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【摘 要】在档案管理中,“收集”是保管、使用、查阅的前提工作,原始资料是否齐全、准确、完备,是档案保存价值的必要条件和档案管理的质量保障.如何及时收集、准确收集、全面收集,提高收集效能,是衡量档案管理水平的重要标尺之一.本文以教育局机关档案的收集为例,就档案管理人员素质、加强档案管理意识、优化档案管理方法等三个提升档案收集效能的对策做以简要论述.
【关键词】档案收集；档案管理；教育行政部门
《中华人民共和国档案法》第一章“总则”第二条是这样给“档案”下定义的： “过去和现在国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”.对于教育局机关来说,凡是各科室形成的具有保存和利用价值的文件、会议纪要、会议记录、各类统计报表、出版物原稿等文件材料,以及相关的照片、视频、录影等声像资料,及在教育行政管理过程中形成的具有保存、查阅、利用价值的文件材料均属档案.
档案收集工作是档案管理工作的基础,是档案管理工作的起点,是档案管理中最重要的一个环节.档案收集质量的高低,是由档案收集的质量所决定的.教育局档案的收集是根据《中华人民共和国档案法》中的有关规定,采用行政措施将分散在各科室和私人手中的可入档原始材料征集起来,然后有组织、有序化的存在教育局档案管理室.如何提高档案资料收集效能,是档案管理中必须要解决的先决性问题.笔者结合自己十多年的档案管理工作实践,认为可以有以下三个对策.
一、提高档案管理工作者素质
曾几何时,在多数机关单位,档案管理室往往是照顾“老”“弱”的地方.谁年纪大了、承担不了科室繁重工作了,谁家有老人、小孩要照顾,谁身体不好,就把档案管理这个“闲差”交给谁.忽视对档案管理人员素养要求、技术及专业要求的后果就是导致档案收集、管理十分混乱.事情要做好,首先还是要从“人”上下功夫,因此,提高档案管理人员的素养是提高收集效能的首要任务.
首先,档案管理者要具备比较高的思想素养.要有一定的政治觉悟,要有保密意识和法律意识.要清楚认识到教育局机关档案管理的重要性,要严格按照法律法规的要求去收集整理,以法治观念维护档案的保密与安全.其次,档案管理者要具备高度责任心.档案管理工作繁杂而细致,尤其在归档收集时要关注动态、耐心细致、仔细甄别.第三,档案管理者要具备比较高的业务水平.如何发动各科室力量将有价值、可利用的资料收集起来,很能考验档案管理人员的能力.档案管理人员要积极发动各科室力量,制定相应的激励机制或运用相应的流程管理机制,促进资料的有效收集.同时,还要与时俱进学习各项信息技术技能,包括高科技设备运用技术、现代通讯技术、办公自动化技术以及依赖互联网平台的各种办公软件,不断完善自己的知识结构体系,以服务档案管理工作.除了信息技术,档案管理者还要具备较为丰富的档案学知识,包括文书学、专门档案管理学等跨学科复合型人才素养,实现理论与实践的高度融合.高素质档案管理员才能够为高效能档案收集提供重要的人才保障.
二、强化各科室档案管理
目前各科室普遍缺乏档案意识,常常是“用时需要,做时次要,忙起来不要”.这一现象要通过加强宣传、建立制度形成网络从根本上得到解决.
（一）领导重视,加强档案管理重要性宣传.教育局机关的档案常常与领导的决策和领导的工作活动紧密相关.因此产生的档案材料非常珍贵和重要,绝不能流失.档案管理员要就这一部分的档案收集情况及时向领导汇报,并取得领导对收集档案工作的重视和支持,并通过召开专门会议、组织专门培训、现场模拟等对科室、对个人进行宣传、培训,增强局机关全员档案法制观念,提高档案意识.
（二）建章立制,提高对档案管理重要性的认识.文件是机关工作决策与工作落实记录的真实记录,既包括历史性材料又包括现实性材料.机关文件材料形成后各相关科室档案员要按照档案法的规定,定期主动向局档案室上交档案资料.同时,要建立健全归档管理制度.没有严格的归档管理制度是做不好档案收集工作的.归档管理制度应包括以什么样的程序,在什么时间,由谁负责归档文件.制度一旦建立,就要求各科室认真执行.由此实现档案管理工作的制度化、规范化、法制化的执行.
（三）组织保障,建立稳定的档案管理组织网络.该组织网络由教育局机关领导分管档案室,和各科室档案管理员组成,形成领导一专职一的档案管理组织体系.分管领导统筹全局档案管理工作.局专职档案管理员负责文档归档、分类、标识、入柜等工作.各科室的档案员负责收集上交初步整理归档本科室所发生的文件材料.定期召开档案管理网络成员会议.专职档案管理员和档案管理员之间要形成一种良好的工作协作关系,多沟通、多交流、多提醒,专职档案管理员要主动了解档案管理员的需求,并主动解决工作中的困难.增强档案管理意识才能够为高效能档案收集提供重要的
行动保障.
三、优化档案收集方法途径
没有科学的档案收集方法就不会产生高质量的档案收集结果.档案收集方法的优劣决定着档案收集的数量和质量.在实际工作中主要采取的收集方法是：主动收集、定期收交、协调催收、以用促收、动态收集等等.
（一）注重日常主动收集.在实际档案管理中,专职档案管理员要做到五勤：脑勤、眼勤、手勤、腿勤、嘴勤.眼勤：多发现档案.脑勤：多甄别档案.手勤：多收集档案,腿勤：多在相关科室走动,嘴勤：多问相关科室主动活动情况.专职档案员要根据局里的不同时期重大管理的安排,及时提醒各科室档案管理员主动收集发生的全套文件管理材料.对发现有遗漏的主要文件材料,要主动跟进直到找到确保无一遗漏,主动收集的过程中要注意说话的艺术.
（二）注重定期收交.各科室管理员按照已经收集的文件档案分文别类加以归档,并与专职档案管理员约定移交时间以及方式.及时把收集归档的文件材料移交局档案室.各科室每天有很多事情要处理,如果不及时移交则很容易出现遗失、遗漏、遗忘的情况,造成档案资料的缺失.
（三）注重协调催收.收集移交档案材料是一个具有技术含量的工作.除了按照一般的程序进行催收外,必要时采取召开档案员会议或上门个别沟通等途径.对遗漏或收集遇到阻力的情况,面对面进行沟通协调,确保该收集的文件材料完整齐全.
（四）注重以用促收.档案管理的价值不在于管而不用而在于管而有用,只有这样才能体现出档案管理的固有价值.可利用“信息库”“上网工程”使档案的利用由“封闭”转为“开放”,变“单向”为“互动”.专职档案管理员以改变服务态度,提高服务质量服务工作大局为荣.热情提供档案查阅服务,使档案由“死”变“活”,实现档案管理价值最大化.
（五）注重动态收集.动态收集是档案收集整个工作的基础,也决定着档案收集的完整性和重要性.教育工作是动态变化的,文件档案材料也是属于动态发生的.专档案管理员要随时跟进了解局里工作的新安排新活动新进展新情况,做到动态收集.总之,优化档案管理方法才能够为高效能档案收集提供重要的方法保障.
【参考文献】
[1]王玉洁．重视档案管理工作提高档案意识[J].兰台世界,2014(4).
[2]孙立新．话说“档案意识”[J].中国档案,2013(4).
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