高校教学秘书档案管理员的问题和,本文是档案管理员相关毕业论文范文和*和档案和秘书有关毕业论文范文.
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随着高校的发展,高校档案管理工作越来越被重视,很多高校成立了综合档案管理室,各二级学院也配备了档案管理人员.但因人员编制的问题,一般除了档案室有专业的专职档案管理人员外,二级学院的档案管理工作基本都是由教学秘书兼任,而教学秘书平时事物繁忙,还要肩负一定的档案工作,这就大大增加了教学秘书的工作量和工作压力.虽然目前大多数高校二级学院的教学档案主要是由教学秘书兼任,但是依然存在不少问题.
一、教学秘书档案管理工作存在的问题
（一）二级学院教学秘书队伍不稳定,导致档案管理队伍不稳定.二级学院教学秘书工作繁重琐碎,涉及面相当广,整天面临着琐碎而庞杂的管理和服务工作.责任大、任务重,这就要求教学秘书工作不能有半点马虎,要妥善安排工作顺序,分清工作的轻重缓急,为学生和教职工做好服务工作.教学秘书工作虽然繁重琐碎但得不到重视,往往是干好了认为是分内的事得不到表扬,失误了会受到领导的批评和教师的指责,因此很少有人愿意长期从事此项工作,很多二级学院的教学秘书经常更换,有的学院几乎是一年换一次,教学秘书队伍不稳定,这样导致档案管理员也经常地更换,档案管理员的主要工作在于在做好教学秘书工作的同时,兼顾做好档案管理工作；而教学秘书人员的缺失或是队伍的不稳定,都将极大地影响档案管理工作的完成.
（二）教学秘书作为档案管理员档案的专业知识薄弱.二级学院的教学秘书工作繁重,待遇不高,也缺乏晋升机会,所以一般教师是不愿意担任教学秘书工作,只能由一般专业不对口的人员担任.而这部分人员往往学历不高,也没有比较强的专业技能,人员结构也往往很复杂,知识水平参差不齐,更缺乏必要的专业技术培训.一般来说,教学秘书人员主要由两部分人员构成：1.新招的研究生因暂时没有教学任务,被安排临时承担秘书工作.这部分新进教师由于学历高做教学秘书工作也只是临时工作,一旦教学任务安排下来就作为专业教师而不再从事教学秘书工作；2.引进高层次人才随调的家属,这部分人员一般知识水平不高,也没有专业的管理知识,更没有档案管理方面的专业知识.总体来说,目前高校教学秘书的档案管理人员的专业知识相对薄弱,不仅如此,教学秘书队伍的档案管理意识也相当淡薄.
（三）教学秘书作为档案管理员的档案意识淡薄.因是档案管理员,首先在思想上就不够重视,再加上教学秘书任务重工作忙,因此没有多少精力和心思放在档案的收集和整理上面,平时对档案的整理也就是为了完成任务,根据学校的文件要求按部就班,工作中没有任何的创新可言.档案管理意识淡薄,必然反映在日常档案管理工作方面的倦怠和疏忽,尤其是大部分的教学秘书在繁重的日常工作之余,根本就没有时间和心思认真做好档案管理工作.不仅如此,就连学校的教师也没有基本档案意识,对日常档案的收集和整理缺乏最基本的意识,缺少最基本的档案管理能力.因此,如何有效提高教学秘书档案管理的水平和能力至关重要.
二、造成问题的原因及影响分析
（一）学校领导认识不足.高校教学秘书档案管理员存在诸多问题,其中一项就是学校长期以来对教学秘书档案管理员认识不足.他们以为教学秘书档案管理员似乎是理所当然,同时认为二级学院的档案管理事情不多,只是顺便帮带一下,没必要特别重视,也没必要花特别多的精力去管理；不仅如此,还不给任何资金支持,不进行人员培训,而且在档案管理员上不给待遇等.因此,教学秘书在做好本职工作的同时还要花大量时间和精力去做好档案管理工作,则是没有多大的动力的,出错或者做得不够理想是必然的.
（二）管理经费不足.由于相关领导和教师对教学秘书档案管理员的认识不足,在思想上对教学秘书的工作就存在错误的认识,所以不仅在日常工作上不予重视,而且在日常的经费上也得不到资助,更不用说是人员配置了.由于经费的不足和缺乏很多日常工作得不到有效开展教学管理工作也不能得到很好地完成,不仅耽误了应有的教学秘书工作,而且也做不好档案管理工作.
