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浅谈实践办公中电子档案的弊端
文/山西省运城市军队转业干部培训中心 崔凌云
【摘 要】曾经的我们会担心因为潮湿、虫蛀、火灾等等天灾人祸而导致档案丢失,造成无法弥补的过失.随着社会的进步,时代的发展,电子版代替了纸质版,我们曾经遇到的问题被不再占据主要,新的问题又接踵而至.如何避免电子档案泄密？如何避免因为个人操作失误,导致电子档案误删,带来不可弥补的损失？本文进行分析和探讨.
【关键词】电子档案；档案泄密；保密；误删
提到电子档案,很多人并不陌生,目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、*各种社会保险以及升学等都需要个人档案,所以常常都会使用到电子档案. 电子档案的远距离传输功能,使异地资料同步与更新成为可能,人们不必再到档案馆繁琐的查阅,只需上网登录即可,从而大大地节省了时间和精力.也正是因为网络和电子设备对保存的方便、快捷、翔实、完整,工作人员办起公来,不仅提高了工作质量,还加大了办公人员的工作效率.加快了社会科技发展的进程,更便捷了人们的生活方式.当然,任何事物都有两面性,当我们在享受网络给我们带来的快速与便捷时,新的问题又摆到了我们的面前,即：如何确保个人电子档案的安全性？的丢失与泄露事件时有发生,给家庭与社会带来的损失也是不计其数,我们作为国家的公职人员,有责任保护人民的个人电子信息的安全.
一、病毒的危害不容忽视
伴随着电脑的出现,人们更重新认识到了一个词语,那就是“病毒”.一般情况下,我们的电脑都会安装杀毒软件,只要我们不打开病毒网页或者不下载非的软件,一般不会让电脑感染病毒.手机是人人必备的,但是随着智能机的普及,病毒也开始光顾这类群体.工作之余,我们拷贝同事文件时,如果因为网速慢或者文件过大,网络传送耽误时间,一定要找一个绿色无毒的U盘,如果因为贪图手机的存储功能,或者借用一个不确定是否安全的U盘拷贝文件,相当于给同事和自己的电脑同时埋下了隐患,那么紧接着所面临的,很可能就是电脑变得迟钝起来,反应缓慢影响正常工作,有时候出现蓝屏甚至死机,严重时会导致电脑所有数据丢失.如果非法分子利用病毒窃取这些档案信息,伪造,进行诈骗等等违法行为,将给人民带来不可估量的损失.
二、办公人员的秉公执法至关重要
除了病毒导致电脑信息泄露以外,人员的保密工作也是一个问题.纸质档案转变为电子档案是一个必然的趋势,这个艰巨的任务不仅耗时而且量大,全都需要人事部门的工作人员进行电子归档.工作人员在对人事档案进行记录、续写的时候,纸质档案上的内容要完整且一字不差地电子归档,不能由于情绪因素,个人恩怨甚至是权势金钱诱惑而违背个人职业操守,也切不可私自出售他人人事档案信息,随意更改人事档案的信息,一定要认真遵守部门的规定,严格执行工作流程,做好档案的保密工作,严于律己,踏踏实实做事,杜绝档案泄密.
三、合格的电脑技术也是完成工作的一项重要保障
部门人员电脑技术是否过关也是一项重大难题,档案部门的干部职工队伍一般由档案专业人员、非专业人员和计算机人员组成,缺乏既懂档案知识又熟悉计算机专业技术的全才,这在客观上会制约档案工作现代化进程.在纸质转化电子档案的过程中,熟练的电脑技术不仅节省时间,还能避免出现一些重大失误.工作时,不经意的一个操作,可能造成严重的后果.例如长期未清理电脑垃圾,处理一些不用的文件时,误删了一个重要文件而导致无法恢复；或者日常操作时,不经意间进行了复制和粘贴这两项操作,然后出现多个相同文件,发现后在删除多余文件时,操作时误选了一个重要文件,从而导致把这个重要文件一起被删除.所以工作人员对电脑技术的掌握程度,不可忽视,即使事后发现,也为时已晚.要使档案工作有新的进展和突破,就要抓住当前有利时机,加强学习,冲破原有的思路、模式,形成一整套新的档案思想、档案观念,才能适应档案事业的发展,并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献.
四、客观环境对电子设备的影响
以前的纸质不易保存,因为容易受潮,容易被虫蛀,造成页面文字缺失甚至严重损毁.电子档案出现以后,可以完全避免档案受潮,被虫蛀,但是电子设备也对周围环境有很大的要求,所以我们要保持工作场合干燥通风,环境卫生整洁,做到防磁,防火,防尘,防高温等要求,最大可能地减少电子设备安全隐患,因为一旦损毁将无法恢复,无法补救,给国家将会带来无法估量的损失.
新事物的出现,其自身存在的弊端也不容忽视.从到地方,从机关到企业已普遍建立了计算机局域网,但是,为了加强文件资料的保密,有些部门规定不准接入互联网,有的甚至是单机操作,与网络实行物理隔离.当电子信息档案风险出现后,最为紧迫的是积极采取风险防范措施来进行及时的处理,主要是将多种办法结合的措施相结合使用,将风险造成的危害降低在可控范围内.电子信息档案的管理者和管理单位,对于信息安全一定要时刻保持清醒的头脑,切实提高安全防范意识,要充分认识到电子文件的风险是时时刻刻存在的,还具有不确定性,而且万一出现风险问题就会带来不可逆转的影响,所以我们一定要对电子信息档案管理的风险保持高度的认识,要将预防工作看作档案管理工作中的重中之重,严格执行各类风险防范措施,确保管理水平得到全面的提高,力求电子信息档案安全、无风险,这对于有效规避风险和降低损失具有重要的意义.
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