中职学校档案管理工作存在的问题,本文是关于中职学校类函授毕业论文范文跟档案管理和中职和问题探讨类论文写作资料范文.
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摘 要中职学校档案是在中职学校教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录.中职学校档案具有所有档案的共性,同时又具有自身的特点.本文针对在中职学校档案管理工作中存在的问题,提出相应的建议,目的是通过有效改进档案管理工作,提升档案管理水平,充分发挥中职学校档案的价值和作用.
关键词中职学校档案管理问题
Discussion on the Problems Existing in Archives Manage原ment in Secondary Vocational Schools // Cao Liying
Abstract The archives of secondary vocational schools are historicalrecords of different carriers, such as words, charts, audioand video, which are directly formed in the teaching, scientificresearch, Party and government administration and other activitiesof secondary vocational schools. The archives of secondaryvocational schools he the commonality of all archives, but alsohe their own characteristics. This article puts forward the correspondingsuggestions for the problems existing in the archiveanagement of secondary vocational schools. The aim is to improvethe level of archives management and give full play to thevalue and function of archives in secondary vocational schools byeffectively improving archives management.
Key words secondary vocational schools;archives management;problems
学校档案指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录.中职学校以培养在生产、服务一线工作的高素质劳动者和技能型人才为目标,因而中职学校的教育教学、行政管理活动就与普通教育学校有很大区别.作为学校各项活动记录的中职学校档案就有了自身特点.
1 中职学校档案的特点
1.1 教育教学档案数量较多、利用率最高
中职学校的档案种类包括：党群、行政、教育教学、基建、仪器设备、财会、声像、实物等档案.由于中职学校的工作重心是教育教学工作,因而在教育教学工作中产生的具有保存价值的档案资料就成为中职学校档案的主体部分.教育教学档案不仅包括招生、学籍管理、毕业生、学科建设、实验室建设、课堂教学与教学实践、教材、教师业务等方面资料,还包括设计教学改革、教学活动方面的综合类资料.
一方面作为日常教育教学活动的参考和凭证,中职学校教育教学档案的利用率较高.很多教师需要参考教育教学档案用于教案编制和课程改革；对于学校各项评估工作的开展,需要准备全面的实证资料,同样需要参考教育教学档案.另一方面毕业生对学校教育教学档案利用率较高.因遗失或职称评定,需要学校协助开具学籍学历相关证明.
1.2 学科建设、课题教学与教学实践等档案资料具有中职学校特色
中职教育与普通教育有很大区别,且不同中职学校的教育教学活动也各具特色.反映教育教学、行政管理等活动的档案资料同样具有自身特点.典型表现在本校学科课程试题库、本校典型教案、本校学科质量分析报表、本校第二课堂活动材料、本校社会调查、社会实践计划总结等方面的档案资料.
中职学校档案管理工作是对中职学校档案进行收集、整理、鉴定、保管、编目和检索、编辑和研究、统计、提供利用的工作.中职学校档案管理工作,有利于开发利用学校档案信息资源,满足学校各项工作和社会利用的需求,充分发挥中职学校档案的价值和作用.但目前中职学校档案管理工作仍存在较多问题,阻碍档案工作顺利开展.
2 中职学校档案管理工作存在的问题
2.1 领导不够重视,档案意识淡薄
中职学校的工作重心是教育教学.由于近年普通教育的普及,普通高中入学率大为提升,造成中职学校生源缺乏、招生困难,使中职学校在教育教学的同时还要兼顾招生工作.档案工作作为一项基础管理工作,不能直接产生经济效益,不能直接提升学校知名度,不能直接为学校带来社会影响力,因而本就不受重视的档案工作,很自然地“被遗忘”了.由于领导不够重视,中职学校档案收集工作障碍颇多,档案整理工作不科学、不规范,档案保管条件较差、档案管理水平较低.
