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财务小伙伴每天都和数字打交道,Excel 绝对可以算得上是里面的神器,能否熟练使用Excel 是有着天壤之别的.今天就和大家唠一唠,Excel 中有哪些技巧是你一定要Get 的.
1. 迷你图
传统报表都是一大堆晦涩的数字,你能想象得出老板看到它们时的样子吗？其实在2013 版本之后,Excel 便已经支持一种名叫迷你图的东西.首先选中待处理字段,点击“插入”→“迷你图”,即可在数据段后方快速插入一组折线或者条形图.由于迷你图只占一个单元格宽度,它比传统图表更适合处理大批量字段,更适合在表格中使用.
2. 快速分拆ERP 数据
有时我们会遇到一些从ERP 或银行系统导出的数据,这些数据虽然表面都是Excel 文档,但往往“堆挤”在一起,没办法进行运算.其实针对这一问题,我们可以借助“数据”面板下方的“分列”功能对数据快速分列.Excel 支持“逗号”、“Tab”、“分号”、“空格”、“固定间距”以及其他符号作为分隔标志,短短几步,就能将数据标准化成传统表格.
3. 上期报表移到本期使用
将上期报表转移到本期使用,办法很多,但一个最简单的方法是将里面的常量一次性清除,只保留公式.具体方法是,点击“开始”→“查找和选择”→“定位条件”→“常量”,按下Delete 键.这样我们就得到了一份只有公式没有数值的表格,直接填入本期数据就可以了.
4. 快速填充0 到1000
从0 到1000,如何快速添加到Excel 表中呢？其实最简单一个方法,是在第一个单元格中输入“0”,然后点击“开始”→“编辑”→“填充”→“序列”,将对话框中“将序列产生在”改为列,终止值设为“1000”,确定后0-1000 便填好了.
5. 填充工作日
制作工资表肯定会用到工作日,在Excel 中我们可以借助“快速填充”一键完成这一要求.具体方法是,输入第一天日期,拖动填充柄到目标位置,接下来在选区右侧快捷按钮中选择“填充工作日”.这时你会发现,填充好的数字正好就是本期工作日（即去除了周六、日的日期）了.
6. 一键显示公式
很多小伙伴热衷于为表格做公式,七改八改最后把自己都改晕了.其实在Excel 中,我们完全可以像使用“照妖镜”一样,让表格里的公式展现出本来的面目.具体方法就是按一下“Ctrl+~”.没错！这就是显示单元格公式的快捷键.
7. 数据*表之“切片器”
数据*表很多人都用过,但里面的“切片器”知道的就不多了.其实“切片器”是数据*表中一项非常有用的功能,可以非常直观地将可筛选字段做成按钮显示在表格上.
具体方法是,点击“数据*表工具”→“分析”,选择“筛选”→“插入切片器”,接下来勾选要筛选的字段即可.
8. 长表格每页自动打印“表头”
如果表格很长,打印时就会出现第2、3、4……页没有表头的情况.想让表头自动出现在每一页上,只要点击“页面布局”→“打印标题”,然后在弹出对话框中选择“打印标题”→“顶端标题行”,接下来勾选标题行区域.再次打印时,表头就会自动出现在每张纸的最上方了.
9. 一秒找出表中重复值
如果将表格中的重复值一键标出呢？最快捷的一个办法,是点击“开始”标签→“条件格式”→“突出显示单元格规则”→“重复值”.没错！一秒足够了.
10. 被忽视的“快速分析”
“快速分析”是Excel 中一项非常实用的功能,比方说你想让单元格中的数据自动以可视化方式展现,就可以首先选中数据区域,点击“快速分析”→“格式化”→“数据条”,这时Excel 会自动在每个单元格之内加入一组条状图,效果相当不错.类似的,你还可以尝试“色阶”“图标集”“颜色区”“迷你图”等功能,效果也都很棒！
11. F4 切换绝对引用和相对引用
每次写公式时,类似“$A$1”这样的绝对引用符绝对能让人崩溃,其实Excel 中是有一个好办法能够快速解决这个问题的,这就是在公式编辑时按下F4.按下后,Excel 会自动将相对引用值转换为绝对引用值,相比来说,工作难度大大降低了.
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