教育新常态下民办高校办公室管理的困境和探析,本文是办公室管理有关专升本毕业论文范文和民办高校和教育新常态和对策探析类论文范文.
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【摘 要】在教育新常态的大环境下,民办高校已逐渐成为我国高等教育的重要组成部分,随着民办高校办学层次和质量、规模的不断发展和提高,对于作为高校行政管理中枢的办公室,也面临着更多的新挑战和新要求.任务与压力的双重考验下,民办高校办公室的管理逐渐出现瓶颈,本文通过对民办高校办公室管理工作所面临的困境及其成因进行分析,探寻新时期提升民办高校办公室管理效能的相关对策.
【关键词】民办高校；办公室管理； 困境；对策
总书记明确提出,中办是党综合办事机构,在党和国家工作全局中具有为党服务最直接,联系各方面最广泛,保障党工作最关键,在党政军群各机构运转中最核心,居于承上启下、协调左右的中枢位置“四最一中枢”的特殊重要地位和作用.同理,高校办公室,是学校综合办公的管理平台,也是学校行政的服务与形象窗口,担负着学院日常的服务、督办、协调、信息沟通等多项职责,发挥着“中枢”“参谋”等重要作用.在《民办教育促进法》即将新修订的背景下,民办高校逐渐承担更多高等教育的社会责任,这对民办高校办公室管理也提出更多新挑战和新要求,因此,民办高校办公室应该立足于本校实际发展情况,正视现状困境,善于寻找科学对策,加强内涵建设,创新管理,提升管理质量和效率,助推学校的建设发展.
一、民办高校办公室管理的现状分析
有别于公办高校党委领导下的校长负责制管理模式,民办高校的运行机制和管理体制具有其独特性——实行董事会领导下的院长负责制,这种管理机制下,学校重大决策均由董事会决定,而院长办公会则成为学校内部运行的决策机构,相对而言,具有较大的自由性和独立性.正是由于民办高校自身机制体制的特殊性,对办公室管理工作提出了不一样的要求：
一是高度贴近学校发展实际.民办高校办学资金主要来源于董事会投资,因此无论是工作思路、工作模式还是工作作风,办公室管理工作都必须适应董事会的要求,并与学校发展需要相结合,紧贴发展实际,围绕董事会经营运转情况和学校办学实况开展管理与服务.
二是职能多元化特征显著.我国民办高校大都建校历史较短,在组织管理、协调参谋、承办落实、督查督办等职能方面尚未完善,岗位设置精简,人员配置灵活,甚至常常一岗多职,党政合署办公,有限的岗位和人员要应对同样繁冗复杂的事务,所以民办高校办公室管理基本显著体现工作任务重、职能多元化的特征,其工作人员往往要成为多面手,需要具备较强的综合素质,才能确保民办高校的顺利运转.
二、目前民办高校办公室管理中存在的困境
（一）规章制度不完善,管理不规范.我国民办高等教育起步晚、发展快,除了个别办学早、规模大、声名远的民办高校规章制度健全、管理规范外,多数后起的民办高校仍然在规模扩张上下功夫,在健全制度、规范管理等内涵建设上仍有很大距离.因而民办高校办公室常常处于不同程度的无章可循或有章不循的状态,加之很多规章制度间缺少衔接性,面对公文收发、印签管理、检查督办、协调沟通、外事服务、来宾接待等一系列事务杂、强度大、任务重的工作,无章可依导致了管理混乱,职责模糊、分工不明等系列问题,建立一整套科学的管理规章制度成为提升办公室管理效能,彰显了学校的内涵实质的迫切需要.
（二）人员素质参差不齐,管理效率低.从工作内容上看,高校办公室所做的很多是“不干有人找,干了看不着”的工作,细微、繁琐、但又事关全局、不容有失的工作,办公人员素质高低直接映射为服务质量的好坏.较之教职人员,高校办公室工作人员大多呈现学历层次偏低、专业性不强、技术水平不高、队伍基础不稳定等特点,民办高校属于非编制单位,人才引进随意性更明显,本校留校的人员队伍庞大,综合素质更逊色.同时,高校历来有“重科研教学,轻行政管理”的传统倾向,为节约成本,民办高校办公室人员普遍缺乏外出学习和培训机会,造成其思想业务水平难有进阶,专业特长难以发挥,加上办公室事务繁杂琐碎,他们在学历进修、课题项目申报等方面机会鲜少,晋级职称难度大,种种情况作用下,导致民办高校办公室人员素质不高,管理效率普遍低下,从而影响了办公室自身建设和发展.
（三）服务意识有待加强,管理难度大.民办高校办公室服务意识偏低,主要体现为“职业倦怠”情绪明显、办事敷衍推拖、不主动作为、不超前谋划、不愿意协调协作、待人接物不周到等方面,笔者认为,影响民办高校办公室人员服务意识偏低、管理难度大的原因主要有三个方面：第一,办公室人员的自我价值难体现,职能站位不够高.办公室工作具有辅助性、参谋性,工作成绩一般是附着于单位整体绩效,个人工作业绩不显露,学校资源配备和政策扶持普遍倾向教学科研层面,整个教育行业对办公室人员认同感普遍偏低.第二,高校办公室人员普遍待遇低,尤其民办高校人事待遇人为操作性强,同样岗位工资待遇高低差别大,导致人员容易思想散漫,工作缺乏积极性.第三,民办高校办公室人员晋升渠道少,发展空间小,缺乏激励机制.特别是近年来,教育部门对民办师资队伍建设的政策扶持、进修培训多向教学科研倾斜,办公室管理人员却难以共享扶持红利,这增强了办公室人员的不平衡感与受剥夺感,使他们感到前途渺茫,从而丧失工作动力和服务热情.
