电子档案安全管理探析,本文是关于电子档案方面论文怎么撰写与档案和电子和管理类论文参考文献范文.
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目前,纸质档案的管理已非常成熟,各单位依法建立了档案管理的制度和措施,保障档案馆（室）内纸质档案的安全,调阅保密文件也有严格的审批手续.各档案馆（室）无论从科学选址和先进的防火、防盗方面,都能确保档案馆（室）的档案安全.可是,针对电子档案安全管理,未形成较成熟的管理制度,在管理上还存在技术漏洞,不经意间有可能造成电子档案的安全隐患.网络技术的广泛应用,使电子档案在进行网络传输时,具有极大的共享能力,也极易被攻击和破坏,急需加强电子档案安全管理.
一、电子档案的概念
电子档案是以数字编码的形式按照一定格式存储在磁盘、磁带、光介质上,并能够被计算机识别或加以处理,可以以数字代码序列的形式进行网络传输.当信息被记录于存储的载体之后,信息被数字化,非直读性、机读性较强,存储信息的密度较高.
二、电子档案存在的安全隐患
对电子档案进行管理,因应存储载体的科技进步和更新换代,使查询方式和读取与利用也在不断更新,这将对电子档案的安全带来“软件”和“硬件”两个方面的隐患.
（一）在“软件”方面的安全隐患.电子档案具有一定的重写性,往往通过计算机或者网络进行录入、查看,修改、变动都不会留下痕迹,具有可变性；传输时很容易造成丢失,真实性和可靠性也很难保证.目前,网络技术应用于各行各业,一旦电子档案的信息被篡改或丢失,会造成无法估量的损失.同时,计算机“软件”的更新也会给电子档案带来安全隐患.
（二）在“硬件”方面的安全隐患.电子档案往往存储在磁盘、磁带、光介质上,这些载体成分复杂,稳定性弱,磁电潮湿、意外事故等都可能导致电子档案的丢失.这些载体很容易受外界环境影响,温度、湿度、机械损坏等等,保存年限比较低.另外,存贮介质的读取设备也在不断更新,该“硬件”设备也会对电子档案存储介质构成安全隐患.
三、加强电子档案的安全防护措施
对电子档案进行安全管理,必须从管理制度、业务流程、人员素质等各个方面规范管理,消除各种隐患,确保电子档案的信息安全.
（一）应完善管理制度,提高从业人员专业技能.要确保电子档案的安全,就必须提高从业人员专业素质.制定合理、合法的电子档案管理制度.电子档案管理人员应认真领会《电子档案安全管理办法》《综合电子信息系统管理办法》《涉密电子信息档案管理办法》等法律、法规,明确岗位职责,熟知工作流程,提高在管理电子档案中应用计算机的能力,每个环节都应防范信息失真等隐患,确保电子档案的真实性和原始性.
（二）明确人员责任分工,确保责任到人.在电子档案的形成、收集、整理、分类存储、处理等环节,需要分配专人去负责它的录入、审核、审批、发布、传输等等工作.分工明确,责任分明,每项工作过程有记录和操作者签名,环节可追溯.确保操作正确,从源头确保电子档案的安全.
（三）形成电子档案要严肃、规范,确保可读性.公文性的电子档案,定稿后不允许任何修改,如需更改,必须经过必要的审批手续.收集积累电子档案时,要严格进行登记,重要的电子档案要备份作“双保险”.在产生涉密电子档案的过程中,按涉密文件管理并结合电子文件特点,进行流程登记并确保电子档案的可读性.对涉密电子档案在存储到磁、光介质上后,要保留纸质文件,采取“双轨制”以防不测.
（四）电子档案归档要规范,目录和指引要简明.电子档案在归档前要进行全面认真检查,保证信息正确性,进行归档时,按规定格式进行存储,并保存在脱机载体上,通常使用光介质作为存储介质,以只读状态进行存储.要定期进行检测和拷贝,确保信息安全可靠.磁盘2年拷贝一次,光盘5年拷贝一次,拷贝后原载体与新载体同样编号进行保存.重要的电子档案再归档时应一式三套,可供查阅、备份及异地存储,防止丢失、损坏及突发性事件.涉密电子档案要打印纸质或制成缩微品进行脱机存储,防止网络攻击或机器损坏造成电子档案丢失、损坏.所制作的电子档案目录和指引要简洁明了,便于以后的档案管理人员操作.
（五）建好电子档案管理日志.对电子档案要进行实时监控,防止电子数据被修改和损坏.处理信息时,要对用户分权限进行有效控制,并对其登录和进行的各种操作等相关信息实时记录,对信息作修改、存取、传输时也应进行实时记录,将这些记录以保密形式进行存储,为电子档案提供细致、完整和可查考的管理日志.
（六）加强电子档案网络保护.加强网络保护,是保证电子档案安全的重要措施.通常需要验证用户登录的信息、输入调阅口令来限制访问和阅读权限；涉密的电子档案禁止网络开放.应安装杀毒软件和建防火墙等措施,防止病毒、对电子档案的恶意损坏；采用密钥、数字签名等技术手段进行管理,通过各种方式严防电子档案丢失.
四、总结
习总书记在党的十九大报告中多次提到创新发展.随着电子信息技术进步,更多纸质档案将不断进行数字化存贮.国家档案局发布的档案事业发展“十三五”规划纲要（档发〔2016〕4号）要求加快电子档案信息化步伐.因此,电子档案安全管理更需加强,只有不断完善制度,加强技术防范,提高从业人员安全保密意识和专业技能,从根本上杜绝安全隐患,确保电子档案的安全.
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