档案业务外包过程中存在的问题与,本文是过程中类大学毕业论文范文跟档案和外包和业务方面毕业论文开题报告范文.
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【摘 要】近年来,高校档案馆（室）随着机构和人员的精简,业务范围和业务量不断的增加,档案管理人手不够,资金短缺的缺点逐渐显现.随着现代社会的进步和发展,档案工作除了采用传统的管理方式外,也需要利用档案*机构的硬件和先进技术,从而来服务本单位档案建设是一个很好的选择.本文分析了高校档案馆（室）目前的管理现状,就各单位在档案业务外包整理过程中遇到的问题,从加强各单位的档案管理角度分析,提出了自己的一些看法和建设.
【关键词】档案业务；外包过程；问题对策
2014年,、国务院联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出“规范并支持档案*机构、专业机构参与档案事务.”在此推动下,档案业务外包得到了发展.
近年来,高校档案馆（室）随着机构和人员的精简,业务范围和业务量不断的增加,档案管理人手不够,资金短缺的缺点逐渐显现.随着现代社会的进步和发展,档案工作除了采用传统的管理方式外,也需要利用档案*机构的硬件和先进技术,从而来服务本单位档案建设是一个很好的选择.
一、档案业务外包工作的概念及意义
档案业务外包是指高校档案馆（室）依据服务合同协议,将全部档案工作或者部分档案工作委托给外部专业档案管理机构承担或者执行的一种档案管理模式,从而实现对单位档案的规范化、专业化和标准化的管理.档案信息化建设是一个需要大量人力、物力、财力的事情,数据的录入是一个浩大的工程,仅靠档案馆（室）的几个工作人员是无法完成的.例如像我单位有着很多大型图纸,扫描需要大型专业设备,上百万元的设备支出对学校档案室来说是很大的一笔费用,业务外包也是出于经济、高效、专业的考虑.在将档案业务外包的工作情况下,高校档案馆（室）工作人员可将时间和精力投入价值更高的档案信息资源开发中,例如：档案编研、大事记、文件汇编、专题档案筹划等工作中,这些更有价值的工作可以更加直观的看到档案工作的成果,提高领导对档案工作的重视.
在业务外包过程中,以下六个方面是应该重视的：一是要重视前期准备工作.档案工作者要制定详细、具体、具有可操作性的工作服务范围.二是要重视选择合作者.合作者最终决定着业务外包质量的高低,优秀的合作者将提供专业的管理、设备、技术人员,能够给合作双方带来效益.三是要重视控制成本.合理的成本,方能确保合作双方能接受,也确保单位内部讨论和审核外包方案时顺利通过并予以实施.四是要重视质量监督.通过加强质量监督管理,可以自行开展工作方式,也可聘用第三方机构进行.五是要重视档案安全.开展档案业务外包时应该注意档案的实体安全和信息安全问题.六是要重视后续服务.很多单位把所有的业务外包工作都当成一锤子买卖,容易忽略后续服务工作问题,实际上后续服务工作不容忽视.
高校档案馆（室）藏数字化这项新业务,许多高校档案馆（室）缺乏相应的技术人员与技术设备,而高校档案馆（室）达标升级又有档案馆（室）藏数字化方面的要求,为了升级,高校档案馆（室）不得不花费相当数量的资金将馆（室）藏数字化业务外包,这对许多高校档案馆（室）而言,可能是无奈之举.但这并不是说,在馆（室）藏数字化的过程中,高校档案馆（室）人员就可以当甩手掌柜,而应该在力所能及的情况下做一些必要的监督检查工作,以确保馆（室）藏数字化的质量.
高校档案馆（室）业务外包,其实就是以钱来换设备、换人、换时间.设备,包括数量和质量,有足够质量上能够符合整理要求的几台或更多台专用设备；人的因素有两个方面,一个是数量,一个是技术,也就是说有足够整理能力的几个或更多人来工作；时间,一个重要的指标,就是成本.人员的工资、设备的损耗、电力的消耗及其他管理成本等.在综合核算设备、和与时间成本后,可以得出一点,若全部由高校档案馆（室）工作人员来完成一定量的任务,其成本高于外包公司的情况下,可以请外包公司来做.
