高校影像档案信息化的管理和应用,该文是关于档案信息化论文范文素材和信息化和档案和影像方面本科毕业论文范文.
档案信息化论文参考文献：
林 敏
随着社会的发展以及科技的进步,我国很多高校在影像档案管理中存在的问题逐渐暴露出来,例如管理意识薄弱,管理方式落后、管理人员素质偏低等,这些问题如若得不到有效解决,高校的档案管理水平很难提升.而怎样才能够摆脱这些问题的困扰,笔者认为,必须分析清楚高校影像档案信息化管理与应用的重要意义,并针对管理中存在的问题采取科学有效的措施,从而加强高校影像档案信息化管理的水平.笔者将结合自身的工作经验,针对高校影像档案的信息化管理与应用这一问题在下文中展开论述.
1.高校影像档案的概念
所谓高校影像档案指的是高等学校在招生、教学、科研以及管理等行为中形成的,对于学校、师生以及社会具有保存价值的,以光盘、电脑文件等作为载体的影像资料.高校的影像档案不仅记录了学校师生、员工的精彩活动,反映了其德、能、勤、绩等诸多方面,同时也是高校最基本职能活动的反映,可以说高校影像档案是其发展历程中最为权威的信息库.所以,加强对高校影像档案资料的应用,发挥出其应有的作用,成为高校影像档案管理工作信息化、数字化的必然趋势,为高等学校数字化进程的发展奠定坚实的基础.
2.高校影像档案管理与应用中存在的问题
2.1影像档案管理方式落后
通过笔者对高校影像档案相关信息展开调查发现,高校档案室影像资料的数量正在急剧增加,而且这一增长幅度正在呈现上升之势.自上世纪九十年代以来,随着计算机技术以及各种数码设备的发展和普及,影像档案馆藏量的增长呈现井喷之势.然而,面对这一迅猛的增长势头,很多高校在档案管理中仍然以手工管理为主,虽然部分高校在影像档案管理中利用了计算机,但是其作用也仅仅局限于简单检索和查询功能,并没有形成真正的电子影像立体化档案管理方式,也就无法从本质上摒弃传统档案管理中存在的安全性低、速度慢等缺点.此外,伴随着信息技术的迅猛发展,出现了很多电子影像档案,使得影像档案管理工作的难度大大提升,同时也在一定程度上提升了管理人员的工作强度.此时,如果继续沿用传统的档案管理方式,势必会导致检索速度低、安全性差等问题.此外,由于影响档案资料有相当一部分使用光盘存储,如果防护措施不到位,很容易使资料受损而无法查阅.
2.2影像档案管理意识不强
以往在高校的影像档案管理中,上至学校领导,下至学校员工以及师生,都认为高校的发展重点应该是科研与教学,对影像档案的管理不够重视,把该工作完全推到档案管理部门,而其他部门的配合程度不高.这就使得很多重要的影像档案资料无法得到及时归档保存,形成积压,久而久之,势必使得很多资料丢失,影像档案资料的完整性无法得到有效保障.
2.3影像档案管理人员素质偏低
高校专门从事影像档案管理工作的人员,多为学校的老职工,年龄结构偏大,真正拥有全日制档案管理专业毕业人才的寥寥无几,真正能够掌握现代化信息管理技术而且精通档案管理工作的应用型人才非常匮乏.所以,高校档案人员的素质有待提升,不仅需要做好自身的本职工作,还应该努力学习新技术,满足影像档案信息化管理的要求.
3.高校影像档案信息化管理与应用的意义
3.1有效保护档案原始资料,提升经济效益
无纸化办公时代已经随着计算机技术的普及而到来,通过把原始的光盘形式的影像档案转换为计算机存储的形式,和原有光盘影像档案一道,构成档案信息资料库,丰富影像档案资料的形式,提升影像资料的安全性.随着影像档案利用次数的增多,光盘中的信息难免会有磨损,通过将其转换为计算机电子文件的形式,能够有效避免影像资料的丢失与破坏,大大提升了档案的使用期限.所以,高校影像档案信息化的管理及应用,不仅节约了存储空间,而且也避免了由于资料的复制而浪费人力、财力的现象,为学校的档案管理工作节约了大量的资金,有利于经济效益的提升.
3.2能够改善档案存储方式,有利于工作效率的提升
高校影像档案进入信息化管理与应用的时代,高校的档案管理人员能够从以往复杂的管理工作中得以解放,摒弃传统手工整理、搜集影像档案资料的落后工作方式,能够有效推动档案工作的实时化与自动化的实现,在一定程度上提升了工作效率.此外,在高校影像档案信息化管理和应用中,工作人员搜集与整理档案更加便捷,同时也使得档案管理的服务功能得以体现.
