高职院校档案信息化建设,本文是信息化建设有关论文范文检索和高职院校和信息化建设和档案方面论文范文检索.
信息化建设论文参考文献：
文/陕西省铜川职业技术学院 张红梅
【摘 要】本文具体阐述了高职院校档案信息化的重要意义,分析了网络条件下高职院校档案管理存在的问题及做好高职院校档案信息化建设的措施.
【关键词】高职院校； 档案信息化
随着计算机网络技术的迅猛发展以及办公自动化的广泛应用,高职院校在教学、科研、管理活动中产生的电子文件越来越多,并将成为新产生文件的主体,而电子文件的保管和利用必须依托信息化数据库、光盘、硬盘等软硬件设施来完成.因此,应用现代网络技术和数字化技术管理高校档案已迫在眉睫.
一、高职院校档案信息化重要意义
（一）可以增加档案信息存储量.近年来高职院校规模和业务不断壮大,形成的档案数量和门类也在迅速增多,纸质档案在存储过程中占用大量的库房空间,必须定期销毁,造成了信息的流失.电子文件可同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息,在很小的空间保存大量的信息,大大增加存储量.
（二）有利于档案利用和保护纸质档案.纸质档案是原始的证据材料,具有极高的客观性,保护好纸质档案非常重要.随着高职教育事业的发展,对档案的利用率也大大增加,反复查阅和复印,势必造成纸质档案的磨损.档案信息化管理后,利用者仅需一台联网的电脑即可进入本院档案管理系统查找相关的档案信息,不仅使档案利用工作变得简便、快捷,而且查阅者不接触纸质档案,减少了磨损,延长了纸质档案的寿命.
（三）有利于档案利用的时效性.由于短时间内大量案卷需要处理,在著录、分类、组卷、编目、编号、排架等复杂的工序中难免失误,造成在以后查询、检索工作中出现信息出错的情况,影响查阅效率.而档案信息化管理系统具有输入、输出、修改、插入、检索、查询、打印、统计等功能,利用省时省力.
二、高职院校档案信息化建设存在的问题
（一）档案信息化管理平台功能不够完善.高职院校要实现档案信息化,首先必须要有与档案管理系统兼容和衔接的办公自动化系统,才能完成电子文件归档,由于高职院校大都建校时间短,经费紧张,办公设施相对落后,办公自动化系统与档案管理系统等软硬件设施还不健全,影响了档案信息化建设的开展.
（二）部门人员电子档案归档意识薄弱,不注重对电子文件的收集、积累.相对于纸质文件,电子文件起步较晚,大多数人对电子文件的存放、归档不够重视,认为只有纸质文件才是文件,电子文件不是文件,致使各业务部门在职能活动中产生的电子文件存放载体随意,谁起草谁保管,没有统一管理和脱机存放,造成了文件的丢失和新文件覆盖旧文件的现象.
（三）电子文件归档制度不健全.没有统一的管理标准,使电子档案游离于档案管理之外,各自为政,各管一方.特别是在办公自动化的前提下,既没有电子文件与纸质文件同步归档制度,也没电子文件归档办法,一旦管理不善或者软硬件设备出现故障,电子文件就会丢失损毁,造成不可弥补的损失.
三、高职院校档案信息化建设应该做好的几项工作
（一）做好宣传工作,是档案管理信息化的前提.大多数师生对档案这个概念还只是一种模糊认识,对档案的信息化更是知之甚少.因此,高职院校档案室首先要做好电子文档归档意义、归档办法、归档范围的宣传工作,提高广大师生的档案意识.
（二）建立标准化的档案管理软件系统是档案信息化的基础.电子文件的信息非人工识别性、系统依赖性、信息与载体可分离性决定了他的管理模式、方法、技术不同于纸质载体文件的管理,因此,高职院校办公自动化系统要与档案管理系统有效衔接,才能保证电子文件归档的完整、真实.标准化的档案管理软件系统不仅要符合国家档案管理标准规范,而且还要对高职院校各门类档案信息和档案实体进行辅助管理,同时建立灵活的网络管理数据库,完成电子档案的存储与检索,做到档案统计、借阅、鉴定、销毁的自动化管理.
（三）建立高素质复合型档案管理队伍是信息化的关键.高职院校档案信息化建设必须要有一批档案业务强、计算机应用熟练的专管理人员队伍,不仅要具备扎实的档案学基础理论知识,熟练掌握档案的收集、分类、整理、组卷、编目、编号、著录、利用的全过程,同时还应具备一定的计算机网络技能,才能熟练运用档案管理系统软件建立各门类档案的目录数据库、全文数据库,才能保证著录质量和档案的自动化管理和信息化建设.因此,高职院校档案部门要定期对归档部门档案员进行档案学基础理论知识和信息化管理知识的培训,使档案工作者逐步成为档案业务知识全面,计算机网络技术娴熟的复合型人才.
（四）制定电子文件管理制度是档案信息化的保证.高职院校在工作中形成的文本文件、图形文件、音像文件、数据库文件等电子档案的收集、归档必须依靠制度约束,才能保证齐全完整.因此,高职院校档案部门要经常深入各归档部门,听取对电子文件形成与归档的意见,并依据《电子文件归档与管理规范》和《高等学校电子文件归档管理办法》,制定出适合本校的电子文档管理办法,保证归档电子文件的准确、齐全、完整和安全.
【参考文献】
[1] 冯志丹．浅谈高职院校人事档案管理信息化[J]．黑龙江史志,2015（13）：96．
[2] 徐玲．探索高职院校档案信息化建设的研究[J]．市场论坛,2015（07）：79-81．
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