学校档案管理工作的意义和途径,该文是学校档案方面有关电大毕业论文范文与档案管理和创新和意义有关毕业论文格式模板范文.
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文/四川省内江医科学校 吴雅鸣
【摘 要】学校档案管理既反映了学校教育发展和教学改革的历史进程,同时也是领导决策的重要依据.但传统观念的影响制约了学校档案工作的发展,如何在新形势下创新档案管理工作,使其与学校、社会的发展相适应显得尤为重要.
【关键词】学校档案管理；创新；意义；途径
学校档案记录了学校发展进程中的工作活动,是学校发展各个时期面貌的真实反映.作为学校管理工作的重要组成部分,档案管理工作是学校重要的基础性工作,对学校的发展起着举足轻重的作用,因此必须对其引起重视.但是从现阶段学校档案管理工作中可以看出,其和社会对档案信息的需求还相差甚远,在观念上、技术上仍存在一些问题,因此,创新学校档案管理工作,是我们现阶段工作中极为重要的任务.
一、学校档案管理工作创新的现实意义
（一）节约时间,提高工作效率.手工管理是传统档案管理的主要形式,而手工服务也是档案信息服务的主要形式,不管是在工作质量上还是效率上都存在一些问题.在传统的档案管理中,电子档案的作用不能得到发挥,电子档案不能为档案管理提供收集、采集和利用的作用,和电子档案相比,手工服务和管理的速度更慢,严重浪费了信息使用者和管理者的时间,极大降低了档案管理工作的效率,不能使信息使用者的需求得到满足,创新和改革档案管理工作,不仅可以将档案信息的利用率提高,同时对实现档案资源的优化管理和合理配置极为有利,使工作质量和工作效率得到有效提高.
（二）是德育教学的重要依据.学校的档案管理工作可以为德育教学的进行提供重要的依据和资料.在学校档案管理工作中,学校在发展过程中存留下来的材料是一项尤为重要的管理内容,通过这些材料,可以对学校的创建过程、教学过程、取得的成果、教学科研成果有所了解,对学校而言,这些内容的意义尤为重大.在进行教学的时候,学校可以和学生分享档案管理工作中所收集到的宝贵资料,通过对这些资料的了解,使学生充分感受到学校前辈所作出的努力以及取得的成果,进而产生极为浓厚的求学热情.
（三）是学校发展的见证者.作为获取重要信息资源的地方,学校档案室的作用尤为重要.将档案管理工作做好,不仅可以对学校的发展和变化进行全面掌握,同时还能对学校自身的形象定位以及价值取向予以明确.其次,学校档案中还有所有先进教职工的事迹以及学校的优秀传统,这些都促进了学校特色教育教学的形成,并使学校的价值观和自身形象得到了较好的发展.总而言之,学校档案就好似学校发展的见证者.
（四）是衡量学校办学水平的重要依据.学校各个管理部门的实际教学工作资料是学校档案资料的重要来源之一,学校的不断发展,不断丰富了这些资料,其中包括教师的教学总结、学校教务处设置的专业课程改革、学校教务处制定的教学计划、教学大纲等资料,学校发展进程中学校教务处以及全体教师的全部心血都凝结在这些资料中,这些资料将学校的办学教育水平真实地反映了出来.
二、学校档案管理工作创新的途径
（一）建立完善的档案管理体系,加强对档案管理的重视.对现阶段档案管理工作中的缺陷而言,要想将档案管理工作提高就应对现有的档案管理制度予以完善,要完成这一目标,学校应充分重视档案管理工作.学校应对档案管理工作的重要性有更充分的了解,将行之有效的管理方案制定出来,将学校对档案管理的重视程度提高,加大档案管理的力度,对档案管理中存在的缺陷进行改进.完善档案管理制度立足于档案管理人员规范意识提升的基础上,从而使管理人员的管理意识增强.和国外相比,我国的档案管理工作起步晚,管理制度缺乏完善性,尽管近年来有所进步,但却长时间不能出台科学的管理制度.管理制度不但要对科学的管理流程进行制定,同时还要规定奖惩制度,从而将档案管理工作的效率提高,使管理失误现象减少,将学校的工作效率提高.
