0A系统在职业院校档案管理中的应用和,本文是档案管理方面有关论文范文素材与档案管理和院校和职业相关论文写作资料范文.
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姚瓒瓒
摘 要：随着社会信息化的不断发展,当下我国的办公管理系统也慢慢的实现着信息化的转变.在职业院校档案管理的系统之中,慢慢地实现着信息化的全覆盖和自动化的管理.OA系统作为一种全自动化办公系统,具备一定的高效性和便捷性,加强OA系统在职业院校档案管理中的应用建设,可以有效的提升档案管理的效率,是一种值得全面推广的管理方式.
关键词：职业院校档案管理；OA系统；应用与思考
OA 系统作为一种全自动化的办公软件,其具备一定的高效性和便捷性,是一种更加人性化自动化的营运系统.但是目前职业院校的档案管理系统和 OA 系统具备一定的独立性,导致 OA 系统所形成的文件数据,只能通过从新录入的方式来进行档案系统的录入,造成了一定量的工作重复.本文就对 OA 系统和职业学院档案系统一体化的问题展开深入的研究,对职业院校文档一体化的建设起到一定的参考作用.
一、职业院校档案管理系统和OA系统一体化建设
要实现职业院校档案管理工作的效率和便捷性的提升,首先要做到对职业学院档案管理系统和 OA 系统的安全可靠的一体化建设.在进行一体化建设的过程中,必须要注意以下一些问题的处理.
（一）两种系统数据的交换与储存.OA 系统产生一些文件, 这些文件按照一定的数据计算能力, 形成一定的数据格式.利用联机传输或者数据库中心传输的形式,对数据进行及时有效的处理,再通过两种系统共通的中间连接形式对处理过的数据实施与职业院校档案系统的实时链接传输,实现数据的最终归档.反之,在进行数据处理应用的时候,实现数据从档案系统通过两种数据传输形式的处理最终到达 OA 系统,做到对档案数据的修改的目的,从而实现两种系统数据的交换、编写与储存,实现数据的 OA 处理与实时归档[1-2] .
（二）数据的充分利用.在实现 OA 系统和档案系统的一体化建设的过程后,要对 OA 数据做到充分的利用,从而减少重复的劳动量,实现整个档案系统的人性化建设与高效化建设.
（三）整体系统的稳定和安全性的建设.在实现 OA 系统和档案系统的整体连接中,一定要注意连接后整体档案系统的稳定性和安全性建设,确保档案原有数据和整个数据传输利用过程中数据的稳定性,达到实现档案系统档案真实性和安全性的目的.
二、档案系统与 OA 系统一体化建设的具体措施
（一）联机传输.OA 系统和职业院校档案管理系统是两套不同的系统,要对其进行兼容且无缝的连接,则需要开发出来一个能无缝连接两种系统的且两种系统通用的数据接口,让两种系统数据在经过通用数据接口的转化后实现跨平台的数据无缝连接,实现数据的实时传输[3] .其工作原理如图 1 所示.
数据接口作用在整个办公系统上面的办公体验,就是实现了两种系统的无缝对接和数据在两种系统上的快捷性转化,提高了工作效益.同时,在进行数据接口开发的时候,由于档案数据的保密性,编程开发出一种独立的系统登陆界面,实现职业院校数据管理过程中的私密性.同时在数据导出的过程中,文件还可以根据需求量的不同实现独立的导出模式和批量导出模式的操作,从而提升职业院校档案管理工作的效率.
（二）数据库中心传输.面对现代化职业院校不同的职能部门进行档案归档传输的过程中处理不同类型的数据困难问题的时候,由于各种数据不存在统一性的原则,给数据归档的处理过程中造成了加大工作量和工作困难等问题.这时就需要一种办法来消除数据处理所面对信息差异化的问题.通常情况下,面对杂乱的信息有两种不同的处理思路.一种是放弃以前的一切杂乱的数据信息,重新建立一套适合整个职业院校信息需求且独立的的信息数据库中心,并赋予不同部门不同程度的处理权限,达到信息的整合.还有一种方式就是综合整个学校的信息数据,集成一套适合整个学校的信息系统,从而实现整个学校信息处理之间的无缝对接,实现高效信息处理的原则.目前,因为各个学校信息系统的完善程度的不同,分别采取了不同的办法来实现信息的整合.两种不同的办法都有着一个信息处理的共同点,就是实现学校数据库中心的高度共享和各种信息处理系统之间的无缝连接.其基本原理如图 2 所示.
通过数据中心,实现职业院校档案管理系统和 OA 系统的无缝连接,有效的结合了两种操作系统,使它们的数据在数据中心实现共享与调度,从而提高了档案管理工作效率.
三、OA 系统在职业学院档案管理系统中的具体应用
（一）信息数据采集的应用.OA 系统具备自动扫描的功能,将它与扫描设备相连接,运用扫描识别的方法进行数据的输出,有效的提高了档案数据输出过程中的效率问题且降低了因为人为的数据输入而造成的档案数据误差问题,为接下来的数据管理工作做好铺垫.
（二）信息化输入的应用.OA 系统在职业院校档案管理系统中能得到广泛的应用,其中主要的一个因素就是其建立的数字化形式得到输入储存机制与方式提高了数据管理的时效性,保证了数据的更新速度.OA 系统具有办公自动化的信息处理能力,在进行档案数据处理的过程中,运用计算机网络技术,实施档案数据处理的共享,实现了档案数据处理过程中的自动化和档案数据处理的集中化、分类化,有效的提高了档案数据处理系统的效率问题.
（三）信息化检索的应用.通过对职业院校的 OA 系统和档案管理系统的一体化连接,实现了职业院校档案管理系统的快速检索功能.在传统的档案管理系统进行繁琐的档案检索的过程中,往往需要处理的信息过多且杂乱,严重导致了处理效率的下降.对 OA 系统和档案管理系统进行一体化的连接,让其信息达成共享,利用 OA 系统的便捷搜索功能,对档案系统进行定向的搜索,提高了档案管理工作效率.
（四）工作流程的信息化利用.针对档案管理工作需要处理庞大的信息数据从而造成一些处理过程的繁琐和出错等问题,为了能让档案工作人员在进行数据处理的时候有更高的工作效率,我们要对整个工作流程中 OA 系统的流程信息化加以整体的利用.OA 系统能够加强整个档案管理过程中的管理流程建设,减少因为人为出错而带来的档案不必要的出错和破坏,且具有统一的档案格式,以便于参考.
四、结语
OA 系统和职业院校档案管理系统是两种不同的应用系统,一个自动化的操作有利于人性化的利用和工作效益的提升,一个具有一定的保密性和数据复杂性,利用合理有效的方式对两种操作系统进行整合和探究,用一种合理的方式使它们发生连接,使档案管理工作过程中效率更高和工作更便捷.这是一种适应现代信息化时代快速变化发展背景的自动化办公系统,值得职业院校去研究和整合,为职业院校档案管理工作的高效性和便捷性提供足够的帮助,使职业院校整体更加信息化现代化的发展.
综上而言，上述文章是一篇关于档案管理方面的大学硕士和本科毕业论文以及档案管理和院校和职业相关档案管理论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料.
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