二、档案业务外包工作存在的问题
1.档案管理制度不健全.
从国家的宏观层面上看,已经对档案业务外包做出了一些原则性的规定.例如：2013年12月27日,时任国家档案局局长杨冬权在全国档案局局长会议上的讲话中指出：“在进行档案业务外包服务前,应做好涉密和内容敏感档案的挑选、鉴定、解降密工作,不再涉密的档案可以解降密后委托外包,仍涉密的档案则坚决不外包,特别是仍属绝密的档案一律不外包.对外包公司,要进行保密资质审核.”此外,国家档案局分别于2012年、2013年、2014年印发《关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》、《关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知》、《档案数字化外包安全规范》三个规范性文件,对档案业务外包中的信息安全保障问题做出了规定.
2016年4月,《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中也提到：“鼓励档案社会化服务,加快档案服务外包系统标准规范的制定.”从全国范围来看,已有个别省份出台了相关规定,如：湖南省档案局于2013年印发了《湖南省规范档案*服务规定》,2016年上海市档案局印发了《关于加强档案业务外包和*服务管理的指导意见》.但是对于档案外包机构的制度管理,各单位只是提出一些原则性的规定,对于规范档案外包的专项规章制度仍属空白.在档案业务外包快速发展的形势下,我国相关档案管理规范的出台及制定与实践发展的需求相比较为滞后,很容易出现实际工作与法律法规相脱节的现象,使档案行政管理部门在对待档案业务外包工作时,带来无法可依的困境.
2.档案整理分类不连续.
档案工作具有较强的连续性和系统性,包括档案的整理、利用过程,既要求掌握档案外部特征,也需要把握档案内在联系.档案业务外包后,外包公司虽然会根据高校档案馆（室）的要求,对承包的档案进行分类、整理、按照《档案法》等法律法规的规定,“及时收集有关材料,建立规范的收集、鉴别、整理、归档机制”,但从实际工作来看,高校档案馆（室）会在年中或年底等时间,将档案业务进行外包处理,无论是外包公司还是高校档案馆（室）都会档案管理分类方面出现“空档”期,档案整理分类缺乏连续性,也不利于档案后期的查阅、利用.因此,在高校档案馆（室）的工作人员,没有直接参与外包公司的档案整理情况下,很多单位的后期数据库整理和信息开发利用等都难以高效开展.
3.外包机构业务水平发展不平衡.
目前就档案业务外包机构的总体水平来说,机构管理较规范、业务范围较广的外包公司大多是外资企业在我国设立的分公司,近年来,随着我国档案业务外包需求的增多,一方面已经有少量实力较强的本地民营档案业务外包机构在管理方式和服务内容上走在国内同行业的前列.另一方面也有一些外包公司是软件硬件条件均不达标的“皮包公司”.同时,档案外包机构的服务内容也相对单一,以笔者在实际工作中接触到的外包机构为例,由于人员、资金、场地等客观条件的限制,其提供大多数还是以纸质档案整理和数字化扫描加工为主,对于档案代存,电子文件管理、信息系统开发等对于场地或技术要求较高的服务内容则涉及很少.
三、加强档案业务外包工作的对策
目前许多高校档案馆（室）采用档案业务外包,弊端和风险是存在的,但也不能因为存在风险而固步自封.在实际操作中要采取措施,规避风险,发挥档案业务外包最大效益.
1.建立健全档案业务外包的规范制度.
一是建立行业用人制度,目前档案业务外包行业尚未建立行业准入制度,甚至存在一些“无照经营”的现象.因此,亟待档案行政管理部门建立一套对外包公司从业资质的审核制度,从机构的规模、软硬件条件、人员素质、业务范围等方面对外包机构的从业资质进行审核把关,严格制定专门的法律法规,严格档案外包行业准入机制,实行严格的备案登记制,从而确保档案业务外包质量.二是要与外包公司签订协议,保障档案的安全与完整.要求外包公司要严格按照单位档案管理规定进行管理,随时接受委托单位的检查,并及时将工作进展情况向委托通报,对可能破损坏的重要档案要及时与高校档案馆（室）沟通,在征得高校档案馆（室）的同意后方可进行必要的处理措施.三是建立外包服务考核标准.考核标准可从服务流程和服务内容两方面着手,在规范服务流程方面,应明确服务开始前签订规范的合同,服务过程中要加强全程跟踪和质量控制,服务结束后要进行质量验收；在规范服务内容方面,应出台档案业务外包的国家标准或行业标准,使规范档案业务服务标准有据可依.四是档案业务外包过程中的档案实体和信息安全保障制度.对档案业务外包机构应通过保密资质审核做出规定,并明确一旦在档案业务外包过程中发生档案原件损毁和信息内容泄密给任何单位、组织或个人,将追究外包公司的法律责任.