（二）提高档案管理人员的素质.不断改变的学校档案管理模式,使得对档案管理人员的要求变得越来越高.特别是学校档案管理的主要负责人,要想使档案管理工作能够顺利开展,就必须与时俱进,在日常工作中对自身素质和能力的提高引起重视.主要体现在：第一,档案管理人员应具备专业的档案管理知识.他们既要对专业知识进行深入的钻研,同时还要在实际工作中将各种管理技巧和管理技能掌握到,从而有效提高自己的工作能力.第二,档案管理人员应具备使用现代信息技术的能力.随着现代信息技术的飞速发展,新技术、新设备的使用为档案管理的创新提供了有力支撑.档案管理人员必须破除因循守旧的观念,与时俱进,不断学习现代档案管理的新知识、新技能.第三,档案管理人员应具备较高的政治素养.因为在学校档案管理中的所有资料信息都是内部资源,不可以泄露出去,若是档案管理人员的意志不坚定、政治素养较低,就有可能做出一些导致学校利益受到损害的事情.所以,学校在选聘档案管理员时,不仅要考察他们的基本能力,同时还要对他们的政治素养进行考察.只有这样,才可以保证师生、学校的利益不受损害.
（三）完善学校档案管理的基础设施.对于管理人员业务水平的提高而言,基础设施的作用极大.学校档案管理工作应对基础设施予以完善,可以分开进行档案的整理、参阅和归纳工作.相关工作人员应对档案的存放引起重视,应优化办公环境,定期整理档案,避免蛀虫损坏资料.对于部分储存环境较为干燥的地方,应做到定期透气,使档案的存放质量得到保证.学校应定期培训档案相关的管理人员,使其业务水平和专业技能不断提高,同时还可以到一些档案管理工作做得较好的学校进行交流和学习,从而提高本校档案管理工作人员的技能和整体素质.
（四）创新服务理念.服务信息使用者是档案管理的功能之一,服务的创新是创新档案管理中不能缺少的一部分,档案管理者应树立正确的服务理念,对科学的服务体系进行建立,对服务机制予以创新,尽全力让每一位信息使用者都感到满意.要想达到这一目标,就必须做到以下几点：第一,建立专业化的信息服务,和设计专业领域相结合,进行信息资源的服务,将服务质量提高,使用户的需求得到满足.第二,立足于专业服务增加个性化,与用户对信息的使用习惯相结合,对减少的性能和功能予以增加,提供给用户更多的检索途径,构建个性化的信息服务,使用户的要求得到满足.同时,档案管理人员还可以和用户对信息的使用环境和目标相结合,收集和管理信息,跟踪搜索外部知识,搜索捕获内部信息,在管理和服务的过程中和信息的知识体系分类相结合,将知识管理的服务模式建立起来,使用户的检索更为便利.
（五）确保学校数字档案的绝对安全.随着互联网技术的发展,学校档案管理的信息风险也随之增加.我国非常重视信息的安全性,将信息安全和文化、经济、政治安全看得同等重要.学校应立足于国家出台的信息安全管理法规,结合学校实际情况,制定出行之有效的安全保密规范以及档案管理规范.比如数字档案应用系统的安全操作规范、客户端的安全操作规范以及数字档案信息安全储存规范等,借助人的防范力量尽最大努力降低学校档案信息安全的威胁.要在短时间内将技术保障体系建立起来,使系统和网络的安全性得以提高.学校档案部门应积极地对病毒防范技术、身份认证技术、访问控制技术以及数据加密技术等技术予以采用,有效防御各种网络威胁,从技术上使数字档案信息的安全得到有效保护.
三、结语
总而言之,在学校管理工作中,学校档案管理工作要想将自身价值充分发挥出来,和社会主义市场经济体制的需要相适应,与时俱进,就必须大力创新管理.具体而言,也就是创新思想认识、创新服务机制、创新管理模式、创新档案的收集和整理、创新管理队伍的素质,用科学的态度做好学校档案管理工作,使学校档案管理工作发挥出更大的作用.
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