来访者、来访事由、接待领导等事项,与接待计划、接待的图像视频一起保存并做好标识,年底归档.
接待工作会耗费大量的人力、物力、财力,但都是必须而且有回报的.他不像企业的生产经营活动,能够产生直接的经济效益,但对于一个具有国际影响力的大型企业来说,接待能够提高知名度,扩大影响力,能够促进贸易合作,间接产生经济效益.所以说接待就是生产力,接待是企业的重要工作,必须高度重视.
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