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信息化支持之下的合同管理工作优化
谢建明中石化宁波工程有限公司法律部
摘 要：企业法律风险防范的重要环节就是合同管理,合同管理的问题既是一个管理的问题同时也是一个法律的问题,因此,合同管理的规范化和标准化逐渐成为大家关注的重点而我国现行合同管理工作中却存在着诸多的问题,本文就结合合同管理中的问题以及合同管理的基本要求展开论述.
关键词：信息化；合同管理；管理优化
中图分类号：F273.7文献识别码：A文章编号：1001-828X(2017)030-00-01
合同管理是企业风险防范的一项重要的手段,体现更多的就是管理方面的要求,在全面推行使用合同标准化文本工作取得初步成效的基础上,积极探索合同管理的信息化模式,将信息技术适时的应用到合同管理系统中,实现合同申报、审查、签订、结算和归档查询等各项业务的有机整合.使企业合同管理工作能够达到质的飞跃,迈上一个新的台阶.
一、合同信息化管理的实施背景
企业谋求发展的必然选择：数字技术以及网络信息技术的不断创新和应用,推动了全国乃至世界范围内的生产方式、生活方式以及思维方式的转变.而传统产业要进行技术改造和提升就必须借助信息化的手段得以实现,推动经济的结构优化调整,从而提升企业管理的现代化,降低能耗、提高效率,减少成本,增强企业的市场竞争力,因此,合同信息化管理是企业转变发展方式、谋求发展的必然结果,同时也是提升企业管理水平的重要举措.
以信息化促进工业化的进程和发展是时展的必然要求,也是不可阻挡的趋势,同时运用信息化手段进行合同管理是法务人员的努力的方向.先进理念辅以快捷、准确的信息化手段,是传统企业寻求发展的必然选择.
二、如何实现合同信息化管理
1.健全企业法律防范机制
回顾过去的几年安全事故频发,特别是发生在2007年11月24日的油气加注站液化气储罐的爆炸事故,通过这一事件的惨痛教训使得企业也深刻的认识到合同管理上存在的严重安全问题,其他企业也以此为鉴,积极寻求提升企业合同管理水平的有效措施和办法,从而健全企业内部法律风险的防范机制.在加强合同管理的同时注重动态监管,健全和完善合同管理制度,强化企业的风险防范意识,使合同管理迈上一个规范化、网络化、流程化的崭新台阶.健全企业合同管理体制,按照“统一授权、分级负责、分类审查以及归口管理”的原则设定职能,责任落实,公司内部各部门间协调配合,形成一个上下成线、纵横成网的管理体系,将合同管理工作落实到实处.
2.加强企业内部合同管理要求
大多数企业长期以来一直采用的都是纸质合同,而合同生效往往需要各相关职能部门的审批,而一般涉及到的单位一般分布分散,一旦合同中出现需要修改和更正的问题,就不可避免的需要经办人员多次的往返于各部门之间进行重新的审阅和签批,使得审批过程变得繁琐、拉长了审批时间,严重影响工作的效率和进度,有时可能会造成贻误商机,甚至造成经济损失,而纸质合同的流转过程无法追踪、难以记录,一旦出现问题责任无法界定清晰,因此,在合同管理工作中往往矛盾横生,虽也时时沟通但也收效甚微,那么在如此混乱的背景下如何解决这一矛盾,提高合同管理效率,降低成本,也成为当下企业关注的新课题,建设符合企业自身发展情况的一套合同管理系统.
3.合同的信息化管理条件成熟
合同标准化文本工作的推行,在一定程度上促进了合同管理的标准化,比如：物资采购、工程设计、工程施工、运输和设备维修保养等六大文本.为实现合同管理的信息化奠定了基础,同时也加快了合同管理方式的转型.合同管理流程的程序化,可以增加企业业务的透明度,减少不必要的人为因素的干扰,使各部门职能落实,积极参与到合同管理的工作当中,使合同管理的形式由以往的被动防范转变为主动防范,实现风险控制,确保合同的合法性和可操作性.合同文本库的创建,可以方便使用人员快速的编写合同或设置常用的一些合同示范文本,很大程度上减轻了经办人录入的工作量同时也降低了法律风险.
目前,许多企业都对于合同管理的信息化高度重视,从实际出发,积极探索信息基础设施的建设,从而建立健全的、规范和标准化的合同管理体系,进而提升企业管理水平.近几年来,“科技兴企”的理念逐渐深入人心,我国也大力的引进和应用先进的科技手段,加快我国信息化的建设步伐,为各企业提供有力的技术支撑和保障.比如建立“MPLSVPN”的光纤到点网络,既提高了网络资源的利用率同时也提升了网络的传输速度,满足了各公司对于无纸化办公的需求,信息化支持下的合同管理,有效的推动了合同信息化管理的进程.此外,合同信息化的管理打破了地域和时间的限制,同时还可以利用信息系统中的跟踪功能随时查询合同流转的进程,即使不在公司的外派人员也可以通过公司的内网审批合同,大大地缩短了人员审批和等待的时间,提高了工作效率同时也降低了管理的成本.充分的实现了“集中管理、操作公开、过程追踪、”等风险防控的原则.
4.优化合同管理流程和管理系统的功能
公司领导层应积极支持,各信息管理部门也应全力的配合,有针对性的了解国内信息化建设的现状和水平,对现行单位进行资料调研和实地考察,结合企业内部自身的发展特点来规范合同管理流程,合同管理的主要目的就是能够为企业提供一个集中管理、易维护、安全和高效的管理环境,并能够涵盖合同管理的各环节的内容和职责.比如：转授权功能就可以解决人员职位变动和人员调动、出差等授权权限变化的问题；合同归档、查询功能可以设置有关人员在权限范围内可以查阅的资料；合同统计和分析功能则可以将合同按年、季、月来进行划分,每个合同设定一个编号,方便统计和查找等等.
三、结语
综上所述,信息化支持下的合同管理,创新了合同管理的模式,同时也解决了部门分散,点多面广的问题,成功应对了管理成本高、签约难度大的状况,对于提高企业合同管理水平和工作效率具有重要的现实意义.
参考文献：
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