高校基建档案科学管理,本文是科学管理类有关学年毕业论文范文和科学管理和基建和档案相关学年毕业论文范文.
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【摘 要】本文阐述了高校基建档案的特点,分析了高校基建档案管理中存在的主要问题,结合自己的工作经验,提出了加强基建档案科学化管理的对策.
【关键词】高校基建档案；科学管理；对策
高校基建档案是学校基建管理和基建工程项目建设活动过程中,直接形成的有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,它记载了整个基础建设工作的全过程,包括从校园建设规划、设计、筹建、实施到竣工的全过程中形成的文字资料、审批资料、图纸、图表、计算材料、声像材料等文件材料.它既是工程建设及竣工验收、交付使用的必要条件,也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证,还可以为历史查找、产权查证,经济纠纷以及科学研究等提供素材.因此,基建档案管理不仅服务于当前需求,还有利于未来发展.可以说,在高校发展的每一个时期均占有极其重要的地位.
近年来,高等教育发展迅速,高校招生规模持续扩大,大部分高校基础设施的扩建或新校区的建设如火如荼,使高校的基本建设进入了高速发展的时期.随着基建项目的日益增多,基建档案数量也随之增多,高校基建档案的重要性、规范性愈发凸显.然而,由于对基建档案重要性认识的缺乏,基建档案的管理体制还不够完善,管理过程也存在一些问题,因此科学管理势在必行.
一、高校基建档案的特点
高校基建档案除具有一般档案的信息性、原始性、价值性等特点以外,还具有它独有特点：
（一）成套性.基建档案记载并反映了建设项目活动的全部过程和成果,包含了从提出项目建议书、可行性分析报告、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘查、设计招标、签订合同等全过程文件,它们之间既以不同的工作阶段相区别,又以总和的基建程序和专业内容相衔接,构成了一个建设项目的成套完整性整体.
（二）现实性.基建档案具有较强的现实使用性.其它文件材料归档后,基本上完成了现行功能,多半是用来历史查考,而基建档案则不同,它是学校基本建设、工程维护、改建扩建和解决土地纠纷中不可缺少的现行依据,它不仅没有退出现行使用过程,而是在较长时期内发挥现行效用.
（三）专业性.基本建设过程涉及到设计、勘探、施工、安装、消防等专业技术活动中产生的历史记录是唯一的,也是今后维修、验收、审查的唯一依据.基建档案都是关于工程建设方面的资料,资料间既相互独立,又缺少必然的联系,每一个项目又涉及大量分项工程,技术性很强.
（四）滞后性.由于基本建设项目完成是一个周期长、投资大的工程建设过程,且涉及面宽而广,一个工程建设项目从筹建到竣工验收需要经过很长时间,要经过基建部门、设计单位、建设单位、施工单位以及档案馆等很多部门的合作才能形成一套基建档案.工程竣工验收之后,学校基建部门还需要一段时间的整理才能将基建档案移交给档案馆,少则几个月,多则要几年,导致了基建档案管理难度增大.
二、高校基建档案管理存在的主要问题
由于基建档案的广泛性、全过程的动态性和管理的复杂性等,导致目前高校基建档案管理面临以下最突出问题：（一）存档材料不齐全.基建档案涉及方面广、工作环节杂、建设周期长,归档过程覆盖项目建设全过程,资料一直处于动态变化之中,故基建档案成为建设项目管理工作中的重点和难点.一些项目建议书和可行性研究等阶段应保存的依据性文件常漏缺不全.在项目招标过程中,经常出现中标单位外发包或归档不及时等导致资料散失.施工单位对于施工过程中所形成的,具有不可见性的相关档案材料,如隐蔽工程设施图、地下管网、施工日记等,在收集时常疏漏或缺失；对设备安装文件资料也不够重视.有些档案人员仅注重阶段性文件资料的收集,往往忽略了全过程文件材料的完整归档,特别是忽略了前期形成的文件材料和建设后期形成的交工验收文件材料、工程监理等方面的材料,造成归档散失等.档案人员收集资料不主动,学校基建部门交什么资料档案馆收什么,被动收集资料,造成基建档案的成套性、完整性存在缺陷.
（二）归档质量不高.由于归档意识薄弱和人员素质的不专业,基建档案的材料普遍质量不高,如图纸的清洁程度、整齐程度等,主要存在着三种情况：一是归档材料不符合归档要求.在归档材料和图纸上随意使用铅笔、圆珠笔及红色、纯蓝墨水等不符合归档要求的笔墨书写；有些图纸不是原件,而是复印件；有些图纸和文件漏盖公章或公章不清晰、不规范.二是图纸编制不规范,工程资料不全,信息记录不完整、准确.文件归档材料、纸张大小不统一,图纸中相关责任人审核签署经常漏缺；用施工图代替竣工图,图中无任何标识说明该图有无变更情况；图纸没有按实际变更通知更改或更改不到位；更改的符号与说明不符合标准要求.三是存档图纸不全或磨损、污染严重,不能准确反映工程实体的实际情况.四是分类不够合理、标准不一.在实际工作中,不管是图纸或者文字资料,很多项目都没有按统一的格式进行归档,导致同类资料格式差别很大.
