独立学院办公室做好会议会务工作,本文是独立学院类自考毕业论文范文跟独立学院和几点思考和会务有关本科论文怎么写.
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【摘 要】会议会务工作是高校办公室的一项常规工作,也是一项重要工作.深入研究会议会务工作的规律、切实提高会议筹办的效率,是新时代高校办公室面对的重要课题.本文结合中山大学新华学院办公室工作实践,从高校会议会务工作的地位、要求、流程、体会四个方面简要阐述了做好会议会务工作的几点思考.
【关键词】独立学院；会务工作；思考
近年来,我国高等教育事业快速发展,校企、校地、校际之间的合作与交流日益频繁.高校办公室作为高校最重要的一个职能部门,举办会议的场次逐渐增多,规模也逐渐扩大.如何更加科学、规范、高效地办好这些全国性甚至国际性的会议,提升学校的知名度和美誉度,是当前高校办公室面对的重要课题.本文结合中山大学新华学院办公室工作实践,从四个方面简要阐述了做好高校会议会务工作的几点思考.
一、认识会务工作的地位
首先要了解会议、会务工作的概念.会议是指有组织、有领导、有目的的,在限定的时间和地点,按照一定的程序进行的议事活动；高校召开各类会议以制定政策、决定事项、布置工作、总结经验、学术交流,一般包括校长办公会、党政联席会、党代会、双代会、工作研讨会、学术研讨会等.会务则是高校在办会过程中,围绕各类会议和公务活动开展的各类工作的总称,是为了确保会议的顺利进行而开展的服务性、保障性的工作.其次要认识会务工作的地位.会务工作是高校办公室的一项常规工作,也是一项重要工作.会务工作是会议能够如期开展、顺利进行、圆满完成的重要保证,也是会议能否取得如期效果的重要前提.在一些全国性的甚至国际性的会议中,高标准、高质量、高效率地做好会务接待工作,不仅能体现高校办公室工作人员的办事能力和办事水平,还能有效提升学校的知名度和美誉度,展现学校良好的对外形象.
二、明确会议举办的要求
一是开会有依据.首先要明确开会的目的,确定会议的主题,会议预期达到的效果.其次要确定会议的性质、级别、规模和层次,根据不同的级别制定具体的会务接待方案.最后要确定会议的时间、地点、议程,及时发出会议通知和邀请函.
二是办会遵制度.会务工作人员首先要熟悉国家现行的法律法规,按照重大会议申办程序依法提前向上级主管部门申报各类大型会议,尤其是国际性会议；其次要遵照学校的相关规章制度,依照会议的申办流程向校内科技处、国际合作与交流处报批；最后要严格按照“八项规定”的要求,精简会议活动,切实改进会风,节俭办会,提高会议的实效性.
三是方案严执行.科学、合理、可行的工作方案是做好会务工作的重要前提和保证.会议工作方案应包括主体方案和应急预案.通过前期召开的筹备工作会议,制定出详细的工作方案,方案要反复研究、认真探讨,确保面面俱到、万无一失.会议筹备工作小组要严格执行工作方案,按时保质地推进各项筹备工作.应尽量避免中途对方案进行重大的调整,确实需要调整方案内容的,应及时报筹备工作领导小组审批.
三、熟悉会务工作的流程
高校会议会务工作具有一定的规律性,国际性的、全国性的会议规模大、参会人数多,需要在会前进行精密的筹划和安排.会务工作的主要流程一般包括会前精心筹备、会中管理服务、会后总结思考三个阶段.