2.2 未建立中职学校档案管理制度
档案管理制度,是我们从事档案管理活动的重要依据,很多中职学校由于各种原因,并未建立学校档案管理制度.第一,未规定归档时间,容易产生两种极端情况.一种是即产生即归档.有的科室在工作中产生了新的档案资料,会立即移交给档案部门,这就加重了双方的工作负担,被移交工作所累；一种是连续几年产生的档案资料一并移交,档案资料在形成者手中保存的时间较长,价值没有适宜的保管条件,易造成损坏,影响其完整性.由于没有规范保管,没有进行系统整理,也容易造成遗失.
第二,未规定归档范围.在没有明确归档范围的情况下,一方面影响移交工作的质量,造成很多应归档的资料未进行移交,不应归档的资料进行了移交；另一方面档案管理人员未按照归档范围和保管期限进行整理工作,造成档案管理工作不科学、不规范,严重影响档案工作的质量,不利于发挥档案的价值和作用.
2.3 中职学校档案收集工作极其困难
中职学校普遍存在档案意识淡薄的状况,对档案和档案工作不理解、不重视.因而档案收集工作很难开展.一方面很多科室不愿将自己工作中形成并实际保管的档案资料移交给档案部门,因为担心如果移交了这部分档案资料,以后自己需要使用就无法找到.以我校为例,2016年的档案收集工作至今未能完成.移交归档的通知早已下发,专职档案员也进行了多次协调,但目前学校八个部门中只有三个部门进行了移交.另外,我校收集的2014 年档案资料相对较少.这并非是当年产生的档案资料数量较少,而是很多科室未能配合收集归档工作.另一方面各科室不了解学校档案的归档范围,资料移交内容不清晰,导致应移交的档案资料未进行移交,影响学校档案完整性以及学校档案整体质量；当不属于归档范围的资料进行移交后,归档前的鉴定工作加重了档案管理人员的负担.
2.4 中职学校档案信息化水平较低
中职学校对档案管理工作不重视,资金投入较少,用于信息化建设的资金更是少之又少.中职学校档案信息化普遍存在的现象是：没有建立档案管理系统、没有配备信息化设备、没有设立专门责任人.没有建立档案管理系统,档案的查找利用只能通过翻阅案卷目录和卷内目录进行查找,手工检索耗时、低效,不利于档案价值高效体现,更不利于室藏档案信息资源的开发；没有配备档案信息化相关仪器设备,没有硬件和技术的支撑,档案信息化也就没有了保障；由于学校档案数量较多,没有专门的人员进行档案信息化建设,学校档案信息化也就无法开展；另外,由于档案信息化的资金投入较大,很多中职学校基于自身经济能力,也只能有心无力、力不从心.以我校为例,目前只有一部分基建档案的图纸进行了扫描,形成了电子版档案资料,其他档案信息基本是以实体状态保存.
3 改进中职学校档案管理工作的建议
3.1 提高档案意识
改进中职学校档案管理工作的前提是提高全员档案意识.
第一,加强宣传.宣传作为一种手段,能够使中职学校全体工作人员认识到档案和档案工作的重要性.可以邀请档案专业人员（档案专业教师、档案机构专业人员、其他单位档案管理人员或是本校档案管理人员）到学校进行宣讲.使大家了解档案和档案工作、档案的价值和作用、档案工作的必要性和重要性、如何有效开展档案管理工作等.通过宣传教育,树立全员档案意识.
第二,参观学习.中职学校可以组织校领导、中层干部、专档案管理人员到档案馆、档案工作先进单位进行参观学习.了解其档案工作的成果、档案工作的发展状况、档案工作的利用需求情况等.通过参观学习,切实体会到档案对学校教育教学及其他管理工作的参考、凭证作用,档案工作对学校其他工作的辅助支持作用,深化对档案工作的认识.
第三,组织培训.组织专档案管理人员接受专门培训,学习档案管理的专业知识、学习档案管理人员的工作职责和职业道德.通过组织培训,不仅提高专档案管理人员的档案意识,还可以提高档案管理人员的专业素养,促进学校档案管理工作的专业化、标准化.
