高校人事档案管理存在的问题和,该文是档案管理相关论文例文跟人事档案管理和对策和问题类在职毕业论文范文.
档案管理论文参考文献：
刘玮
【摘 要】人事档案管理不仅是对高校教职工信息的管理,也是学校建设工作的必要信息支持.随着我国高校进入到现代化和自主经营化发展以来,人事信息管理需求不断提升.对此,也迫使高校不得不开始重视人事档案的管理.所以,本文以高校人事档案管理为研究中心,探讨其在管理过程中所存在的问题,并结合问题提出相应的解决策略,以期能够为相关领域提供些许理论借鉴.
【关键词】高校人事管理人事档案档案管理
高校以往对于人事档案的管理的认识,多是以保存学校教职工基本信息为主体,并根据教职工发展为其填写相应的记录.可以认为,此类管理模式更加倾向于“看管”,并没有发挥档案的实用价值.事实上,档案代表着教职工的基本信息和背景,学校能够通过该信息,有效判断出教职工未来的发展路径和潜力,在诸如评核、升职、考级等因素上,均需要依托于教职工的原始档案信息.因此,高校应当有效加强对于档案的管理工作,并积极开展科学建设,使档案信息能够作为高校发展的助力.
一、高校人事档案管理中主要存在的问题
（一）档案信息不完整,材料真实度不高
首先,档案管理人员在进行归档时,多会要求教职工自主填写部分内容,并按照以往档案的管理经验,在确保基本信息完整的情况下,进行归档工作.从该状况来看,无疑会导致档案信息中存在一定的错漏；其次,由于教职工存在自主填写行为,再结合管理人员缺乏对档案信息考核的机制.所以,档案中即使存在严重错漏,或是档案的行为,也无法予以及时的纠正；再次,部分档案管理人员工作不及时,存在的态度散漫等问题,甚至存在一些教职工连续三次发生履历变化,档案信息仍未更新的状况.事实上,该原因也是导致档案难以用于支持学校发展的重要原因；最后,可能存在勾结与牟利行为.特定的档案信息能够影响到教职工的发展,例如学历、过往收入、工作时间等.由于存在利益之间的关系,也导致了出现教职工收买档案管理人员修改资料的状况,特别是年龄、工龄等信息修改的这类问题时有发生.
（二）管理各自为政
档案管理各自为政的状况早已被学术领域诟病,由于将信息过渡的拆分,导致教职工档案难以有效的归纳,也无法客观、全面的反应出教职工的综合素质.目前高校普遍的档案管理分为：第一,教务管理.其中主要包括教师的业务能力,如教学水平、学生成绩、教学任务完成状况.由于业务能力直接关系到教师的工资,所以在各档案管理环节中,教务管理在学校的地位最高；第二,科研管理.教师的课题研究成果,多由学校所设立的独立部门进行保管.该部门更多是为教师提供科研支持,所以档案管理仅属于“看管”；第三,审计管理.该部门主要用于审计学校教职工干部信息,并直接将审计结果存放在部门之中.不过,二次审计多不回参照的上次审计结果,所以,其档案管理也属于“看管”范畴；第四,人事管理.该部门主要管理的教职工原始信息,包括社会经历、从业状况等信息.另外,人事管理也涉及到教龄、年龄等信息的管理,故此容易发生私相授受的状况.由此来看,四类信息由四个不同部门进行监管,不仅较大程度上浪费的人力资源,同时也提升了信息管理的难度.
（三）“弃档不顾”现象突出
近年来高等院校不断发展,并引入了市场竞争机制,导致该领域的人才流动量加大.更为重要的是,高校以往作为事业教育单位,在早期吸引了大量人才.不过,时代的发展涌现出大量私营高校,以及各个城市所建设的高校,其优势在于能够为教师提供更高的收入,以及客观的科研费用,在职工方面的收入也有着大幅度的提升.进而导致大量公立高校教职工流失的状况发生.对此,传统高校采取了“扣档”等手段,以档案胁迫教职工群体,使其无法离职.但是,由于其他高校重新建档的许诺,导致有大量教职工选择了“弃档不顾”.该状况的出现,最为直观的影响在于档案管理问题.对于高校而言,即使教职工离开了学校,其也无权对档案进行销毁,甚至无权对档案进行转移.如此一来,高校必须长期保管离职教职工的档案信息,进而涉及到保管成本问题,并且对学校的日常档案管理造成影响,也加大了工作人员的管理难度.
