信息化背景下医院文书档案管理中的应用分析,该文是档案管理类有关论文写作资料范文与文书档案管理和信息化背景和应用分析有关论文写作技巧范文.
档案管理论文参考文献：
文/贵阳市妇幼保健院 苗琳玲
【摘 要】当前的信息化背景下,各行各业的发展中都意识到融入信息技术的重要性,并开始发挥信息技术的应用优势,医院内部文书档案管理工作中,信息技术的应用,对于文书档案应用、管理等工作都具有重要作用,基于此,笔者针对信息化手段在医院文书档案管理中的应用方式进行分析和探讨,最终提出了针对性的建议.
【关键词】信息化背景；医院；文书档案管理；应用；分析
现阶段,信息化手段的应用已经成为时展的必然,各行各业若想获取更高的经济效益,就应当积极引入信息化手段,医院内部的文书档案管理工作的落实同样如此,需重视信息化手段的影响和作用,积极探讨信息技术的作用,借此提高档案管理水平.
一、医院文书档案管理应当重视信息化手段的重要性
1.随着我国医疗卫生事业发展步伐的不断加快,此时医院内部的文书档案总量也在日渐增加,这就无疑会增加了档案管理工作人员的工作压力.时代的变迁,使得档案文书管理工作量呈现只增不减的趋势,如若仍旧借助人工的力量,将无法保证档案管理工作效率,甚至还会使工作中出现各类误差.
2.医院内部文书档案的管理过程中,其中部分珍贵文书档案的管理急需完善,传统的管理模式仅参照相关规则进行书写或是管理,相应地增加了管理难度,在此过程中,容易伴随着纸质档案破损或是字迹不工整等各类问题,尤其是部分档案保管期限较长,如若仍旧借阅和使用,最终很可能造成永久性的损坏.
3.当前的信息化发展趋势下,各个领域的发展都离不开信息手段的促进作用,而企业内部办公也趋于自动化,因此,医院文书档案管理工作的落实,应当充分利用信息技术,运用信息化的工具,提高文书档案管理效率,这是大势所趋,也是时展的必然要求.
二、医院文书档案管理过程中信息化手段的应用
从医院内部文书档案管理工作的落实来看,信息化手段的应用,可以提高档案管理的有效性,保证工作质量.
（一）文书档案应用的信息化.医院内部文书档案是档案管理中的重要组成,在此过程中,还会涉及文书档案的查询、定位等行为,在当前信息化管理的背景下,可运用计算技术中的查询和搜索功能,对文书档案的有关信息资料进行利用.当下,大多数医院都会构建完善的文书档案统计体系,其中涵盖着移除、销毁、进入、保管以及利用等工作,结合年度统计的要求,对文书档案进行系统管理,参照发文的主体对档案数量进行精准统计.
（二）文书档案内容的信息化.医院内部文书档案内容的信息化,主要含有两方面的内容：其一,为扫描和录入,运用这两种方式,将医院内部档案转变为WORD文档或是PDF格式的文档加以存储.其二,运用扫描或是拍摄等方法,将文书档案同样转化为PDF格式或是图片形式进行保存.现阶段,自动扫描仪等各类器具的使用已经趋于成熟,为医院文书档案管理工作的落实带来了极大的技术保障.
（三）文书档案管理的信息化.文书档案管理的信息化一般体现在以下两个方面：其一,开发文书档案信息管理体系的管理工作中,需要借助管理系统提高管理效率,当下的市场运作中,越来越多的医院发现构建档案管理信息系统的重要性,并结合内部的档案管理需求,构建明确的信息管理模块.其二,可运用光碟或是硬盘等方式,对各类文书档案加以存储,这样的储存方式可防止文件信息遭受攻击或是破坏,或可运用访问或是设计修改的方式,最大限度地保证医院内部文书档案的使用安全性.
三、体现信息化手段的价值,提高文书档案管理效率
（一）制定文书档案信息化管理方案.一方面,明确医院文书档案信息化管理的目标和准则,同时制定文书档案信息化的方法.另一方面,医院内部管理者需要认识信息化管理手段的重要性,对文书档案管理环境进行全方位的分析和探讨,还应当认识到外部环境变化所带来的影响.对这些因素进行整合,最终制定切合实际的管理方案,在此过程中,应当充分发挥信息化手段的价值,将信息技术真正渗透到文书档案信息管理工作中,使得内部文书档案管理更具现代化和信息化的特色.
（二）积极开发信息化管理系统.其一,加强与软件供应商的互动性,积极开发文书档案管理系统,对于所开发的系统进行测试,其中包括开放性能、实际容量以及运行安全性等,尤其是其中的开放性功能,从理论上应达到与办公自动化系统实现数据对接和交换,提高办公效率,为文书档案管理工作人员提供更多的便捷.其二,分析医院文书档案信息的需求,对系统功能进行不断完善,比如,授权访问功能以及加密功能都是亟待完善的环节,这样才能保护档案文书的数据信息,避免出现人为篡改数据的现象,保证数据信息的精准度,体现信息化手段应用的必要性.
四、结束语
综上所述,21世纪是信息技术飞速发展的时代,人们的生产生活中意识到了应用信息技术的重要性,同时也深受信息技术的影响,越发依赖信息技术的推动作用,医院内部文书档案管理工作中,相关的管理人员应当具有档案管理信息化的意识,而后借助信息化手段,构建完善的管理系统,这样可提高档案管理效率,紧跟时代的发展趋势,使档案管理质量得到保障.
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