（三）缺乏专业的档案管理人才.目前高校教学秘书兼任档案管理员的现象非常普遍,但是由于学校领导认识的片面和浅薄,使得这项工作在具体实施过程中存在诸多困难和问题.即使在日常的工作中,大部分人员的水平不高且没有足够的时间,要做好档案管理工作非常困难.没有相关制度和经费的支持,也缺乏对人员在职称评审、待遇提升等方面的扶持,所以,大部分的教师不愿意担任档案管理员的工作,只能有教学秘书来兼任；这些档案管理员由于没有受过专业的档案管理培养和训练,所以工作效率不仅低下而且没有人愿意去做.政策的缺失和相关经费的短缺使得其他专业的档案管理人员也没有愿意应聘这项工作的,多方面的因素使得教学秘书档案管理员存在诸多问题
三、教学秘书做好档案工作的建议
（一）加强教学秘书的档案意识,调动全体教职工重视档案工作,并实行档案责任制.因目前二级学院的档案管理员都是的,在思想上不够重视,他们对档案工作的意义和重要性认识不够,认为只是不是自己的主要工作,学校要集整理什么材料就做什么,工作上没有规划和主动性.因此教学秘书从根本上要转化观念,强化自己的档案意识,把档案工作也要当作工作的重点.调动全体教职工重视档案工作,并实行档案责任制.二级学院的档案管理工作不是一个人的事情,档案工作要做好必须依靠全体教职工的力量,每位教师都应该认识到自己有责任和义务做好院内的档案工作,在档案材料的上交上不能拖拉,不能遗漏.对于教师自己的科研、教学档案资料应该按照规定整理好,并积极主动上交到院内,如有不规范、遗漏或延迟交档案材料现象,二级学院应该制定相应的处分制度和责任制,使教师意识到有责任和义务做好资料的归档工作.
（二）教学秘书应积极参加业务培训,提高自身的综合素质.二级学院的教学秘书一般不是档案管理专业出身,她们没有档案管理学知识,而且大部分教学秘书参加工作的时间不长,因此也没有档案管理这方面的工作经验.为了做好二级学院的档案事务,这就要多花时间学习档案管理的基础知识,同时还要积极参加业务培训,学习新的技术和管理方法,提高业务能力.学校可以组织档案人员参观其他高校的档案管理工作,吸取别人的优点改正自身的不足,也可以派学校档案室的专职人员下来现场指导工作,现场操作和演示.
（三）教学秘书要有良好的职业道德,乐于奉献和吃苦耐劳精神.教学秘书是学校教务管理的最基层,是连接上下级和各部门的桥梁,教学秘书既要执行学校下发的各种教务管理事务,还要落实、安排和检查院系内教学活动,维持教学秩序的正常进行,工作繁重琐碎,这就要求教学秘书在工作中必须脚踏实地、认真细致,才能保证各项工作有条不紊地进行.虽然工作繁多但在工作中要求不能有半点失误,稍一疏忽就会直接影响教学活动的教学管理工作,还会受到领导的批评和教师的指责,因此,这就要求教学秘书必须爱岗敬业、吃苦耐劳,有良好的职业道德.教学秘书虽然任务繁重,但很多时候得不到领导和同事的认可,做不好会指责,做好了认为是分内事务,久而久之教学秘书就会缺乏信心,对工作产生厌恶感,性格改变,工作效率低,因此教学秘书在工作中应调整好心态,认识到秘书工作的重要性,热爱自己的工作,用一种平常心处理好每一件事情.教学秘书本来任务重,还要附加档案管理工作,这有可能经常会加班加点,甚至连节假日也不能休息,还有档案管理员学校一般没有额外的补助,接手档案管理完全是为二级学院服务,因此教学秘书需有乐于奉献和自我牺牲的精神,如果没有这种吃苦耐劳,甘于奉献的精神,是做不好教学秘书和档案管理员这两项工作的.
（四）建立一支得力的学生辅助队伍.教学秘书的主要职责还是上传下达,把教务处下发的各类通知传达给各班学生,如果单靠教学秘书来完成,工作量将很大而且不一定每个学生都能传达到位,因此教学秘书可以调动各班的学习委员,让他们实现各种通知文件的上传下达,通过组建一支由各班学习委员组成的得力辅助队伍,定期召开会议,明确任务和责任.让学习委员成为教学秘书的得力助手,这样教学秘书可以有更多的时间处理档案管理工作.目前高校各二级学院教学秘书的人数有限,所承担的工作又繁重琐碎,而大部分高校的各班学委、班长等也没有经历过专门的教务和档案管理训练,因此在相关人员的筛选时需要按照教学秘书的基本标准进行人选考虑.
（五）学习掌握现代化科学技术和档案管理系统.随着科学技术和网络技术的不断发展,传统的档案管理知识已不能满足发展的要求,它需要教学秘书和档案管理人员加强现代化科学技术和档案管理系统.现代化科学技术是现代社会发展的产物,现代档案管理系统与传统的档案管理不一样,也是现代科技发展的产物,它涉及计算机技术、信息技术和档案管理技术,是现代科技的综合体,需要熟知各项专业技能和知识体系才能胜任教学秘书和档案管理员的工作.目前高校大部分高校的教学秘书由于人员组成结构复杂性,而且结构成员大多数学历不高、知识水平有限,对现代科学技术和现代化的档案管理工作缺乏经验,在担任教学秘书工作时有一定的难度.现代科学技术的发展和档案管理的工作需要,使得高校的教学秘书人员需要不断提升自己的科学技术素养,学习计算机技术、信息技术和档案管理技术,只有不断提升自己的专业综合素养才能更好地完成教学秘书和档案管理工作.因此,高校教务部门或者行政管理部门应该大力培养和提升教学秘书和档案管理员的水平和素养.
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