2.加强系统性细化档案分类验收和监督.
我们要与外包机构共同协商如何系统性细化档案分类,并实地查看外包机构的档案分类工作情况,对外包公司整理或加工完毕的档案进行抽查或全面检查,及时发现问题,对存在的问题进行指导和纠正,并督促整改.档案外包后续质量验收是最为重要的一个环节.对此,要成立由高校档案馆（室）、外包公司、第三方机构进行联合科学验收.具体来说,首先,从验收的内容来看,要重点验收档案的扫描图片效果、数据挂接、档案还原、档案装订质量、档案保管外部环境是否“九防”要求；其次,从验收的方法来看,采取集中检查和抽查相结合,一方面由验收小组根据外包公司的完成情况,对委托外包单位的档案整理情况进行检查.另一方面,针对高校档案馆（室）的档案特点,对重要的档案及完整性,以及还原装订和还库情况进行重点抽查.尤其要注重档案扫描质量的验收,防止出现遗漏或重复.从验收方面来盾,要进一步细化档案外包验收制度,建议采用保证金制度,提高外包合作方的专业负责程度.对于签订档案业务外包的服务单位,档案行政管理部门应当加强日常检查和指导,必要时可以深入档案外包服务的工作现场,档案整理者要随时接受档案形成者的监督,并将工作进度及时通报给对方.
3.突出档案业务外包过程管控.
对于外包机构而言,经济效益是首位,不同的计费标准对于外包机构的收益会产生显著影响,如果以卷为单位计费,那么外包机构就会尽可能地简化卷内件的数量；如果以件为单位计费,那么外包机构就会尽可能多增加件的数量,甚至将本身该是一件的档案拆分为几件,以获取更多的收益.由此可见,档案业务外包过程管控的重要性：一旦外包机构在整理档案过程中不遵守规范,档案形成者就可以依据协议对档案整理者进行必要的惩罚,从而来降低整理费用.以上强调了过程管控的重要性,而问题在于谁来制定过程管控规范,答案是明确的,那就是档案行政管理部门.作为领导部门,上级省市档案局应制定明确的整理规范供下级各部门参考,并积极答复下级的疑问,通过这种上下级的双向交流,档案整理的过程管控标准才能及时制定,避免整理中出现许多不必要的麻烦,甚至法律纠纷.
档案业务外包行业是一个新兴行业,目前处于快速成长阶段,在成长的过程中难免会遇到这样那样的问题.档案业务外包行业一定要加强自律,努力树立良好的形象,在追求经济利益的同时,一定要在整理过程中自觉遵循档案的形成规律,科学、规范的进行档案整理工作.具体而言可以从以下三个方面入手：一是加强档案管理人员的职业道德教育,增强为合作者保密的意识,在整理过程中,彻底杜绝泄露档案信息的行为.二是在整理的过程中,不能为了简化工作流程而任意处置档案,具体表现为不能随意拆分档案,不能删改、污损档案信息等,需要对档案作出有可能损害其完整性的处置时,要及时与合作方联系,在对方许可的前提下方可实行.三是在整理过程中要注意档案实体的安全,不能乱放,避免由于工作疏忽而导致档案的遗失.既要认可档案业务外包带来的经济效应同时也要认识到其中的风险,只要合理的规避风险,从根本上解决外包有可能引发的问题,才能使它更好的为档案工作服务.
【参考文献】
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[4]李云平,张红霞.档案信息化外包带来的外部接入风险及防范[J].开封大学学报,2010（2）
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