（三）管理机制不健全.基建项目一般要经过立项、科研、设计、施工、竣工等阶段,项目文件资料形成周期长,涉及方面广,专业技术性强,从而造成收集、归类、整理难度增大.资料从产生到归档经历相当长的一段时间,并经过许多环节,其中每一环节的差错都直接影响图纸的齐全、完整、准确性.因此,为加强基建档案的科学管理,完善的整理标准和归档制度是非常必要的.
（四）信息化程度不高.随着现代科学技术的进步,以及档案管理专门软件的开发、利用和升级,档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势.但是由于高校各基层档案管理部门的发展水平存在差异,所以在某些新成立档案部门的单位仍存在着信息化不够的现象：一是高校现有的档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性.二是对原有传统载体档案应进行数字化,并通过扫描、加工和处理,但缺乏进行数字化转换.
三、科学管理高校基建档案的对策
（一）健全管理体制.完善基建管理的各项规章制度,是做好基建工程档案归档的关键.一个工程项目的档案资料收集齐全与否,完善制度是关键.将基建档案工作纳入日常管理工作中,使档案工作做到“有法可依,违法必究”,这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化的前提.配齐专档案人员.明确管理职责,建立基建档案管理网络体系,深化职能,加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通,加强档案管理的质量服务,结合现代化手段提高基建档案的开发和利用工作.制定归档制度.按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准,对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料,应根据基建档案形成的规律和特点,在便于保管和利用的前提下,进行科学分类整理,设置相应的归档类目,如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等.
（二）提高档案管理人员的综合能力.基建档案管理是一项专业性很强的工作,作为专职的基建档案管理人员,一定要基本熟悉工程项目的建设过程,包括已建、在建、待建的工程,它既需要有档案管理方面的知识,又要有建筑工程方面的专业知识,因此档案工作人员的能力和素质直接影响基建档案工作质量的好坏.档案管理人员必须努力加强业务学习,优化自己的知识结构,在钻研档案理论的同时,学习和掌握运用现代信息技术进行档案管理的各种知识和技能,使自己具备较全面的知识结构以适应档案管理现代化的需要.
（三）做好“三同步”管理.“三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求,其内涵主要包括：基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时,要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行.对材料编制不够完整、不准确、不符合归档要求的,都要及时进行查漏补缺.
（四）严格归档立卷管理.归档立卷工作是基建档案管理工作中的重要一环.要根据建设项目特点及其内在联系,按照《高等学校档案工作规范》中基建文件材料的部门立卷与归档流程要求,做到格式统一、字迹工整、图像清晰,根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理,方便利用,保持其整体功能.
（五）档案管理网络化.基建档案工作是一项管理性极强的工作,其现代化管理水平的高低与高校的现代化程度密切相关.随着社会的进步,时代的发展,电子信息化、多媒体技术和网络技术的广泛应用,传统的基建档案管理模式已经很难适应现代化的管理要求,利用现代化的管理方法已是大势所趋.目前高校基本建设档案的管理工作,已经从经验管理向科技管理阶段转变,传统的档案管理方法往往工作量大、存档不方便,且不利于及时查找.如果管理方法不改变,就不能有效地保存及利用基建档案.如果参与了高校网络整体建设,利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管理,将大大提高工作效率,实现档案工作网络化管理,更好地为工程建设与管理服务,基建档案也将更好地被管理和利用,更好地适应现代化管理需要.
四、结语
高校基建档案工作是高校实现可持续发展的需要,只有不断探索高校基建档案管理工作中遇到的问题,才能促使高校基建档案工作稳定发展.而克服高校基建档案管理中的困难,提升科学管理的水平也不是一蹴而就的,需要基建档案管理人员长期坚持不懈地努力,不断探索新技术的应用,不断提升自身的素质, 并把好质量关,维护基建档案的完整、准确、系统、安全,不断地提高业务水平和服务质量,使高校档案为我们国家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务.
【参考文献】
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周思佳童洁李亚雯（河海大学基建处,江苏南京210000）摘要文章就BIM技术在高校基建管理中的应用问题进行分析论述,在深入分析BIM技术内涵及其性质特点的基础上,对BIM技术于高校基建管理中的应用进行.
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