档案信息的电子化管理改革方法,该文是关于电子化类自考毕业论文范文跟档案和档案信息和电子化方面在职开题报告范文.
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一、档案信息电子化管理的意义
目前传统的纸质档案管理信息存在很大的弊端,纸质档案完全依靠工作人员手工完成,极易出错.此外,传统纸质档案的保存和信息变更也存在着很大的问题,当人员的信息需要变更时,需要从成百上千份档案中找寻,而且由于更改时程序复杂,很容易出错或丢失,耗费大量的人力物力财力.档案所用的纸质受很多因素的影响,耐久性较差,在高温、潮湿、氧化等条件下都很容易发生变质,遭到破损.
近年来档案管理工作对从业人员有较高的要求,不仅要求记录人员必须字迹工整、规范,信息便于被识别,而且要求其具有强烈的责任心,记录过程中不能有半点粗心和马虎.而电子档案的保存和管理则会方便、便捷很多,大大降低了档案信息管理人员的劳动强度,提高了他们的工作效率,也可避免不必要的情况发生.现在网络信息技术的发展,提高了档案信息整理、归置和检索变更的速率,给人们的工作生活带来了更多的便捷.因此,档案信息的电子化管理在现代社会中具有很重要的意义.
（一）档案信息的电子化管理提高了档案信息收集的时效性,可以进行信息的远程化收集和管理.当相关人员的信息缺失或变更时,可以申请管理者随时随地通过网络进行补充和更改.在档案信息的查阅和使用方面,使用传统的纸质档案往往需去当地调取一系列卷宗档案,然后进行一一查阅,非常耗时耗力,而且在使用过程中很容易丢失,造成很多麻烦和损失.
（二）档案信息的电子化管理提高了档案信息资源的利用率.基于我国人口众多的特点,档案基数也特别巨大,管理起来存在很多的问题,而且工作繁琐、复杂.采用传统的纸质档案对信息进行管理,往往是档案堆积如山,尘土乱飞,利用起来特别麻烦.很多档案自从建立就原地堆放,信息得不到及时更新和妥善管理,当需要查阅和更改档案时,往往是已破损或丢失,需要重新进行建档,在此过程中很容易造成信息错误和丢失.一些档案被长久尘封,失去其应有的利用价值,给社会造成了不必要的损失.而采用档案信息的电子化管理,当需要对某些信息进行查询和采集时,只需要利用计算机进行简单检索,各个条目就会一清二楚地展现在眼前,人们可以根据需要自由选择,找到合适的资料.
（三）档案信息的电子化管理提高了档案信息的保密性.档案信息是相关人员和事件历史真实情况的反映,不容更改和丢失.传统的纸质档案在保存上存在很大问题,很容易造成信息的遗漏和丢失,而且只能整本提供,保密性差.档案信息的电子化,不仅使档案的保存井然有序,而且可以进行单份文件单方面信息的提供,提高了档案所属者信息的保密性.
（四）在交通规划勘察设计领域,档案信息的电子化管理具有更加重要的意义.完整、清楚的档案信息有利于相关人员对项目进程的严格把控,实现对项目质量的有效监督,是不可缺少的重要文件资料.在生产经营过程中,涉及的档案信息主要包括项目的立项、申请、可行性报告、实施方案、设计图纸及项目中所要用到的具体仪器、设备以及参与的人员等,这些信息是工程项目实施过程的依据和有力保障,而且需要严格保密.
二、目前我国档案信息的电子化管理存在的问题
随着国家对档案信息的电子化管理的提倡和重视,我国的档案信息的电子化管理取得了一些成绩,但还存在着很多问题.（一）档案信息的电子化管理所需设施问题.档案信息的电子化管理所需的设施包括软件设施和硬件设施两个方面.我国的档案信息的电子化管理还处于发展阶段,所需的设施还不完善,一些单位没有先进的档案信息录入设备,很容易出现档案信息录入遗漏、错录的现象,降低了档案信息的准确性,给相关的档案信息使用人员造成一定的困扰.由于各方面原因,还有一些不发达地区的企业保持着传统而古老的工作模式,没有计算机等相关设备,不会使用网络等,人员的档案信息依旧依靠着传统的纸质档案,无法实现档案信息的电子化管理.例如,在交通规划勘察设计领域,凡是直接记述和反映公司科技人员在工程咨询、勘察设计、科学研究、基本建设等活动,具有现实和长远考查价值的科技文件材料,并以公司为签约方签订合同的生产项目,均应进行详细归档,所涉内容繁琐复杂,纸质档案容易丢失,且信息不易查找.档案信息的电子化管理可以有效地对所有信息进行整理规划,细致管理,具有永久保存和保密的特点.只有这样,在项目实施和后期的服务过程中,相关人员才能准确依据项目要求,把握项目进度,有问题及时解决.
（二）档案信息电子化管理人员的素质问题.档案信息的电子化管理需要高素质的人才,尤其是具有较好计算机水平和网络检索水平的专业人员.目前,我国很多地方档案管理人员的计算机水平有限,不能充分理解和掌握档案信息电子化管理的重要性和实施方法,严重制约着档案信息的电子化管理进程.
（三）档案信息的电子化管理缺乏相应的管理制度.合理、有效的管理制度能促进档案信息的电子化管理的广泛实施.有些单位虽然具备进行档案信息电子化管理的条件,拥有先进的设备和优秀的人才,但由于制度的缺乏,档案信息管理混乱.某些单位还存在着对档案信息实行局部保存和管理,缺少合理的共享机制,档案的管理还是各部门只管各部门的档案,不能进行资源共享,无法实现人才的有效利用.
三、档案信息的电子化管理改革的方法
（一）完善档案信息的电子化管理设施.为了加快档案信息的电子化进程,各单位应该根据自己的现状,完善相关的软件和硬件设施,有效提高档案管理者的工作效率.同时,鼓励档案管理者进行创新,加大对档案信息电子化相关软件的进一步开发,以适应各企业的实际情况,实现档案信息管理的实效化,提高档案信息的利用率.近几年来,计算机更新换代迅速,科技信息水平快速增长,档案信息的电子化管理要紧跟其步伐,才能更好、更快地发展.
（二）提高档案信息的电子化管理人员的素质.档案信息的电子化管理需要专业的人才,各相关部门要重视档案管理人员的综合素质培养,充分吸纳具有专业计算机水平的优秀人才,结合档案信息管理的具体要求,针对性地进行相关培训,满足档案信息的电子化管理的需要.此外,对现有的档案管理人员,加强对其计算机水平、网络检索和使用能力的培训,使其跟上档案信息电子化管理的步伐.
（三）建立健全的档案信息电子化管理制度.合理的制度能确保工作的有序、有效完成.相关部门在保证档案信息电子化设施完善和人才具备的条件下,还应建立健全管理制度,对档案信息的采集、整理、录入、保存等进行统一规范,使所有过程程序化,保证档案管理工作的有序进行.此外,建立档案信息的共享平台,实现资源共享,促使工作人员全面掌握信息,保证资源和人才合理利用.
四、结语
综上所述,随着人们生活工作节奏的加快和对环境问题的重视度的提高,实现办公程序自动化和办公过程无纸化已经成为不可逆转的趋势,传统的纸质档案逐渐被电子档案所取代.基于此,本文主要对档案信息的电子化管理改革方法进行分析和探讨.
言而总之:上述文章是关于经典电子化专业范文可作为档案和档案信息和电子化方面的大学硕士与本科毕业论文电子化论文开题报告范文和职称论文论文写作参考文献.
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