3.3有利于档案利用率的提升,促进资源共享
对于高校的影像档案,前文已经有所提及,不仅能够对高校发展过程中所有精彩行为予以记录,而且最为关键的在于,通过对影像档案信息的开发与利用,能够为高校提供服务.通过影像档案信息化管理的实现,将网络管理系统中查询手段以及档案信息存储功能有效发挥出来,有效改变了以往将光盘作为唯一影像档案载体的存储形式,使得档案在搜集、整理以及查阅等环节的效率大大提升,将资源共享变成了现实.注意到如今高校普遍推行的数字化校园建设,将影像档案存储在网络空间中,在校园网中进行用户授权,提升档案的利用率,同时也大大降低了管理人员的工作量,实现了影像档案资源的共享.
4.对高校影像档案信息化管理与应用的建议
应该正确认识高校影像档案信息化管理与应用不仅属于档案管理工作的范畴,更是高校整体建设的一个重要环节.如今,我国高校的影像档案信息化管理及应用进程普遍落后于高校的信息化速度,高校的办公自动化系统并无法真正做到彻底与影像档案信息化兼容.笔者结合上文中提到的高校影像档案信息化管理与应用中存在的问题,提出了有针对性地改进建议.
4.1加强系统完善,提升管理效率
影像档案的信息化管理与应用属于系统性工程,具有一定的复杂性,必须要有现代化技术作保障,才能够实现对传统人工管理方式的替代[4].可以通过现代电子数码设备对影像资料进行采集,并对档案资料进行初步处理,然后采用下载备份等方式,通过计算机的作用对庞大的影像资料进行整合,对档案查询系统进行完善.在现代化设备及技术的应用中,影像档案管理的效率大大提升.
4.2不断完善各项规章制度,提升重视程度
对于高校的影像档案信息化而言,体现了档案管理工作以及时展的需求,同时还是体现档案服务属性的需求.所以,必须对其提高重视,包括学校领导、员工以及师生等,以管理规章制度的形式来做保障,提升管理力度,使得高校的影像档案的信息化管理与应用具有制度保障.并和国家关于档案管理的法规与密级要求紧密结合,使得档案管理制度向着科学化方向发展.此外,应该努力维护好网络安全,确保影像档案资料的安全性.
4.3提升数据安全,增加安全防护措施
在以往的以光盘存储为主要形式的影像档案管理中,虽然保密性较高,也有利于档案管理人员的使用.然而,能够利用的范围较小,而且封闭性强,影像档案的复制、查询都不方便,而且多次使用后,对于影像档案的破坏较大.数字信息化影像档案的操作简便,存储空间相对不大,而且服务范围广,便于档案需求者的利用.然而,数字信息的读取需要以现代化软硬件设备做依托,这就导致了数据被、篡改的可能性上升,如果不采取有效措施,势必不利于影像档案信息的长期安全管理.
针对影像档案信息化中存在病毒攻击的可能性,必须预先采取措施,做好档案资料的备份以及病毒防护工作,将各种潜在的威胁消除[5].从实际需求出发,对高校影像数据进行隔离或者共享,全面减小数字档案对于设备的依赖程度.在计算机系统安全以及软硬件配置工作中,综合运用多级权限以及管理等多种安全控制方式,对信息的采集、使用与维护电脑等多环节各自的权限进行界定,采用多种现代化防护手段,例如身份识别、数据恢复等,提升数字档案的保密性、完整性以及可利用性.此外,注重加密防护技术的应用,有效避免影响档案在使用和管理中被、篡改以及丢失.
4.4提升信息服务意识,加强团队建设
正如前文所述,档案的信息化管理与应用属于一项系统的工程,具有长期性与复杂性,高校的影像档案也是如此.为此,必须组建专业化的管理团队,提升对于档案管理人员的要求,使他们不仅具备影像档案资料的搜集与整理能力,还应该掌握良好的分析与研究能力.首先,从现代化技术要求出发,充分结合本校影像档案管理的现状,根据档案管理人员的岗位要求、层次等,对其开展有计划、有针对性的职业教育,科学优化人员结构.定期组织影像档案管理人员进行业务技能训练,不断提升培训力度,培养出影像档案管理人员在信息识别、影像信息处理等方面的能力,充分提升他们对于自身工作的积极性,确保他们能够充分运用数字化加工与管理、信息化系统开发和维护等方面的技能.其次,从档案管理工作的本质出发,组建起一支专业化的影像档案信息化管理与应用队伍,尽可能扩大影像档案收集范围,力争档案管理的各环节都能够符合档案管理的规章制度要求.丰富档案服务方式,提供多样化咨询服务,不断提升高校影像档案管理部门的服务意识,为高效的发展提供强大的支撑力.
（作者单位：扬州大学档案馆）
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