（四）档案开发利用程度较低
教职工的档案不仅代表其个人的发展轨迹,同时也有助于学校开展建设工作.例如,教职工的评级、考核、升职、加薪等,均需要一定的档案背景.而现有的档案管理手段,显然忽略了该功能,主要原因在于：第一,管理评核手段不够科学化.虽然原则上应当依据档案信息进行相关工作,但是,学校并未以此严格的执行,所以大量的档案信息未得到使用；第二,存档工作不够完善,并没有让档案成为学校建设发展的信息依据,导致学校根本无信息可用；第三,档案的被动性较高.一些档案管理人员,甚至是拥有高学历的专业档案管理人员,即使意识到档案的重要性,并有效的进行档案管理.但是,最终是否使用档案的决定权,在于学校的行政领导；第四,档案管理技术落后.跟多高校都建立了学生的学籍电子档案,但是却未建设教职工的电子人事档案.目前,仍旧有很多高校教职工档案为纸质,导致信息统计和管理的难度颇高.综合四种情况来看,目前高校档案利用不仅局限在发展意识,现有的信息基础,也不足以用于学校的管理工作.
二、高校人事档案管理工作现存问题的解决对策
根据上述四点问题的分析,可以将问题主要归结为责任意识不足、人才水平不够、信息化标准过低三个方面.所以,建议层面也将有三点开展.
（一）健全管理体系,实现规范化管理
首先,高校必须提升领导管理班子对于档案管理的认识,由此才能够保证档案日常管理的有序进行.对待该需求,相对有效的方式是建立管理小组,构建相对完善的责任机制,通过制度使其具备责任感；其次,健全管理体系,通过管理手段,完善各个环节的管理工作.人事档案管理具有较高的复杂性,工作内容相对繁琐,这也意味着管理手段必须与之匹配,否则仍旧会存在管理漏洞,造成档案管理工作无法有效的推进；最后,构建完善的责任体系,档案管理必须权责分明,并且将责任落实到岗位.同时,只有拥有了责任体系,才能够以此为基础逐步调整奖惩机制,最终在责任、制度趋于完善的情况下,实现对高校教职工人事档案的管理.
（二）加强学习培训,提升管理人员综合素质
对于管理人员的培训,主要在于两个方面：一是实现基本技能的培训.虽然不可否认高校中充斥着大量人才,但是由于早期的忽视态度,造成管理人员岗位能力不足.所以,应当首先提升其技能水准,使工作人员能够满足档案管理的需要；二是加强道德培训.档案管理不仅涉及到保密机制,也可能触及权钱交易、私相授受的敏感地带.对此,工作人员必须保持着较高的道德水准,才能够确保高校档案信息的真实性.而除了培训之外,高校也可以寻求社会招聘的形式,从社会中吸取人才,由此实现在短时间内提升管理成果的目标.同时,再以人才带动内部管理环境,最终实现共同发展.
（三）实现信息化建设,提升管理与利用效率
信息化建设不仅是电子信息入档,更加关系到档案信息的使用效率.所以,高校应当结合未来发展需求,开展对人事档案管理系统的开发.档案管理信息系统应包括三个层面：一是基本信息的构建,包括教职工教龄、工龄、身份信息等,该信息采取核实入档,由最高权限管理；二是绩效信息的构建,主要记录教职工绩效的完成情况.该信息属于积累制,一定周期后便能够直接通过绩效判断教职工能力；三是教师能力信息的构建,对教师的教学能力、科研能力等信息进行单独建设,并以此为依据为教师发展提供方向.
三、结语
综上所述,我国高校人事档案管理目前仍旧属于初级层面,在人力资源不足,管理意识不强,信息化建设不够的情况下,难以真正通过档案信息为高校提供发展建议.所以,本文以此为基础,提供对问题的三项解决建议,希望能够对相关领域有所帮助.
参考文献：
［1］陈奕信息化背景下高校人事档案管理存在的问题及对策［J］.湖南科技学院学报,2014(06).
［2］刘晓丽高校人事档案信息化管理进程中存在的问题及对策［J］.科技信息,2013(02).
［3］屈俊华新形势下高校人事档案管理问题与对策［J］.山西档案,2017(01).
（作者单位：广东金融学院）
作者简介：刘玮（1982－）,女,汉族,湖南人,本科,广东金融学院,研究方向：人事档案管理.
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