（一）会前精心筹备.1.制定科学可行的工作安排表.遵照学校领导和会议筹备领导小组的指示,制定出详细可行的工作安排表和完成时间截点,进一步细化工作内容,具体事项落实到个人,做到分工明确、职责清晰.2.人尽其才合理安排工作内容.一般将筹备工作小组划分为文秘组、会务组、接待组、设备组、宣传组、安保组、财务组、机动组等,大型国际会议还需设置翻译组,如果安排了文艺演出的,需设置节目组.各小组的主要工作各有侧重.文秘组：负责会议材料的准备工作,包括起草会议通知、邀请函、会议议程、领导讲话稿、致谢函；制作会务指南、会议手册；收集参会嘉宾信息、会议论文、演讲PPT等.会务组：负责会场和嘉宾休息室的布置和管理；采购会议物资、茶歇食品；提前安排好用餐地点、用餐标准和菜式；调配学生礼仪和志愿者；会场突发事件的紧急处置等.接待组：负责提前预定嘉宾入住的酒店,嘉宾的接送,报到签到工作；合理地安排交通车辆,提前规划好交通路线,确保重要嘉宾实现一对一接待.设备组：负责会场多媒体设备、音响、灯光的操控,同时确保网络信号通畅,保障电力正常供应.宣传组：负责会议的新闻宣传报道,制作会议海报、展架、参会证、讲学证书、宣传视频,会议现场的摄影、摄像,撰写新闻稿件,联系媒体进行深度报道等.安保组：负责提前摆放好交通指示牌,做好交通指引,避免会场周围交通拥堵；加派人员对会场周围进行巡查,确保会议安全有序进行.财务组：协调其他小组编制会议财务预案,收纳会费、住宿费、餐费等费用,开具,会议结束后做好结算.机动组：设立机动组随时等候调配.3.精益求精做好会场布置工作.会场的布置是会议准备工作中极为重要的一环,应严格要求,力求精细.要整齐地摆放好会场的桌椅、花草、茶水,会议用纸笔、橡皮擦、会议议程及其他文件材料；严格按照嘉宾的排名顺序,摆放好席位牌、餐位牌、合影座次牌；参会人数较多的会议要科学地制定并粘贴座次表,防止会场出现混乱；确保会场海报粘贴准确,摄影设备摆放到位,多媒体和音响设备调试无误,灯光明亮,空调温度适中等.会议召开前,再由专人逐一检查,发现问题及时更正,确保会议如期进行.
（二）会中灵活服务.一是做好会议的签到和指引工作.签到处提前摆放好签到本、签到笔、参会证、会议材料袋等物资,负责签到的礼仪应热情接待来宾,发放会议材料,并礼貌有序地指引嘉宾到指定位置就坐.二是做好会场的服务保障工作.实时关注会场的情况,如传递文件资料、添加茶水；保持通信设备畅通,以便会场内外及时联系；维护好会场秩序免受外界干扰,发生紧急情况时,要主动向领导汇报,及时协调处理.三是做好会议记录工作.用简明扼要的语言如实地记录会议的内容,不得随意增减内容,会后要整理形成会议纪要.
（三）会后认真总结.一是组织参会人员有序离场.会议结束后,应有序组织参会人员离场,提醒参会人员检查并带齐随身物品,以防丢失.二是欢送参会的领导嘉宾.会后及时安排工作人员跟进领导嘉宾的行程,组织车辆将其安全送达机场或车站.三是整理收拾会场物资及文件.会后及时清理会场,妥善整理并保管好会议剩余的资料、会议文件、发言稿、演讲PPT等,做好归档归卷工作.四是认真总结思考.对会务工作进行认真的总结思考,全面客观地分析会务工作中的每一个环节,肯定成绩,找出问题与不足,虚心改正.
四、做好会务工作的体会
（一）着眼全局,精细谋划.在接到会议任务后,首先要着眼全局,通盘考虑,从促进学校发展的大局出发,确定办会的大方向.其次要善于精细谋划,通过召开工作协调会,反复琢磨,研究制定出详细具体可行的工作方案.最后要懂得合理利用现有资源,挖掘潜在资源,实现资源的合理调配,促进各项工作顺利开展.
（二）注重细节,灵活处事.细节决定成败,大型会议的会务工作涉及方方面面,在把握大方向的同时不能忽略细节的处理,有时往往会因为一些小小的细节没有处理好,就会使会议的质量大打折扣.例如会议开始了才发现音响没声音、主讲嘉宾的PPT格式出现问题无法正常打开等.会务工作人员还要时刻保持清醒的头脑,思维敏锐、眼疾手快,发现小问题及时灵活应对处理.
（三）职责清晰,分工明确.在制定工作方案和工作安排表的时候,一定要根据每个人的特点和特长分配工作任务,细化工作事项和具体的完成时间,力求做到职责清晰,分工明确,避免出现工作遗漏和职责推诿.
（四）团结协作,互相补台.会务工作小组要时刻保持沟通联系,按时汇报本小组的工作进度.在完成自己工作任务的基础上,主动协助其他同事的工作,及时提醒、相互补台,团结协作才能把会务工作做得更好.
总之,独立学院办学时间短,管理制度不完善,资金预算短缺,队伍素质参差不齐,又缺乏办大会的经验,这些因素都会影响办会的质量和效率.作为独立学院办公室的工作人员,一定要牢牢把握住学校办大会的契机,在新时代国家各项教育事业快速发展的大背景下,努力提升自身的工作能力和业务水平,将会务工作科学化、规范化、标准化,为提升学校的知名度和美誉度贡献自己的力量.
【参考文献】
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