数字化技术在社保档案管理中的运用与,该文是关于档案管理类论文范本和社保档案管理和数字化技术和启示方面论文例文.
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文/青岛市城阳区社会保险事业管理中心 王晓明
【摘 要】随着社保体系的完善,社保的种类和数量不断增加,再加上现代社会对社保工作不断提出新的要求,社保档案管理的任务量与难度都与日俱增.在这种情况下,数字化技术在社保档案管理中的运用就显得必要且重要.本文分析了现阶段档案管理中存在的问题,阐述了数字化技术在社保档案管理中的运用及启示.
【关键词】数字化技术；社保档案管理；运用及启示
社会保障工作不仅关系到每一个公民的切身利益,还是现代社会平稳运行的保障.随着我国经济的发展,社保的种类范围也呈现扩增趋势,参与社保人数逐渐增加,加大了社保档案管理工作的任务量和难度.我国现代化社保档案管理还处于起步阶段,数字化技术的运用在实际操作中还存在着很多问题.
一、档案管理中存在的问题
（一）基础工作不完善.基础工作主要包括两个方面：基础设施和相应的管理体系.要想建立完善的数字化社保档案,首先,具有一定先进性的管理软件是必不可少的,可以进行大数据的处理统计等.其次,在社保档案信息的采集、整理、保存等一系列流程中,要制定完善的管理要求和正确的操作要求.只有这样才能保证数字化社保档案管理的正确严谨与方便.但是实际情况则是,大部分的社保档案管理部门还沿用最传统的档案管理方法,在档案管理流程上并没有建立起完善的体系标准,所采用的管理软件也没有与时俱进,这些无疑给社保档案的数字化进程带来了很大的困难.
（二）工作人员技术水平不足.社保档案管理的数字化技术运用需要工作人员既了解档案管理又要具备一定的数字化技术知识,对工作人员的技术要求较高.虽然我国高校有开设档案管理及其相关专业,但开设时间较短,培养的专业人才较少.现阶段,各社保档案管理部门具备相应素养的工作人员比较少.且部分档案管理人员因为年龄大或者其他原因,对数字化技术等新科技不能很快接受,观念落后,对新技术不予采用.还有部分管理人员则是责任意识淡薄,即使是单位组织相关培训,也不能认真学习掌握自己应具备的知识和技能,造成社保档案管理工作数字化的阻碍.
（三）数据安全缺乏技术保障.社保档案一旦数字化,安全问题就必须予以高度重视.良好的硬件设施和先进的管理软件以及高素质的专业人士缺一不可.只有具备先进的档案管理技术水平和完善的管理方法,数据安全才有保证.但是我国档案管理工作处于初级阶段,具备这方面知识的高素质人才比较缺少,基础设施和管理软件也因为种种原因而出现各种问题,数据安全问题需要得到重视.
（四）统筹规划不完善.档案管理的信息化不是单独一个部门的工作,从档案信息的收集、处理、保存到数字平台的建立维护等整个流程中,需要档案管理部门和信息管理部门以及其他相关部门一起合作分工,互相协调工作.如果缺乏从全局考虑的统筹规划,处理效率会大大减慢,导致事倍功半.
二、数字化技术在社保档案管理中的运用及启示
（一）提高档案管理标准化水平.由于我国档案管理数字化时间不长,虽然政府提出了重视及加快档案管理数字化的号召,但并没有出台相应的标准规范,各地各部门对档案数字化的理解都不太一样,这也导致了各地在档案管理数字化的流程与标准方面都存在差别.针对这一问题,相关部门应尽快完善相应的标准规范和操作流程,让各地各部门有规可依.档案管理的规范化、标准化是档案数字化的基础,档案数字化促进档案管理的进一步标准规范,两者是相辅相成的关系.
（二）重视整体性优势发挥.数字化技术运用在社保档案管理时不能只考虑一个方面的影响,要兼顾其他方面,做到让整个体系优化,运行更顺畅.档案的数字化建设要与现有的业务系统、办公系统和财务系统能实现无缝集成,做到档案的数字化信息可以在整个体系内多次利用,减少不必要的工作量,提高工作效率,提升整个体系的性能,发挥整体性优势.
（三）强化收集,累计电子数字文件.数字化技术在档案管理工作中最基础的应用就是信息的数字化,如纸质档案、照片、录音等都可以转变为数字化档案,大多管理部门通过扫描加工的方式实现信息的数字化.档案管理数字化平台建立完成后,管理部门的管理模式就由以前的只保存传统纸质档案转变为纸质档案和数字化档案一起保存、一起转交的双规归档模式.一方面加快了档案管理数字化的进度,另一方面也减轻了任务量.在把信息数字化的过程中要准确、规范、保证质量.准确是指扫描的索引信息准确正确,确保能根据相应信息快速准确找到所需档案；规范是指按照一定的操作流程进行扫描工作；保证质量是指确保每个环节不出问题,保证最后的结果准确.
（四）提升信息化管理水平.作为档案管理工作数字化进程中的一个影响因素,档案管理工作人员起到的作用至关重要.只有先提高了档案管理工作人员的技术水平,社保档案管理的信息化才能顺利进行.首先,管理部门的领导要加强信息化、数字化的意识,改变落后观点,重视起档案管理工作的数字化.其次,管理部门要对管理人员进行相应的数字化技术培训,更新其管理观念和知识,帮助其尽快适应信息化时代的管理技术和手段.管理人员要利用培训和其他机会认真学习先进的数字化管理技术,不断更新自身知识体系,跟上技术发展.这样上下一心,共同进步,让社保管理工作的数字化顺利进行.
三、小结
社保档案管理工作的顺利开展保障每一位社保人员的利益.档案管理人员要加强数字化意识,增加自身知识储量,提升信息化管理水平；管理部门要重视整体性优势发挥,统筹规划；建立相应的档案管理规范和标准,提高档案管理标准化水平,加快档案管理数字化的进程.
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