（四）信息化建设落后,高效管理难进展.信息技术的广泛应用,打开了高校教学、管理工作的发展新局面,改变传统办公环节上费时耗力的困境.但受办公经费的困扰,民办高校办公室管理信息化难以得到大力推广,目前,大部分民办高校办公室信息化建设不足、硬件设施不齐全、资金投入少、办公条件差等问题赫然在目.同时,由于民办高校退休返聘人员较多,办公室人员专业技术操作能力水平普遍不高,即便配备现代化的办公设备,往往缺乏专业的信息处理,导致办公室的运作速度缓慢,效率降低,进一步影响学校整体管理的运转效率.
三、改变民办高校办公室管理难题的对策探讨
（一）健全制度建设,抓好督办落实.民办高校办公室岗位精简,人少事多,办事程序随意性大.完善科学的规章制度是其充分发挥效能的重要保障.因此,民办高校办公室应从全局出发,健全各项工作的规章制度,规范办事程序,确立工作标准,抓好制度的督促检查和贯彻落实,减少工作中的主观随意性和各种人为因素的干扰.
以广州南洋理工职业学院为例,在规范管理工作上,完善了与学院章程配套制度体系,完善学术委员会、教代会工作机制,健全依法办学、依章办事机制,建立了一批科学合理、务实管用、适应需要、便于执行的管理制度,有针对性地出台了《规范办事流程的若干规定》等管理办法,对现行规章制度进行了梳理,已过时的进行废除、不完善的进行修订,空白的新增制定,汇编成册下发各系部、处室,将其作为全学院事务管理的依据和准则,形成了按章办事的办公室管理系统体系.同时,健全督办督查机制,问责机制,实施后评估机制,抓好督办落实,强化对制度执行的监督,切实纠正有令不行、有禁不止的现象,彻底解决管理无章可循的混乱局面.
（二）加强队伍建设,提升人员管理素质.当前民办高校办公室人员设置精简,要求每个人都应该具备较强的综合能力和应变能力.因此,首先在用人问题上,民办高校办公室必须坚持“按需设岗,按岗管理”的原则,合理设置人员岗位,公开公平选人用人,合理调配薪资奖励,通过多种激励政策激发办公室人员工作热情和积极性.其次,要优化团队结构,推行二级管理,加强内部协调沟通,明确各个岗位工作目标和职责,科学进行工作分配,使每个人都能各司其职,各尽所能.最后,要注重人员业务素质及职业道德素质的培养和提高,建设学习型的办公室管理团队,提倡“工作学习化、学习工作化”的寓学习于工作中新模式,一方面强化日常工作的经验积累,另一方面,加大培养力度,拓宽晋升渠道和空间,定期组织办公室人员参加管理课程培训,使每个岗位人员都能独当一面,成为业务能手,既是某领域的“专才”,又有“通才”的能力和管理素质.
（三）转变服务理念,引领良好工作作风.要打破民办高校办公室管理服务意识淡漠,办事效率低下,管理举措难推进的困局,必须转变管理人员的服务理念,引领学校管理工作优良作风.可从三个方面入手：一是要找准定位、更新观念,摒弃“居高临下”的官僚主义作风,形成“工作就是服务,管理就是服务”的意识,养成“遇事不含糊,办事不拖拉”的工作习惯.二是转变服务形式,变消极被动服务为主动服务、超前服务,优化事后服务,为师生员工排忧解难.三是树立服务大局观念,着眼于高教事业的发展大局,围绕学校中心工作,以“上能为领导分忧,下能为师生服务”的原则,当好领导的“参谋助手”和基层师生员工的“服务员”.
（四）推进信息化建设,提高管理效率和质量.依托计算机网络,充分利用信息资源,实现办公的自动化、信息化和网络化,已经成为高校办公室突破管理瓶颈,提高办事效率和管理效能的必然手段.尤其对于民办高校,办公室推行网络化管理和信息化建设,建立可满足“互联网+”时代教育要求的数字化、信息化管理平台,将有效摆脱长期以来基于纸质办公形式带来的种种禁锢,如借助迅捷的电子邮件、办公群、视频会议、微信群、OA办公系统等信息化渠道,进行会议安排、通知发布、文件传阅、信息资料上报等等,逐步实现无纸化办公的新模式.这样不仅能简化工作程序、节省办公时间、提高了办事效率,而且将大幅节约人力、财力、物力等行政成本,充分实现资源共享.同时,针对民办高校返聘老员工人数较多的实际情况,在推进信息化建设和网络化管理过程中,要注重加强对管理人员开展信息技术普及化培训,从而优化办公室管理资源整合,充分利用信息化手段,推动管理资源校内使用、校外共享,有效提高办公室管理效能.
四、结语
教育新常态环境下,我国民办高等教育事业越来越受重视,新修订的《民办教育促进法》即将实施,深化民办教育改革已是大势所趋,这对民办高校办公室管理提出了新要求,因此,民办高校要重视目前办公室管理中产生的种种问题和挑战,勇于寻找并运用打破管理困局的新思想、新经验、新技术、新举措.工作上与时俱进,管理上推陈出新,方法上大胆创新,通过完善建章立制、加强队伍建设、转变服务理念、推进信息化建设等措施,不断提升办公室管理效能,充分发挥其“四最一中枢”的作用,推动民办高校改革发展、内涵建设等工作优化开展.
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