刍议机关文件整理归档的质量,本文是有关文件本科毕业论文范文和刍议和归档和整理相关论文写作技巧范文.
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文件整理归档（以下简称为“归档”)工作是档案管理一项基础性工作,也是开展档案管理工作关键的起点.“文件首先是以一定机构或个人为单位,有机地形成的,形成文件的机构或个人使文件具有不可分割的历史联系.”归档是指“立档单位在其职能活动中形成的、*完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料.”而将这些文件进行整理后归档转化为档案.档案并非是先天具有的产物,它是有文件逐年累积逐份逐件地产生的并把这些按照一定程序和内容所包含价值进行分类整理集中保管起来,才能成为档案.档案是浓缩记载机关各项工作开展与研究的成果,它反映机关发展历史全貌,蕴藏机关优良传统作风的传承,也是日后各项工作开展与研究提供唯一科学依据.以此类推,归档质量与档案质量是息息相关,“归档”的质量决定了档案的质量.归档质量的优劣直接关系到档案留存的价值、使用价值、传承文化价值等,可见文件整理归档的工作重要性.但是就目前机关实施国家档案局2015年10月25日颁布《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）（以下简称《规则》）整理归档的状况而言令人甚忧.主要表现是整理不规范、实行文件级管理概念不清、目录编写内容揭示不清,编制档号、件号的差错,电子文件整理归档管理工作滞后等导致归档质量下降.降低档案保存价值,影响利用效果,从而制约了机关各项管理事业的发展与创新.为了满足当今机关各项管理工作需求,发挥档案的作用,必须要强化文件整理归档基础工作,确保归档质量.为此提出以下探讨.
一、存因分析
客观因素：据目前机关各项管理工作现状来看处于半自动化状态,公文处理和档案管理工作多半是单机操作,各自为政,未形成网络化办公.加之人才的匮乏等诸多因素并存.主观因素：主要是人的因素,由于机关管理工作繁多,局领导无暇顾及对归档管理工作,误认为是小事,缺乏科学管理文件整理归档标准与措施.加之文书和档案管理队伍不稳定,他们工作变动频繁,对待“归档”工作意识淡薄,敬业精神差.缺乏理论与实践研究、专业技能低.
基于以上因素,归纳如下：一是对“文件级管理”的概念不清,组件不合理、产生错误“归档”方法,使用所谓“报道制”、随办随归,即按照文件形成时间先后排列方式进行整理,此类整理方法破坏一些文件之间有机联系与自然形成规律,以及违规“归档”的基本原则.二是归档文件目录质量问题,归档文件目录是一种基本检索工具,也是档案二次信息源,填写的质量是档案整体质量的反应.如填写题名不准确,标题搬家（函、通知、报告）、对附件标题的标注不全、文件核心内容遗漏.这些问题若不及时解决将是“差之毫米,谬之千里”,例如《关于暂停发放机关工作人员岗位津贴意见》的通知,而写成“《关于暂发放机关工作人员岗位津贴意见》的通知”,漏一字之差意思全然相反.三是电子文件整理归档工作滞后等存在一系列问题.这些都严重影响“归档”质量,给档案留下先天不足.
二、规范整理、提升归档质量
质量是文书档案载体的核心价值,它直接关系到文书档案的利用的效果与史料的价值.体现质量主要表现为整理完整性、准确性、系统性.因此,在“归档”的过程中必须坚持整理原则、科学分类、准确鉴定等各项工作有序化进行整理,为了确保归档质量须从以下切入.
（一）制定“归档”标准、规范整理.机关各项管理工作随着当今时代科学迅速发展,在管理工作改革与创新中随之而来产生文件由每年上千份文件递增形成庞大数量.在庞大数量中要做到玉、石分清,提起精华,必须制定“归档”标准、规范整理、确保质量.为此,我局依据《规则》和国务院在2012年印发《党政机关公文处理工作条例》并密切联系本局在各项管理工作中形成文件材料,拟定《河道管理局关于文件整理归档标准》（以下称为《标准》）《河道管理局关于文书档案保管期限表》（以下简称《保管期限表》）等一系列管理措施,为日后开展“归档”工作提供科学依据.
（二）加强人才队伍建设与管理.国以才立、政以才治、业以才兴,以此类推,且档案管理工作是一项综合性很强的管理工作,档案管理事业更需要人才,以才治档、以才建档、以才兴档.人才是档案事业的最宝贵的财富,是决定档案事业兴衰的关键.而面临机关形成的文件数量巨多、归档文件的内容日益丰富,随之而来文件整理归档的工作任务加重.其形成的档案信息载体日益呈多样化形式出现.档案现代化管理手段亟待改进与发展,实现档案管理信息化、科学化、规范化管理.针对新形势下档案管理工作需求,我局把档案管理人员纳入人事管理工作之中,把那些知识面渊博,对专业管理具有一定的娴熟与涉猎能力的人才选拔到档案管理队伍之中.同时进一步加强专业人员的管理工作,一是对人才管理方面在经济上同等条件下给予倾斜,在政治方面给予关心,在工作方面给予支持与鼓励.二是强化责任制,文件整理归档质量优劣与经济效益、个人职务的晋升直接挂钩,实行一票否决制等措施.以达到以人促档、以人治档、以人用档,使档案管理水平上台阶、上档次.