3.2 规范档案管理工作
档案管理工作规范化,有利于充分发挥档案的价值和作用,有利于提升中职学校的档案工作管理水平.具体措施如下：
第一,建立中职学校档案管理制度.根据档案法律法规及本校实际情况,制定中职学校档案管理制度,使档案管理工作做到有据可依.建立综合性的规章制度、文件材料归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案统计制度、档案利用制度、档案鉴定销毁制度、档案岗位责任制、档案管理应急预案等都是必要的.通过档案管理制度规定学校各门类档案的归档范围、归档时间、保管期限等具体要求,并积极执行,有效落实,促进档案管理工作标准化.
第二,规范档案收集工作.中职学校档案的收集工作极其困难,严重影响档案管理工作顺利开展.规范档案收集工作迫在眉睫.档案部门应严格按照本校档案管理制度要求,有步骤、有计划地开展档案收集工作,一方面各部门应积极配合档案收集工作,确保档案资料的完整和真实,另一方面各部门档案员应提高自身档案管理水平,保障收集档案资料的质量,减轻专职档案管理人员的工作负担,提高档案工作效率.
第三,规范档案整理工作.中职学校专职档案管理人员应严格按照档案工作规范进行档案整理,方便档案检索、查借阅,促进档案工作标准化.以我校为例,严格按照广州市教育局和广州市档案局印发的《广州市学校档案工作规范》进行档案分类、编号、组卷等工作.档案整理工作的标准化、规范化,不仅直接体现中职学校的档案管理水平,还直接影响档案的开发利用,关系档案价值和作用的发挥.
第四,规范档案利用工作.档案管理的最终目的是提供利用.档案利用,需*审批、登记手续,利用者需遵守保密规定并履行档案保护责任,利用者享受档案利用权利同时履行相应义务,充分发挥档案价值和作用.
3.3 完善档案库房建设
中职学校应参照《档案馆建设标准》要求,建设符合档案保管条件的档案库房,并配备相应配套设施,合理确定建设规模和水平,做到功能齐全,设施完善,经济实用,满足档案收集、整理、保管、利用等工作需要.一方面根据学校实际情况,确定档案库房建设规模和水平,最基本的前提是保障档案实体保存空间,并留有一定的发展余地；另一方面应配备配套设施,有效进行“八防”.以我校为例,由于广州夏季持续时间较长,气候较湿润,因此我校档案库房已配备空调进行温度控制,配备抽湿机进行湿度调控等.只有库房建设符合档案保管条件,才能保障档案实体的基本有效寿命,才有可能充分发挥档案的价值和作用.
3.4 加快档案信息化建设
档案信息化建设,有利于查借阅,有利于提高档案工作效率和管理水平.原件扫描后,其使用频率显著降低,起到了保护原件的作用.档案信息化使档案信息更加直观、详细、系统,方便对档案信息进行二次开发,服务学校其他各项工作.
中职学校应充分认识到信息化建设对学校档案工作和其他工作的积极促进作用,加大在档案信息化建设方面的资金和人力投入,在提升学校档案工作水平的同时,也推动了学校其他工作的开展,还可以在一定程度上满足社会对学校档案的利用需求.
3.5 建设中职学校“特色档案”
特色档案,是指反映地方特色、文化特色、人物特色、历史事件特色、时代特色、民族特色等的档案资料.中职学校偏向于技能型人才培养,所以在专业设置方面,既体现服务于社会建设、工业生产等特点,又体现传承传统文化、艺术等特点.因而与普通教育相比,特色更加鲜明.结合学校档案资源,开发中职学校“特色档案”,首先可以辅助中职学校宣传工作,体现办学特色及专业特色,加强社会对学校的认识；其次可以辅助中职学校招生工作,吸引对学校所设专业有兴趣的学生来本校就读,进行专业发展方面的深造；再次可以辅助中职学校学生就业工作,吸引对招聘岗位要求专业对口的单位来学校招聘,促进校企合作的同时,增加学生就业机会.
中职学校应充分认识到档案和档案工作的重要性,将档案管理工作纳入到学校日常管理工作范畴,结合自身特点,建立系统的档案管理机制,促进档案管理工作的规范化、标准化.积极开发档案信息资源,更好地服务于学校建设和发展.
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