（三）前端介入、源头控制.在“归档”工作中简化整理、提高效率,在开展文件整理之前要以“欲善其事、必先利其器”准备工作.尤其是《规则》中提出纸质文件和电子文件归档同步进行,显得尤为重要.因此,我们注重前期文件整理准备工作,一是纸质文件整理前期,即在每年上一年度末（12月初）对机关内部各科室专、档案人员和秘书进行业务集中培训,并细化具体“归档”条款与要求,在实际操作时按照三种保管期限分类条款,打印成表格分别贴在三个档案盒表面,并做临时固定.文书工作人员在新的一年开始将*完毕文件及时归档,达到“办完必归”的目的,提高工作效率.二是对电子文件整理归档依据国家档案局颁布《电子文件归档与管理规则》电子文件的定义“电子文件是指在数字设备环境中形成,以数码形式存储于磁盘、磁带、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送文件.”按照电子文件管理依赖性、特殊存储方式、计算机软件版本、数据格式、电子文件的物理性、计算机的网络环境、系统安全性、储存空间、整体性能、系统兼容情况等等规划既合理、又具有前瞻性的基础准备工作.
（四）坚持整理原则.在整理文件材料归档时一定要遵循以下三点基本整理原则.1.归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系；2.区分不同价值；3.围绕保管和利用来开展工作.其机理文件来源于机关开展各项工作中产生的,有着自身形成的规律和特点.如机关党组召开生活会议,首先要准备,查找相关文件和材料,拟写会议内容、通知,开会中要传达、讨论、会议结束后要总结等.是机关工作活动这种规律直接决定文件材料形成的规律和文件材料之间的有机联系,构成了这种规律.在整理过程中要遵循这种规律和关系,区分不同价值.使归档文件才有保存价值.方可反映出机关活动全过程与历史面貌,且符合档案检索提供的线索与提供利用.只有坚持这一原则才能有效地保证文件归档原始性、真实性、可靠性.
（五）严把复查关.文件整理复核审查工作是对归档文件整理各项内容进行全面筛查,发现问题及时解决.杜绝以往在整理过程中出现问题不再次重演,是确保归档质量的一项重要措施.复查工作主要内容是对归档整理原则、分类标准、价值的鉴定重审、档号编制、电子文件归档管理等进行系统检查.复查工作方法是先普查后重点.本文主要阐明以下几点：1.把好质量鉴定复核关,文件整理再次进行复核鉴定是关系到文件取舍的关键点.防止“皮之不存,毛将焉附”的现象发生.为此,在复核鉴定过程中一定要有前瞻意识,对每组件整体因素全面考核,充分考虑文件延长使用的价值及史料价值、凭证价值,加以裁判价值,方可归档.确保存档有价、无价不归的宗旨.2.理论与实践易产生混淆方面进行复查.如《规则》中5.5.2条规定“归档文件目录设置序号、档号、文号、题名、日期、密级、页数、备注等项目”,项目过多与混淆；正如刘利平所论述：“序号项、根据上面归档可看出,归档文件目录里的‘序号’,其实就是档号中的‘件号’、归档章中的‘件号’同样一个号码,一会叫‘件号’一会叫‘序号’显得麻烦而且混乱,也与‘档号’项里包含的‘件号’重复”在实践中着实易发生混淆而产生质量问题.3.电子文件归档检查.对照国家制定电子文件归档标准进行归档,即“归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或辅助管理,归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调一致.”是否达标全面复查.尤其是档号输入在《规则》中“将室编件号、馆编件号统一为件号”是件号作为档号的组成,保证档号的唯一性.“档号编制原则.唯一性原则,即档号应指单一、不同编号对象应赋予不同代码.一个代码只表示一个编号对象.”这个“档号”一旦编制将终身陪伴该件档案.它是档案发挥作用唯一生命的线索.防止不同的档号的混淆和误用,好比人的一样的功能.正是因为档案管理中唯一性存在很大风险.风险一：档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符为代码,在文件整理归档中分类排列的顺序号.风险二：档号是存取档案唯一标识,它取到穿针引线地导航作用,这两点如果在输入中发生错位或失误,就好比安装一台新电梯电源开关的接线分为两部分,其中一部分是电源开关的接线,而另一部分是电源指示灯的接线,两种接线分别对应主板的电源开关和电源灯的针脚,并有正负极之分,若要把正负极接错电梯则无法运行,档号的唯一性其机理是一致的.加之电子档案利用需求的检索,是以计算机读取价值的价值利用需求,在计算机上进行通过网络传输实现查找与检索所需要利用的档案.对错位或失误的档号来说计算机无法读取,将成为死档.必须反复核对,做到绝无差错和错位现象存在,确保归档的内容完整.
三、结束语
随着电子文件归档规范化管理,与纸质文件同步归档,必须以物质技术条件为基础,以科学归档质量标准为依据.在开展归档工作时从业人员须要有一种爱岗敬业精神,严谨的工作态度,在文件整理中按照既定归档质量标准、规范操作.对文件收集、分类等每个流程或每个环节须坚持做到淋漓尽致、一丝不苟,对所归档的文件材料具有真实、有效、完整,方可保证归档质量.
本文结论：上述文章是关于经典文件专业范文可作为刍议和归档和整理方面的大学硕士与本科毕业论文文件论文开题报告范文和职称论文论文写作参考文献.
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